事業單位檔案信息資源共享現存問題及解決對策探究

文/于修

檔案是信息資源存儲的工具，具有信息服務的特質。合理利用檔案信息資源，一方面可以提高事業單位的辦事效率，另一方面也展現出檔案的服務功能，全方位地提升信息資源的共享能力。但是，目前在事業單位檔案信息資源利用過程中，仍然存在共享制度不完善、共享方式陳舊、共享意識不足等方面的問題，故應該有效地改善現存問題，制定相應的策略，提高共享意識，完善共享制度，改善現存共享模式。

一、檔案信息資源的概念

檔案信息資源自身具有獨特性，所涉及的內容是豐富且真實的，是對資源信息的綜合應用和開發，是社會資源的核心參考要素。檔案信息資源對合理配置自然資源、人力資源、社會資源，以及對于社會穩定與進一步的發展，都有著積極的指導價值。

二、現階段檔案信息資源共享存在的問題

（一）檔案資源共享信息化管理不完善

在我國社會信息化迅速發展的形勢下，企事業單位的檔案信息資源逐漸引入信息化管理，更加有效地整合總結與信息共享開放檔案資源內容等[1]。但是，以目前實際情況來看，盡管一部分事業單位已經使用數字化或電子檔案進行信息化管理，但沒有先進的軟硬件設備，同時也沒有及時有效地更新，導致實際電子查詢功能利用率低，嚴重影響實現檔案信息資源共享。除此之外，還有一部分事業單位仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，或是僅僅采用計算機存儲檔案的形式，缺乏完善的信息化處理以及專業的檔案管理軟件。

（二）缺乏計算機技術綜合管理人員

檔案管理工作涉及大量且繁雜的檔案資料，具有重要性及保密性。在整個整理過程中，需要合理的分類、管理及保存，通過計算機完成檔案信息的資源共享，最終實現信息資源的錄入、保存、搜索和價值分享。整個工作流程離不開相應的檔案管理人員，即熟練掌握計算機應用知識和應用技術，以及現代檔案管理技術的人員。但是，結合現階段事業單位內部從事檔案管理的工作人員來看，沒有經過系統化學習，缺乏系統的專業知識，同時沒有受過專業的實際崗位知識培訓，導致事業單位缺乏熟練掌握計算機應用知識和現代化檔案管理的人員，無法有效地實現檔案管理信息共享。

（三）檔案管理開發利用率較低

現階段國家仍沒有明確地指出檔案信息資源共享建設的管理辦法，缺乏權威性機構協調處理，沒有實現跨行業、跨系統性的全局統籌和整體化管理，即事業單位的檔案管理仍然受部門或地域限制，達不到真正資源共享或資源整合開發的情況，無法實現獨立行使職權的權利，比如人事檔案、醫保檔案、戶籍檔案等是由不同的部門知悉并管理，各個模塊的游離管理模式增加了資源整合共享的難度。除此之外，從另一層面來看，檔案管理作為事業單位的非盈利部門，往往得不到足夠的重視，其工作開展相對處于被動狀態，目前所涉及的工作內容有檔案收集、保存、復制、轉移工作，無法發揮檔案管理的收集跟蹤與開發利用價值，以及檔案信息的價值供單位團體或社會大眾所應用，資源共享性偏低。

（四）無法保障檔案管理中信息安全

行政事業單位的檔案信息所涵蓋的內容范圍較廣，包含科學、教育、文化及衛生事業等方面的大量資料，同時涉及重要的機密信息。若信息化管理不安全，則會造成機密信息泄漏，導致嚴重的損失。以目前形式來看，大部分事業單位檔案管理沒有成熟的基礎設備，掃描設施不齊全，仍然使用傳統的紙質化存檔模式，增加檔案破損或被篡改的概率[2]。另外，還有一部分事業單位在信息資源技術保密模塊，沒有完善的安全處理技術，在檔案借出、歸還等審核環節，對外共享檔案的審查程序等沒有實行信息安全保密處理，缺乏足夠的技術把控，增大檔案機密信息的泄漏風險，尤其在目前計算機網絡飛速發展的背景下，信息被竊取、盜用或非法增刪改等現象較多，造成檔案信息資源管理存在一定的安全隱患。因此，必須保障和維護檔案信息共享的安全，在國家相關規定要求下，進行信息化安全建設工作，確保檔案信息資料安全可靠的管理和共享，確保檔案資料的安全性管理。

