加強干部人事檔案信息化管理的策略

文/淄博市政務服務中心 黃衍潔

人事檔案信息化管理正在隨著科技時代的信息技術潮流不斷地被普遍地使用和應用。這樣的管理方法把傳統的、低效的、固化的人事檔案信息管理模式進行調整和改進，讓干部的管理模式符合社會發展的變化和需求。在實際工作中，通過使用信息化管理的干部人事檔案有助于促進相關的工作人員落實具體的工作，也有助于提升他們的工作質量。因此，使用信息化管理的干部人事檔案是社會的發展需求和必然趨勢。相關部門要積極地采取政策和措施來促進干部人事檔案信息化管理的實施，不斷發現實施過程中的問題和不足，進而及時地進行完善和改正，讓信息化管理模式發揮出最大的優勢和作用。

一、干部人事檔案信息化管理的意義

（一）能夠讓干部檔案的查找工作更加快速。使用干部人事檔案信息化管理方式，對于傳統的管理方式進行完善和革新，有利于提高檔案管理的質量和效率，而且更加方便和智能化，能夠更加凸顯出信息化技術的高效性和快速性。使用人事檔案信息化管理的形式就是將傳統的紙質版資料檔案轉變為文件版的科技信息檔案，能夠快速增加干部人事檔案記錄的數量，也能夠在信息科技的幫助下，高效地實現人事檔案信息的查找工作。這個措施能夠提高人事檔案信息工作管理的質量并縮短工作時間。

（二）能夠讓干部人事檔案的管理更加規范化。隨著干部人事檔案管理政策的落實和發展，現代技術的使用發揮著重要的作用，占據著重要地位，有利于管理干部人事檔案管理更加規范化、標準化。在以前的人事檔案管理過程中，都采用紙質版的方式，紙頁的大小、紙的材料是否一致，紙的合訂形式是否相同都會影響檔案信息的規范和標準，很難能夠統一檔案的形式。但是在信息化管理的過程中，紙質材料的信息轉變成了電子版的網絡文件格式，在使用的過程中使用統一的字體、字號、對齊方式、字體顏色等，使得干部人事檔案管理的形式能夠有一個統一的標準，保證了干部人事檔案信息的規范化。

（三）能夠讓干部人事檔案信息管理更加安全。在以往的紙質版的信息管理中，大量紙張的保存是非常有難度的。受到火災、水災等各種未知因素的影響。相關的檔案信息工作人員在實際的工作中也可能出現失誤，這將會帶來很多麻煩。紙質的檔案信息也可能被利用和盜取。但是，現在利用干部人事檔案信息化的管理模式，將紙質材料的信息都變成了文件的形式，就能夠避免很多自然因素帶來的危害和不良后果，同時也方便了相關管理人員的工作和儲存。同時信息化的技術還可以設置安全的保護和防御，不容易出現被盜取的現象和問題，極大地提升了人事檔案信息的安全性能，在一定的水平上能夠實現干部人事檔案信息的永久保存。

二、干部人事檔案信息化管理的現狀和問題

隨著國家相關部門的不斷提倡和要求，干部群體的人事檔案信息化管理的模式是社會發展的必然趨勢。干部群體的人事檔案管理必須要進行相應的完善和改觀，通過在革新的過程中將信息化功能不斷地加入到管理中，讓該項工作不斷地符合社會發展的要求，不斷地提高工作的質量效率。讓干部群體的人事檔案信息化管理的政策不斷發揮出優勢和作用，也要不斷發現在實際工作中的問題和困境，進而及時進行完善和改進。

（一）在觀念上沒有認識到信息化管理的重要性以致投入的資金不足。想要達到高效化的干部群體的人事檔案信息化管理，首先需要相關的設施設備齊全和完備。在保證了設備充足的條件下才能實現信息化的管理模式。為了實現這個條件，就一定要投入充足的資金和物資。但是很多工作部門和工作單位沒有意識到信息化管理的好處和意義，他們認為設施設備的大量投入是很浪費的，在預計投入的時候可能會很多，但是在實際的應用過程中并沒有達到預計的數量，也就造成了設施設備的不足。另外，還有一些部門和單位并沒有認識到干部人事檔案信息化管理的必要性和好處，認為這項任務實施與不實施都沒有什么影響，不需要在這個環節上考慮太多的東西和下太多的功夫。這樣的錯誤觀念就使得干部群體的人事檔案信息化管理的政策在實施的過程中受到很大的阻礙和限制。它的實效性也會被降低。

