大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新思路

文/青島大學附屬醫院 張晨

傳統醫院檔案管理側重于檔案資料的收集整理與保存，而忽略了檔案資源的查詢與利用。巧用大數據平臺與互聯網技術將規模龐大的檔案資源進行信息化轉化與廣泛性運用，解決以往醫院檔案利用率低、損壞嚴重的弊端，從意識、手段、目標及系統等多個層面來深化檔案管理信息化建設，為保證檔案管理及醫院職能作用的正常發揮奠定了基礎。

一、大數據時代醫院檔案管理信息化建設的重要性

（一）有助于提高檔案保存管理的簡單有效性。以往檔案資料以紙質檔案為主，磁帶影像及圖片為輔，其中，紙質檔案年久老化，字跡變淺，顏色變黃，紙質發潮易破，工作人員必須小心翼翼地查找、翻閱及使用檔案資料，稍有不慎極有可能將紙質檔案撕裂毀壞，讓原本需要花費較多時間來從數量龐大的檔案資料中逐個查找某一份檔案的工作人員的工作效率變得更低。另外，無法壓縮的紙質、磁帶等檔案會占用較大的空間，加之醫院每時每刻都會產生新的檔案資料，長年累月積攢下來的檔案需要更加寬敞干燥的存儲空間，安全防范及安全隱患排查壓力大增，促使醫院不得不增加管理人員數量及工作量，進而造成了檔案資料管理空間、人員及維護等費用的持續增長。檔案信息化建設提高了電子檔案數量在檔案資源總量中的比例，不僅要對原有紙質檔案進行拍照、掃描等電子化處理，也要求工作人員盡量使用電子文檔來記錄病人資料及醫院政策通知等，逐步推進醫院無紙化辦公進程，在提高檔案資源管理安全完整性及查詢便捷性的同時，也降低了其對存儲空間規模大小、管理崗位數量及人員工作強度等的要求。

（二）有助于提高醫院整體管理水平。檔案管理信息化建設是建設現代醫院的重要組成部分，符合大數據時代醫院及醫療衛生職業發展的潮流趨勢，實現了檔案信息的集中處理與高效運用，既可以利用數字化檔案平臺來引導患者等自主快捷地查詢自身檔案資料，提高了檔案管理的個性化服務水平，也便于管理人員及醫生等直接將其工作過程中所產生的檔案資料上傳到檔案數據庫中，便于其查找曾經工作經歷及學習借鑒其他以往醫療衛生經驗，為醫院日常工作的有序開展奠定了基礎。

二、大數據時代醫院檔案管理信息化建設過程中出現的主要問題

（一）醫院檔案資料復雜化。醫院檔案資料種類與數量都比較多，主要包括門診病歷、住院病歷、人事檔案、醫療器械使用檔案、辦公用品采購及申領檔案、科研檔案、政策通知等，檔案資料以紙質、電子、影像及圖片等多種類型為主，不同類型檔案的保存管理要求與安全風險各不相同，需要根據檔案資料內容、檔案形式等來進行分門別類的針對管理，加劇了檔案管理的復雜化與困難性。同時，檔案種類較多，檔案內容較為繁瑣，尤其是患者相關檔案信息需要詳細準確地填寫患者姓名、年齡、身份證號、病情、檢查結果及治療過程等，要求患者主治醫生對已經整理好的檔案資料進行簽字核實，但是主治醫生日常工作繁忙，患者住院檢查涉及科室部門較多，前后時間跨度較大，這些都增加了相關人員完善整理其檔案內容的難度。

（二）信息化建設進展緩慢。醫生領導及相關人員對檔案管理工作的核心內容與職能作用的理解并不全面準確，低估了檔案管理工作對醫生各項工作順利開展的影響力，將檔案管理工作等同于保管各科室部門提交的各種檔案資料，甚至將檔案管理工作歸納為醫院日常管理工作的附屬內容，加劇了該項工作的低效化與局限性。還有一些醫院不斷減少該項工作的資金投入，壓縮該工作崗位人員編制，甚至將該部門辦公室安排到較為偏僻、潮濕的小辦公室內，所使用的電腦等基礎設施較為陳舊，故障發生率較高，這些都增加了其信息化建設的阻力。

（三）檔案管理信息化建設人才緊缺。檔案管理信息化建設必然需要新管理理念、使用新設備技術及制定新考核內容等，但是原有人員因年齡較大，專業知識系統及管理理念較為落后，早已在常年工作中習慣原有的工作流程、工作機制及工作手段，其自身職業發展潛力及互聯網信息素養并不高，無法擔任起檔案管理信息化建設引領者的重擔，因此，醫院應通過招聘新員工、人員技能培訓、動員大會等方式來從根本上轉變管理隊伍陳舊落后的工作理念，解決管理隊伍整體素質不強的難題。另外，少數人員因工作粗心大意、獎懲機制未貫徹落實等原因，經常出現錯記或遺漏檔案信息的情況，甚至可能會在無意之中損壞、丟失或故意篡改檔案，造成了檔案管理質量持續下降。

