學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化問題與策略

國家檔案局明確提出，檔案管理需要構(gòu)建完善的管理制度體系，推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化建設(shè)。隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，檔案管理系統(tǒng)化已經(jīng)成為檔案管理工作的必然趨勢。高校作為學(xué)生檔案管理主體，在檔案管理過程中應(yīng)該主動適應(yīng)檔案工作新形勢，轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理思路，將學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)作為工作重點，進(jìn)一步提升學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

一、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化對高校檔案管理的作用

高校檔案管理工作涉及人事、設(shè)施、科研、教學(xué)、資產(chǎn)、黨政等多個方面，是對學(xué)校發(fā)展的詳細(xì)記錄，也是各方面原始材料的真實反映。妥善保管這些原始資料，不僅有利于學(xué)校發(fā)展的連續(xù)性，同時也能夠為學(xué)校重大決策提供參考和依據(jù)。學(xué)生檔案是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理主要依靠人工來進(jìn)行，不僅容易出錯，而且工作效率較低，學(xué)生對檔案管理服務(wù)提出了諸多不滿。究其原因，一方面是檔案管理人員主觀意識不重視，另一方面是受管理工具的制約，使得檔案管理工作增加了很多不穩(wěn)定性因素。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)結(jié)合更為緊密，不僅推動了學(xué)校檔案管理工作的開展，同時也推動了高校檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)。學(xué)生檔案是高校檔案管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的一項重要任務(wù)。

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)為檔案管理系統(tǒng)化提供了現(xiàn)實條件。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要是以信息技術(shù)作為支撐，對學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)采集管理和保存以及利用相關(guān)工作，在工作過程中嚴(yán)格遵照相關(guān)制度流程將學(xué)生檔案管理工作以系統(tǒng)化的方式實現(xiàn)錄入、查詢、修改、借閱等多種功能。對學(xué)生檔案工作加以規(guī)范，減少學(xué)生檔案管理混亂問題，實現(xiàn)了學(xué)生檔案信息化操作，提升了高校學(xué)生檔案管理效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，讓學(xué)生檔案管理風(fēng)險處于可控狀態(tài)。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化能為高校檔案管理工作改革創(chuàng)新提供依據(jù)，更好地推進(jìn)高校檔案管理工作向前發(fā)展。

二、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化面臨的主要問題

當(dāng)前我國多數(shù)高校檔案管理信息化建設(shè)處于起步階段，在系統(tǒng)化建設(shè)方面還存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，例如，相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善，系統(tǒng)內(nèi)部專業(yè)化水平相對較低，系統(tǒng)管理體系相對混亂，學(xué)生檔案資源利用效率低，檢索功能與學(xué)生需要不符，系統(tǒng)化建設(shè)質(zhì)量較低等。

（一）高校檔案管理者對于學(xué)生檔案收集整理重視程度不夠。當(dāng)前部分高校對學(xué)生檔案管理工作重視程度不足，更多的是將主要精力和人員配備到科研檔案和教學(xué)檔案管理方面。檔案管理人員缺乏積極性，工作方式單一，雖然建立了檔案管理系統(tǒng)，但卻很少利用，仍然運用傳統(tǒng)方法對學(xué)生檔案進(jìn)行管理。同時，在檔案收集和整理過程中過于放松和懈怠，沒有體現(xiàn)出檔案管理的規(guī)范意識，很多學(xué)生檔案隨意存放，在收集過程中沒有嚴(yán)格把關(guān)，為后續(xù)工作埋下了很多隱患。

（二）高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化制度體系不完善。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)需要制度支撐，但當(dāng)前部分高校對于學(xué)生檔案管理并沒有出臺專門的制度和細(xì)則，更多是遵從大門類的檔案管理制度來進(jìn)行。由于學(xué)生檔案管理具有其自身的特殊性，如果將科研檔案管理和教學(xué)檔案管理生搬硬套運用到學(xué)生檔案管理之中，勢必會影響學(xué)生檔案管理效果，也會制約檔案管理工作人員的積極性。

（三）高校學(xué)生檔案管理信息化水平較低。雖然當(dāng)前部分高校已經(jīng)初步形成了檔案管理信息化系統(tǒng)，但在檔案信息資源利用過程中還沒有實現(xiàn)有效整合，缺少長遠(yuǎn)規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有作用，檔案信息資源利用效率低下。在具體工作落實過程中，并沒有構(gòu)建起高效的管理辦法，對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)借助有限，數(shù)據(jù)鴻溝和數(shù)據(jù)孤島問題沒有得到有效解決，影響了學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（四）難以發(fā)揮檔案系統(tǒng)的優(yōu)勢。檔案管理過程中，既需要工作人員掌握檔案管理的具體流程，也需要掌握一定的信息技術(shù)手段，這樣才能更好地操作檔案管理信息系統(tǒng)。當(dāng)前多數(shù)高校學(xué)生檔案管理人員年齡偏高，對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)掌握得不夠全面和系統(tǒng)，在具體操作過程中難以發(fā)揮檔案系統(tǒng)的優(yōu)勢。