（二）管理方法單調，信息化構建不徹底。很多部門和工作單位都忽略了人事檔案信息化管理的意義和內涵，在開展工作中還一直使用傳統的、固化的、單調的開展方式，使得在實際的工作當中，很多信息化管理的現狀都只是停留在表層上的應付工作，缺少真正的融入與根本上的創新，無法做到讓檔案信息更加的有效和安全。在實際的加入信息化技術的時候，很多工作也只是停留在基礎上，并沒有深入發揮出信息化的作用和挖掘它的深層意義，不能夠保證干部人事檔案的信息管理更加完善和高效。而且有一些專業的管理工作人員對于基本的干部信息管理信息化沒有正確的認識也沒有正確的理論支撐。這些都是信息化管理開展過程中的阻礙和困難。

（三）干部檔案信息管理人員的工作素養不高。要想使信息化的干部人事檔案管理模式能夠高效地開展和落實，就需要很多具備高素質、高技能的信息檔案工作人員。他們需要具備很強的操作技能和充足的理論知識，只有工作人員具備了這些基本的素養和能力，才能保證這種管理模式的發展和實施。而在實際的開展過程中，很多部門都沒有選拔高技能、高素養的相關工作人員，也沒有對現有的管理人員進行定期培訓和工作交流。這樣就導致了在信息化模式的建設過程中，干部人事檔案的高技能管理人員比較缺乏，他們的工作知識和工作能力也沒有達到應有的水平。工作人員不能夠緊跟著時代的發展而不斷地學習和完善自己的知識儲備，使得信息化檔案信息的管理實施的效果差強人意。

三、有效地實施干部群體的人事檔案信息化管理的措施

面對新型的干部檔案信息化管理模式，相關部門和企業需要不斷地對該模式進行深入的認識和觀念更新。實施得好有利于很大程度地提高檔案信息的安全性和相關人員的工作效率。這種模式也符合當今不斷變化和發展的潮流。而為了高效地實現這種模式，必須要采取措施，積極地解決開展過程中的問題。

（一）工作部門要建立專業的信息化電腦管理系統。依照信息化人事檔案管理的特色和特點，需要建立一個專門進行信息管理電腦的檔案系統。利用系統里面的很多功能和操作來實現干部人事檔案的信息化管理模式。相關的部門需要廣泛招攬這些技能的人才和工作者，并吸納這些人加入工作當中。相關部門也需要對這些人員進行定期的培訓，讓他們不斷地去學習相關的技能知識和提升自己的系統應用能力，保證他們都能夠靈活地使用這樣的信息化系統，從而保證干部群體的信息化管理能夠更加精確和高質。這樣的信息系統能夠保證干部人事檔案管理的信息化順利實施和開展，也能夠為信息化模式提供很好的支持和保證，實現信息化管理的最大優勢。

（二）在開展的過程中需要明確任務。在信息化模式的構建過程中，將紙張上面的信息轉變成電子的文件是執行工作的第一個步驟。相應的工作人員需要明確自己的工作任務，將正確的文字、圖像等信息精準地輸入到文件當中，然后再根據規定和標準設置相應的格式和形式。這樣才能夠保證信息化管理模式的建立和實施。將科技信息合理地加入干部人事檔案管理中，為實現信息化做好充足的準備。

（三）要不斷地革新和改善管理模式和制度。各個部門在實現信息化模式構建的時候，需要完善相關的制度方案，進而推動信息化管理模式能夠更好地實施。所以，為了保證干部信息化管理模式高效地實施和開展，相關部門必須先找出傳統型管理模式的缺點和不足，進而進行完善和修改，要學會舍棄一些舊的、不符合社會發展的管理辦法。在開展干部信息化管理的時候，需要認清信息化的優勢，先引入正確的管理意識和觀念模式，也要留住一些好的管理體制，不是全部的否定和舍棄。然后，相關的工作部門也需要在信息化管理上制定一個合理的、科學的工作體系和工作制度，保證干部信息化管理的順利開展和實施。

四、結束語

綜上所述，在新時代的發展背景之下，信息科技在任何一個領域都扮演著越來越重要的角色。在干部人事檔案管理工作上也不例外。為了符合社會發展趨勢，需要將信息技術真正地加入人事檔案管理工作當中。從實際的情況出發，結合工作的特點和要求將信息技術變通地加入其中，讓干部人事檔案信息化管理更加高效。