（四）檔案管理機制有待健全。許多醫院很少甚至不會主動結合其運營發展現狀與醫療衛生行業發展趨勢等來補充或調整檔案管理機制，對檔案管理機制的關注度與重視度較弱，降低了其對信息化建設的指導促進與約束監督作用，造成了紙質檔案向電子檔案轉變流程的混亂性與復雜性，以至于經常出現電子檔案歸檔不合理或填寫錯誤的情況，降低了檔案資料的真實完整性與權威性。還有一些醫院降低了對檔案資料審查力度，在沒有對檔案資料進行全面核查的情況下，就對其進行歸檔處理，增加了內容缺失檔案資料的數量。

三、加快大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新思路

（一）強化管理意識。醫院領導及相關人員應主動閱讀檔案管理相關的書籍資料及規章制度，明確檔案管理的內容與目標，了解當前醫院檔案管理的難點與重點，促使其從思想意識層面認識到檔案管理的重要性，從行動上配合檔案管理工作，將其納入醫院工作核心范圍之內，通過調整檔案管理辦公室位置、擴大檔案室空間、擴充人員崗位編制及配備最新管理系統設備等途徑來在其內部形成檔案管理十分重要及人人要主動配合檔案管理工作的良好氛圍，強化檔案管理人員的工作成就感與自豪感。同時，還應通過全院規模主題講座、動員大會等方式來促使全體員工意識到檔案管理信息化建設的緊迫性與重要性，領導層應根據醫院規模現狀、年度目標及醫療衛生大環境等來提高其信息化建設方向的科學合理性，要求各科室部門及時將其內部檔案資料進行匯總并轉交給檔案管理人員，鼓勵其運用醫院內部檔案管理系統來自主上傳電子檔案資料，管理人員對檔案資料內容進行檢查核實，最大限度地提高檔案信息的全面性與正確性。

（二）完善檔案管理基礎設施。醫院設立專門用于檔案管理建設的資金，購買其信息化建設所必需的設備及軟件系統等，比如，掃描儀、電腦、投影儀及復印機等，對人員進行設備使用方面的培訓，對其人員數量、職業素養及工作經驗等進行匯總分析，合理分配不同人員或崗位的職責內容，必要時可以從眾多人員中挑選出1-2位責任心強、細致認真的人員，讓其專門操作使用掃描儀，對檔案資料存儲室內所有的資料進行掃描，并對掃描后獲取的電子文檔進行分類整理，通過修改電子文檔名稱及在文件夾內添加寫有各文檔基本信息的文檔等方式來提高電子檔案整理的有序性與系統性。要求所有人員嚴格按照操作流程來使用這些設備，定期對設備進行檢修保養，提高設備使用效果及使用年限，為發揮其對加快檔案管理信息化建設速度的推動作用奠定基礎。醫院還應加強檔案數據庫及平臺的研發運用，使用其快捷查詢與檢索功能來快速查找目標檔案，利用其自我檢查功能來查找檔案資料內的錯別字及空格之處，利用其自我記錄功能來匯總檔案上傳及使用信息，這些都可以提高檔案整理、保存、查詢及使用的便捷高效性。

（三）提高檔案管理制度體系的先進性。醫院應根據相關法律法規、檔案管理現狀及互聯網時代經濟社會發展變化趨勢等來調整檔案管理工作及與工作人員相關的各項規章制度，比如，檔案管理工作行為準則、人員管理機制、績效考核機制及獎懲機制等，分析當前檔案管理體系的弊端與漏洞，將當前檔案管理內容按照難易度或性質等進行劃分，明確不同人員及崗位的職責范圍與工作內容，明確不同檔案的歸檔保存及查詢使用流程，提高檔案管理的標準性、制度性及規范性，對頻繁出錯的人員進行相應的處罰，對工作認真或對工作提出針對性整改措施建議的人員進行相應的獎勵。另外，還應完善檔案存儲室消防檢查等規章制度的具體落實，降低檔案因人為事故或自然災害等而損壞的可能性。

（四）重視管理隊伍建設。增加管理人員培訓頻率，對管理人員進行職業道德、創新、法律、檔案管理、信息技術等多種方面的培訓，利用理論知識講解與實踐訓練相結合的模式來提升其培訓效果，鼓勵管理人員利用業余時間來閱讀檔案管理規章制度及分析當前管理流程，促使其嚴格按照相關規章制度來開展檔案管理工作，從而提高其工作能力與工作效率。同時，還應通過提高該崗位招聘標準等方式來為管理隊伍注入更多的活力，打造出一支專業素養過硬、創新能力強的現代化管理隊伍，為檔案信息化建設提供強大的人才與智力保障。

四、小結

正視以往醫院檔案管理模式的弊端與漏洞，充分認識到信息化建設對實現檔案管理目標的重要意義，通過完善檔案管理機制、加強人員培訓力度、研發新檔案管理系統等措施來提高其信息化建設效率，為實現檔案管理工作及醫院整體管理水平的共同提升奠定基礎。