商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案整理保管方式探索

商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品是典型的大型復(fù)雜機(jī)械系統(tǒng)，航空發(fā)動機(jī)研制是個系統(tǒng)工程，需要踐行“小核心、大協(xié)作”的產(chǎn)品研制戰(zhàn)略，商用航空發(fā)動機(jī)行業(yè)具有技術(shù)要求高、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、多學(xué)科、多部件耦合的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案管理的特殊性和復(fù)雜性。商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號整理和保管有其自身的特點(diǎn)和要求。

一、產(chǎn)品型號檔案整理方式研究

（一）化整為零，區(qū)分文件階段。商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案管理要與產(chǎn)品研制緊密結(jié)合，充分融入產(chǎn)品研制過程中，同步收集，階段組卷。在商用航空發(fā)動機(jī)研制過程中，構(gòu)型基線與研制階段緊密聯(lián)系，產(chǎn)品的全生命周期的不同階段，規(guī)劃不同基線類別，將產(chǎn)品文件納入基線進(jìn)行管控，通過基線實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品文件階段分類，商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案收集、整理、組卷利用等全生命周期管理工作與產(chǎn)品構(gòu)型基線管理同步開展，避免因產(chǎn)品研制周期長導(dǎo)致的產(chǎn)品文件歸檔缺漏項問題，從而充分保證商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案的完整性。

（二）理清關(guān)系，清晰分類原則。商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品文件具有數(shù)量大、類型多的特點(diǎn)，如何合理分類是產(chǎn)品文件檔案管理的難點(diǎn)。按照《國家科技重大專項（民口）管理規(guī)定》（國科發(fā)專〔2017〕145號），結(jié)合商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品市場化、專業(yè)化的特點(diǎn)，商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案按照文件類型可分為管理類文件、技術(shù)類文件、多媒體文件、實(shí)物文件。其中管理類文件中涉及產(chǎn)品項目前期立項、結(jié)題驗收文件、供應(yīng)商管理控制文件、適航取證管理文件、客戶服務(wù)、市場銷售文件等，技術(shù)類文件即在產(chǎn)品設(shè)計、試制、試驗、適航取證各階段產(chǎn)生的技術(shù)報告、圖樣、工藝文件、試驗文件、質(zhì)量文件等，多媒體文件是指在商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品研制全過程產(chǎn)生的有價值的底片、錄像帶、錄音帶等聲像文件；實(shí)物文件是產(chǎn)品樣品、標(biāo)本等實(shí)物的實(shí)體及管理目錄等文件。在對產(chǎn)品文件開展階段性整理組卷歸檔時，要按照文件類型分門別類梳理，確保歸檔文件雜而不亂，繁而有序，全面完整。

（三）把握標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定組卷方式。目前，商用航空發(fā)動機(jī)產(chǎn)品型號檔案仍然沿用雙套制的管理模式，電子文件和紙質(zhì)實(shí)體文件記錄在同一條條目信息中，對于紙質(zhì)文件管理，一方面強(qiáng)調(diào)組卷方式標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，按照“分階段-劃類型-組案卷-排順序-給檔號-成目錄”的總體原則制定文件組卷操作指導(dǎo)書；另一方面按照科技檔案標(biāo)準(zhǔn)要求制定標(biāo)準(zhǔn)化的格式范本，直觀展現(xiàn)紙質(zhì)歸檔文件的格式要求，確保歸檔文件規(guī)范性。對電子文件管理，在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行紙質(zhì)檔案組卷同時對電子檔案進(jìn)行檢查，對掛接歸檔的電子全文數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性檢查，從而構(gòu)建電子案卷，最終形成完整的產(chǎn)品型號檔案全宗。

（四）利用平臺，優(yōu)化整理操作。充分利用檔案管理系統(tǒng)功能改善檔案整編工作方式，提升檔案整理歸檔效率：對不同系統(tǒng)、來源的歸檔電子文件按組建規(guī)則組成“件”；按照分類方案（規(guī)則）的自動分類；對于各部門提交歸檔的數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行組卷、合卷、拆卷、案卷調(diào)整等整理操作；按分類和編號規(guī)則分配檔案號；支持檔號生成、清除、調(diào)整、管理等功能；實(shí)現(xiàn)目錄模板、案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件級目錄、歸檔文件目錄、檔案盒封面、背脊等多種格式模板制作、調(diào)整、批量打印檔表等功能。通過改變傳統(tǒng)手工歸檔模式，大力推動信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案整理、整編、組卷、歸檔智能化、便捷化，大大提升了檔案整理歸檔的效率。