三、推進(jìn)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)的策略

當(dāng)前學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，為了更好地服務(wù)學(xué)生，提升學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)水平，必須轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理理念，構(gòu)建更為完善的學(xué)生檔案管理制度，推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化進(jìn)程，建設(shè)專業(yè)檔案管理隊伍，從多個層面入手提升學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化水平。

（一）樹立正確的學(xué)生檔案管理理念。首先，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理理念。只有領(lǐng)導(dǎo)重視學(xué)生檔案管理，檔案管理部門和具體工作人員才會上行下效，認(rèn)識到學(xué)生檔案管理建設(shè)的必要性和必然性。在領(lǐng)導(dǎo)重視基礎(chǔ)之上，工作人員的檔案管理系統(tǒng)化意識也會逐步提升，才能夠有效增強(qiáng)檔案管理人員在檔案管理過程中的主動性和自覺性，使檔案管理工作水平得到提升。學(xué)生檔案管理理念轉(zhuǎn)變并不是一朝一夕的事情，既需要領(lǐng)導(dǎo)的宣傳，也需要對廣大檔案管理工作人員的教育和引導(dǎo)，特別是加強(qiáng)一線檔案管理人員的教育培訓(xùn)，通過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)提升檔案管理人員的責(zé)任意識、管理意識、系統(tǒng)意識、自覺意識。

（二）嚴(yán)格學(xué)生檔案管理制度。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)滯后的一個很大原因在于規(guī)章制度不完善，雖然我國針對檔案管理出臺了《檔案法》，各地檔案主管部門也針對本地實際情況出臺了相應(yīng)的配套措施，但部分高校在檔案管理過程中并沒有嚴(yán)格落實相關(guān)制度規(guī)定，也沒有結(jié)合本校具體情況制定嚴(yán)格的管理制度，致使學(xué)生檔案管理制度存在很大缺陷。因此，有必要從學(xué)生檔案系統(tǒng)化建設(shè)角度出發(fā)，結(jié)合本校學(xué)生檔案的具體情況制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，對學(xué)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，進(jìn)一步提升學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化水平。完善檔案收集、接收、移交、歸檔、借閱、保密等相關(guān)制度體系，使學(xué)生檔案管理制度化、規(guī)范化、常態(tài)化，同時要做好保密工作，確保學(xué)生檔案不被泄露。

（三）推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化進(jìn)程。學(xué)生檔案系統(tǒng)化建設(shè)需要以數(shù)據(jù)化作為支撐，高校學(xué)生檔案管理必須與時俱進(jìn)，通過信息化建設(shè)，使學(xué)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)和各項內(nèi)容能夠進(jìn)一步簡化。具體而言，一是要加強(qiáng)學(xué)生檔案接收數(shù)據(jù)化建設(shè)，在檔案收集過程中要明確各個學(xué)院的工作責(zé)任，將學(xué)生的數(shù)字檔案納入高校檔案管理系統(tǒng)之中，一旦學(xué)生檔案上傳到系統(tǒng)，就不許對其任意篡改，如果錄入信息有錯誤，必須嚴(yán)格履行相關(guān)程序，確保學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫真實有效。二是加大高校學(xué)生檔案信息化投入，學(xué)生檔案信息化既需要硬件支持，也需要軟件更新，特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展速度較快，數(shù)字工具已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的管理手段和方式，為了更好地適應(yīng)學(xué)生檔案管理需求，學(xué)校必須為學(xué)生檔案信息化建設(shè)購進(jìn)一批先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，并與第三方合作開發(fā)適合本學(xué)校的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，推進(jìn)學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，為學(xué)生檔案系統(tǒng)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。三要建立專業(yè)化的檔案管理隊伍，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化需要具體的工作人員來落實，執(zhí)行學(xué)校關(guān)于學(xué)生檔案的各項政策。學(xué)校一方面需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)培訓(xùn)，另一方面要向社會吸引一批優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實到學(xué)生檔案管理隊伍之中。

總之，學(xué)生檔案系統(tǒng)化建設(shè)是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，在系統(tǒng)化建設(shè)過程中還會遇到諸多問題，因此高校有必要以問題為突破口，拿出有針對性的應(yīng)對措施，進(jìn)一步提升學(xué)生檔案系統(tǒng)化管理水平，更好地適應(yīng)當(dāng)前高校學(xué)生檔案現(xiàn)實需要。