三、事業單位檔案信息資源共享的有效措施

（一）提高檔案管理人員的工作能力

保障事業單位檔案信息資源管理水平，應該提高檔案管理人員的綜合水平，只有加強檔案管理人員的計算機應用水平及重視程度，全面提高檔案信息管理的專業性，事業單位的檔案信息資源才能夠更好地整合共享。首先，事業單位應積極引進熟練應用計算機技術以及掌握檔案管理專業技術的綜合性人員。為了更好地激發檔案管理人員工作熱忱和創造力，在檔案管理人員的工資福利和職稱方面應給予應有的保障。其次，事業單位應增加檔案管理人員的培訓力度，制定培訓計劃，定期開展專業培訓，部門或地域之間進行不定期的業務指導和溝通分享，積極學習有效的檔案管理模式和檔案管理思維，了解更多檔案處理過程中面對的問題，更好地提高檔案管理人員信息處理的綜合能力，并融入信息化時代，提高檔案的信息化管理水平。

（二）確保檔案信息資源共享的安全性

隨著網絡技術的飛速發展，檔案信息資源的共享化管理應在維護國家和人民利益不受侵害的條件下，結合自身基本性和機密性的特點，有利于保障信息的安全性。首先，做好硬件設備環節的防護。比如檔案室的安全性防護、信息存儲的設施安全、室內溫度和濕度、防火防盜措施等方面均符合檔案安全管理的統一標準，有效分工與明確檔案管理員的職責和權限，嚴禁出現檔案損毀、丟失、涂改等情況。其次，做好制度的完善工作。在事業單位內部建立安全保密責任機制，并有針對性地分階段完善，簽訂安全保密責任書，對檔案的接受方及存儲方明確工作職責，確保檔案來源的安全，及時做好檔案的保存級別分類，根據標準實時進行工作審核，完成共享信息審核安全審查環節。最后，做好軟件技術工作。建立并完善檔案信息網絡管理機制，引進數字加密技術，對檔案的保密信息進行加密處理，做好檔案信息資源庫及云信息的安全防護，實行檔案信息資源的備份，確保在傳輸運行中實現監控管理。

（三）建設和發展事業單位檔案信息化

現階段，事業單位只有完善檔案管理的信息化建設，才能使檔案管理制度更加的健全，從而實現信息資源的共享化發展。首先，事業單位應結合當前形勢及自身需求，及時引進軟硬件設施，通過掃描儀、計算機等輔助工具處理檔案信息的，比如圖片信息、文字信息等數據化存儲。其次，事業單位應及時更新檔案管理手段，通過內部局域網或共享平臺的形式，實現與上下級或平級單位之間的信息資源共享[3]。最后，在平臺共享的基礎上，開設查找及在線互動的服務功能，快速有效地解決檔案信息查詢需求，使檔案信息高效地運轉起來，更好地服務于大眾，實現檔案的利用價值。

（四）增強檔案信息資源的統籌規劃

檔案信息資源的共享是一項復雜的系統性工程，具有周期長、任務艱巨的特點。為了更好地改善目前檔案信息資源共享不夠的局面，加強建設能夠統籌全國檔案信息資源共享工作的領導機構，增加投入力度，賦予國家權威性，調整目前在管理上整體性差、條塊分割的現狀。統籌規劃檔案管理的資源整合到檔案信息化平臺的建設，以及檔案資源的全面共享，制定詳細的執行性強的建設計劃，由專業機構進行項目管理與推進，最終實現事業單位的統一領導、分級管理的檔案管理體制。

四、結語

事業單位在檔案信息資源共享工作中存在一定的問題，需要根據實際情況進行完善與建設，通過探討現存問題，本文有針對性地提出了相應的優化措施，改善傳統的檔案管理模式與思想，通過建設有權威性的信息資源共享制度，在保證檔案信息安全的情況下，能夠更好地進行信息匹配，拓展共享平臺，快速實現信息共享，從而提高事業單位檔案信息管理的效率。