二、產(chǎn)品型號檔案保管策略研究

當(dāng)今產(chǎn)品研制過程依托信息化手段開展，電子文件是產(chǎn)品檔案的主體，電子檔案“單套制”是產(chǎn)品型號檔案大勢所趨，在產(chǎn)品型號檔案管理中，一方面重點(diǎn)關(guān)注電子文件保管要求，另一方面也要保證實(shí)體產(chǎn)品型號檔案安全、系統(tǒng)、可靠。

（一）管理電子文件，著力實(shí)現(xiàn)管理準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、可靠。隨著產(chǎn)品研制信息化程度不斷加深，全三維設(shè)計制造已全面應(yīng)用在產(chǎn)品研制過程中，產(chǎn)品電子文件管理將成為產(chǎn)品型號檔案的重中之重，電子文件管理模式將從“雙套制”向“單套制”逐漸過渡。“單套制”管理與傳統(tǒng)的雙套制管理模式不同，是基于電子文件單軌生成、歸檔、保存、利用全過程管理。信息化手段優(yōu)化升級是“單套制”管理的技術(shù)保障，數(shù)字檔案館建設(shè)是“單套制”管理的必要條件。對于產(chǎn)品電子文件的管理要圍繞準(zhǔn)確、完整、可用、安全四方面開展。一要“準(zhǔn)確”，產(chǎn)品電子檔案元數(shù)據(jù)及相關(guān)目錄在電子文件歸檔和管理過程中要真實(shí)反映電子檔案的內(nèi)容、文檔管理屬性和技術(shù)信息屬性。這就要求產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)交互接口，產(chǎn)品電子文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)（技術(shù)信息、結(jié)構(gòu)信息、工藝信息等）審簽完成后即時推送至檔案管理系統(tǒng)，保證產(chǎn)品電子檔案的準(zhǔn)確性。二要“完整”，產(chǎn)品電子檔案內(nèi)容、元數(shù)據(jù)及其結(jié)構(gòu)信息要內(nèi)容完整、項目齊全，保證結(jié)構(gòu)信息的完整性和電子文件內(nèi)容完整性。一方面，要在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)部署上線之初定義歸檔要求，明確要求產(chǎn)品電子文件及元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（技術(shù)信息、結(jié)構(gòu)信息、工藝信息等）完整歸檔；另一方面，對于產(chǎn)品電子文件管理要轉(zhuǎn)變觀念，從“管文件”過渡為“管數(shù)據(jù)包”，檔案管理系統(tǒng)要優(yōu)化升級，用系統(tǒng)平臺手段支持這一轉(zhuǎn)變。三要“可用”，產(chǎn)品電子檔案可用性是指產(chǎn)品電子檔案內(nèi)容能夠長期保存，并被用戶無障礙使用。產(chǎn)品電子文件使用依賴信息化軟硬件環(huán)境，產(chǎn)品電子文件的管理運(yùn)行環(huán)境必須具備可繼承性和版本兼容性，在技術(shù)設(shè)備更新時，及時進(jìn)行軟硬件環(huán)境檢測，保證歷史產(chǎn)品電子檔案的可用性和可追溯性。四要“安全”，產(chǎn)品電子檔案要具有安全保管和長期可用的環(huán)境。這要求產(chǎn)品電子檔案管理要構(gòu)建電子檔案信息安全保障體系，通過安全性檢測、病毒檢測、安全審計、信息備份與恢復(fù)等多方面建設(shè)保證產(chǎn)品電子文件的安全性。

（二）管理實(shí)體文件，大力推動保管安全、系統(tǒng)。一是充分開展紙質(zhì)產(chǎn)品檔案備份。為保證產(chǎn)品型號檔案文件安全可靠，建立產(chǎn)品型號檔案備份機(jī)制，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品型號檔案的異質(zhì)、異地備份，在產(chǎn)品研制各階段對重要的產(chǎn)品型號檔案開展異質(zhì)備份，將電子檔案輸出為紙質(zhì)檔案，并按照產(chǎn)品型號檔案整理、組卷規(guī)則分階段、分專業(yè)、分類型開展預(yù)歸檔工作。一方面確保產(chǎn)品配套關(guān)系和文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，另一方面保證產(chǎn)品型號檔案正式完整、安全可靠。二是重點(diǎn)推進(jìn)智能檔案庫房建設(shè)。檔案庫房是實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品實(shí)體文件安全的必要手段和硬件基礎(chǔ)，為了更好地適應(yīng)檔案安全性、智能化需求，檔案硬件條件建設(shè)也要與時俱進(jìn)，從檔案存儲智能化、檔案安全智能化、檔案環(huán)節(jié)控制智能化等方面著手實(shí)施，引入檔案庫房一體化智能管理思想，有效整合檔案庫房密集架管理系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、消毒凈化系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等模塊功能，實(shí)現(xiàn)檔案安全保護(hù)“九防”要求，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。