論新時代高校檔案管理工作的變革

文/四川國際標榜職業(yè)學(xué)院 任怡杉

從時代背景來看，當前各行各業(yè)的發(fā)展都離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的應(yīng)用。對于高校檔案管理工作來說，必須要正確意識到時代發(fā)展的變化，從而把握好高校檔案管理工作面臨的新趨勢，從思想觀念轉(zhuǎn)變、檔案管理技術(shù)提升、檔案數(shù)據(jù)安全和使用、人才的引入等方面不斷進行檔案管理工作的變革，從而提高高校檔案管理工作的效率，保證檔案管理工作的質(zhì)量，為高校的高效運轉(zhuǎn)提供保障。

一、高校檔案管理的重要性分析

（一）有利于提高高校教學(xué)的管理水平。高校教學(xué)管理水平的提高需要基于對之前優(yōu)秀成果和成績的借鑒，同時借助檔案管理可以發(fā)現(xiàn)之前存在的問題，從而避免在之后的發(fā)展中重復(fù)犯錯，可以有效提高高校教學(xué)的管理水平，發(fā)揮檔案信息的參考作用。

（二）可以提供考察的依據(jù)。檔案管理工作中需要重視對于手稿、印信等文件的保管，這些檔案資料具有豐富的內(nèi)容，不僅可以作為事實依據(jù)發(fā)揮參考的作用，也能夠充當真實憑證，從而作為考察依據(jù)，來解決一定的矛盾問題，幫助高校有效避免不必要的法律糾紛。

二、當前高校檔案管理面臨的新形勢

（一）檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。在當前的大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的理念發(fā)生了變化，不再單純地予以保存，而是更加關(guān)注檔案管理的服務(wù)性和應(yīng)用價值。在過去，傳統(tǒng)的檔案管理常常在工作開展之前就要對檔案價值進行預(yù)判，從而根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)來判斷檔案存儲的年限以及保存手段。其檔案服務(wù)意識較差，只有當用戶提出要求才會進入檔案信息的利用和使用環(huán)節(jié)，大多數(shù)時候僅僅停留在檔案的保管階段。在新時代，紙質(zhì)媒介的檔案保存形式開始發(fā)生變化，逐漸被電子檔案形式所代替，新的技術(shù)手段也開始代替紙質(zhì)媒介成為檔案存儲的新媒介。

（二）檔案管理的技術(shù)。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理發(fā)展朝著智能化、數(shù)字化和電子化的發(fā)展方向。新時代的到來、新技術(shù)的出現(xiàn)對于高校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，但是更多的是發(fā)展機遇。只有把握好時代背景下的發(fā)展機遇，檔案管理工作才能邁入一個新的臺階。過去的檔案管理較為粗放，而如今檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用將促進檔案管理工作朝著精細化的方向發(fā)展。

（三）檔案數(shù)據(jù)的安全性。過去，檔案數(shù)據(jù)信息的安全性保障主要針對紙質(zhì)檔案，從人員防護、物資防護以及技術(shù)防護等方面入手實現(xiàn)實物檔案管理的安全性。在當前的時代環(huán)境下，檔案管理朝著電子化和信息化的方向發(fā)展，使得檔案數(shù)據(jù)的安全性受到電腦病毒等多樣化方式的威脅，如果存儲不當，不僅會造成數(shù)據(jù)信息的遺失，還會造成檔案信息的泄露，從而為相關(guān)人員的個人隱私保護帶來威脅。

（四）檔案數(shù)據(jù)的使用。過去，人們對于檔案數(shù)據(jù)的使用停留在較為表面的認識，所說的檔案數(shù)據(jù)利用主要指紙質(zhì)檔案的查詢。在如今的時代背景下，檔案數(shù)據(jù)使用不僅包括較為基礎(chǔ)的檔案查詢，還包括二次信息的挖掘，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的再加工與傳播。對于高校檔案管理工作來說，需要打破傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)使用的局限，從而發(fā)揮檔案管理的服務(wù)屬性，充分挖掘數(shù)據(jù)信息多元化的使用價值。

（五）高校檔案管理人員工作要求的轉(zhuǎn)變。過去，傳統(tǒng)的檔案管理對于工作人員的要求較低，只要具備基本的檔案管理知識便可以進行檔案管理工作。但是，在如今的信息時代下，檔案管理工作人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，還要掌握互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)手段，從而有助于實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。對于檔案管理工作人員來說，若想真正滿足崗位需求，還需要通過不斷學(xué)習(xí)進行新技術(shù)、新知識的補充，從而服務(wù)于高校檔案管理信息化建設(shè)。如今，高校對檔案管理工作要求提高，更加注重管理人員綜合素質(zhì)能力的高低。

三、高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）缺乏正確的檔案管理意識。不少檔案管理人員對于新時代背景下檔案管理的認識較為狹隘，仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理思想中，忽視了新時代檔案管理理念的變化。第一，不少高校師生、高校檔案管理人員甚至高校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的開展，認為檔案管理工作對于高校教學(xué)水平的提高沒有實質(zhì)性的作用，從而忽視對于檔案管理工作開展的督促和落實。第二，即使部分高校人員認識到檔案管理對于高校發(fā)展的重要性，但是在落實方面也存在問題，缺乏一定的執(zhí)行力，使得檔案管理工作與其他高校管理工作分隔開來，并不利于檔案管理服務(wù)水平的發(fā)揮。在日常教學(xué)活動中，也需要借助檔案管理進行分類歸檔處理，但是常常被人們所忽視，或者說并沒有真正得到落實。

（二）管理手段和硬件設(shè)施較為落后。高校檔案管理工作的創(chuàng)新離不開管理手段和硬件設(shè)施的創(chuàng)新，如果管理手段和硬件設(shè)施較為落后，那么高校檔案管理工作則難以實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。一些新型檔案管理軟件和管理手段需要及時應(yīng)用到檔案管理工作中來，但是在實際檔案管理工作中，卻存在管理手段以及硬件設(shè)施落后的情況，從而阻礙了高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程。另外，由于管理手段以及硬件設(shè)施較為落后，一些檔案資料的搜集、儲存以及查閱都受到不同程度的影響，難以有效提高檔案管理工作的效率和保障管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。從當前高校檔案管理工作隊伍的情況來看，隊伍的綜合實力較低，難以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，不利于高校檔案管理信息化建設(shè)。第一，不少管理人員并不具備專業(yè)知識背景和技能，在檔案管理隊伍中，真正科班出身的管理人員相對較少。第二，不少高校的檔案管理人員身兼數(shù)職，從而影響其在檔案管理工作中精力的投入，導(dǎo)致出現(xiàn)工作的漏洞。第三，檔案管理工作人員的工作積極性不高，一方面檔案管理工作較為枯燥，另一方面缺乏激勵機制，從而導(dǎo)致高校檔案管理工作人員的工作態(tài)度較為消極，往往以應(yīng)付檢查的思維來管理檔案，使得檔案管理較為混亂，流于形式。

四、新時代高校檔案管理工作的變革策略探討

（一）幫助大家強化檔案管理的意識。首先，要幫助高校檔案管理人員正確認識檔案管理工作的重要性，從而做好檔案管理人員的思想工作，從而突破傳統(tǒng)的檔案管理局限。其次，要加強學(xué)校其他師生、領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視，從而積極配合檔案管理人員進行檔案管理，營造良好的檔案管理氛圍。在繼續(xù)強化人們檔案管理意識的同時，需要借助有效的宣傳手段，從而潛移默化地影響人們的思想觀念，真正認同高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展道路。

（二）建立健全檔案管理制度。根據(jù)學(xué)校的實際情況，結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，制定一套貼合高校實際情況的檔案管理制度，從而增強制度的可行性。在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，都要認真貫徹落實檔案管理制度，從而規(guī)范檔案管理行為，推動檔案管理工作順利進行。

（三）加快檔案信息化建設(shè)。在當前的社會發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，對于高校檔案管理工作來說，信息化建設(shè)是當前時代對其的發(fā)展要求，也是其積極順應(yīng)時代發(fā)展的具體表現(xiàn)。加強檔案信息化建設(shè)，主要從以下幾個方面入手：第一，要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的有效整合，從而不斷優(yōu)化技術(shù)水平，實現(xiàn)技術(shù)含量的提高。第二，要充分發(fā)揮高校檔案管理人員的主動性，從而服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)，同時也能夠推動高校檔案管理信息化建設(shè)。

（四）檔案資源的接收將實現(xiàn)“主動獲取”。對于高校檔案管理人員來說，如果僅僅依靠人工的數(shù)據(jù)信息搜集，不僅難以保障信息的準確性，還大大增加了管理工作的難度，從而難以保障工作的高效性。當檔案資源的接收更多采取“主動獲取”的方式，借助學(xué)校的各個網(wǎng)站以及管理系統(tǒng)，從中抓取有效信息，不僅可以保證信息的全面性，還能確保信息的準確性，提高信息獲取的質(zhì)量。實現(xiàn)檔案資源的主動獲取，需要做好管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，針對信息做出基本的判斷，從而獲取到真正有價值的數(shù)據(jù)信息。此外，在進行數(shù)據(jù)信息歸檔時，需要制定數(shù)字資源的歸檔標準，從而進一步規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息庫的建立，為之后的檔案資源整合創(chuàng)造有利條件。

（五）檔案資源的構(gòu)成實現(xiàn)“數(shù)字化覆蓋”。高校可以借助大數(shù)據(jù)管理方式的引入，從而實現(xiàn)檔案資源的“數(shù)字化覆蓋”。在進行數(shù)字化覆蓋時，需要借助各個管理系統(tǒng)之間的有效銜接，從而豐富數(shù)據(jù)庫的資源數(shù)量，進而實現(xiàn)增量電子化。

（六）將檔案資源的開發(fā)利用轉(zhuǎn)向“藏用并重”。對于檔案管理工作來說，信息的搜集、整理和存儲并不是檔案管理工作的真正目的，重要的是進行檔案資源的應(yīng)用。基于“藏用并重”的思維理念，關(guān)注檔案信息資源的整合，從而深入挖掘信息背后的價值，實現(xiàn)對于現(xiàn)實問題的解決以及未來事物發(fā)展的預(yù)測，從而有利于實現(xiàn)高校決策的科學(xué)性。

五、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，當前檔案管理工作需要合理借助新技術(shù)，從而應(yīng)對海量的信息數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。對于高校檔案管理工作來說，其受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響較大，在檔案管理信息化建設(shè)中存在不少問題，制約著高校檔案管理服務(wù)性和應(yīng)用性價值的發(fā)揮。高校應(yīng)正確認識當前時代背景下檔案管理的發(fā)展趨勢，正確看待當前檔案管理中存在的技術(shù)、人才、思想觀念、體制等方面的問題，積極解決問題。