區塊鏈技術對檔案管理的影響及發展建議

文/安徽大學管理學院 丁雪琰

區塊鏈自被公認為是一項獨立的新技術，可以應用于社會不同場景以來，得到了國內外各界的廣泛關注，各領域針對區塊鏈技術的研究已然是當前的大勢所趨。檔案領域緊跟時代動向，官方認可了這項前沿技術并積極探索區塊鏈與檔案工作的結合。近年來，相關理論研究大幅涌現，涉及區塊鏈技術應用于檔案工作的可行性分析、區塊鏈適用于不同種類檔案的模型構建、區塊鏈結合檔案工作的策略探究等。具體應用方面，還出現了一批權威機構主導的研究項目和科技公司開發引領的技術實踐，內容涵蓋數字檔案信息管理、學生檔案信息管理、誠信檔案平臺建設等諸多方面。縱觀現有的理論和實踐成果，可以看出區塊鏈技術與檔案管理融合發展的多種可能性，當前仍處于研究的初期階段。

一、區塊鏈技術對檔案管理的影響分析

（一）區塊鏈關鍵技術開辟檔案屬性保護新機制。檔案管理最重要的就是要保證檔案的真實性、可靠性和完整性。當前不論是紙質檔案還是電子檔案管理，檔案的本質屬性無法得到全面的保障。區塊鏈是聚集多種信息技術的一項綜合性技術，其中關鍵技術產生的疊加效應開辟了檔案屬性保護的新機制。在區塊鏈中，數據以區塊的形式永久儲存在分布式節點上。各節點之間通過協議進行即時通信，任意節點數據內容的準入驗證、增減變動、維護傳輸都需要得到平臺上所有節點的確認，使得每個節點都既是參與者又是監管者。利用區塊鏈技術來管理檔案，一方面，這種采用技術手段而非中心機構建立的分布式節點間的信任關系，可以有效規范文件所屬機構等部門的行為，杜絕隨意的偽造變造；另一方面，去中心化的分布式存儲，可以提高檔案信息的安全性。鏈上的數據存儲在每個授權節點上，各個節點高度自治又互為備份，即使某一節點出現問題也不會影響到整個系統的正常運行，最大程度減少了信息局部丟失造成的危害，避免了以往中心機構遭遇突發狀況時對已有信息造成的毀滅性打擊，保管穩定性大大增強。各區塊按產生的時間順序依次連接成鏈，每一個區塊都記錄了創建期間發生的所有交易信息，并且都加蓋了時間戳。時間戳作為存在性證明，使得數據具有極強的可追溯性，形成的時間鏈表保證了歷史信息的完整。此外，區塊鏈還運用加密算法鏈接和校驗區塊，實現與用戶的信息安全交互，從而降低信息泄露風險。綜上可以看出，區塊鏈中的關鍵技術例如分布式存儲、時間戳技術、加密算法等相互交織，共同為信息的真實性、可靠性和完整性保駕護航，為檔案保護工作提供了新的思路。

（二）區塊鏈靈活系統類型創造檔案管理新模式。隨著信息技術的快速發展，檔案數據海量增長，社會需求日新月異，以往的檔案管理模式已經不能滿足新時期檔案工作的要求。例如面對當前社會對檔案信息資源共建共享的需要，分散的管理模式就不利于大范圍檔案資源的合作開發和利用。區塊鏈系統根據應用場景和設計體系的不同，可分為公有鏈、聯盟鏈、專有鏈三種類型，其向社會開放和去中心化程度逐漸減弱，與開放檔案和不開放檔案管理的要求相契合。多樣的設計選擇為檔案管理模式的創新提供了可適用的靈活概念框架。馬仁杰等人以長江三角洲地區為例，探索了適宜該地區的基于聯盟區塊鏈的檔案信息資源共建模式。該模式具有高信任性、高安全性、高效率性和高擴展的優點，各管理實體物理分布不受空間地域限制，邏輯上又能構成一個整體。聯盟區塊鏈外的檔案機構在得到授權之后亦可以靈活接入鏈中，高度符合當前區域檔案信息資源共建的需要。其實區塊鏈技術與很多檔案管理工作的發展需要都高度契合，檔案工作者們可以根據不同的檔案類型和場景，因地制宜地構建適合的檔案管理模式。敢于突破現有管理模式的束縛，研究基于區塊鏈的檔案理論和實踐創新。

（三）區塊鏈特殊運作方式賦予檔案人員新定位。區塊鏈主要運用共識機制和智能合約來共同維持系統的運作。在去中心化的系統中，決策權高度分散，各節點分布式自我管理。為了保證系統的長期運行，通過特定的激勵方式，節點間高效地針對區塊數據有效性達成共識，形成自發維護數據庫的良性循環。配合在條件滿足的情況下，可以自動執行任務的計算機智能合約程序，業務流程化繁為簡，系統處理速度較快，內容管理相對精細，檔案利用效率提升。當前的檔案管理工作需要檔案人員親自處理并監督每個環節，復雜的問題、冗余的手續、不暢通的交流都會延緩檔案整理和利用的過程，工作效率較低。未來隨著區塊鏈技術的深入發展，倘若可以將區塊鏈系統高效自動化運行的優勢延伸到檔案管理系統當中，檔案人員的職業定位將會發生較大幅度變化。優化的系統代替人工完成日常固化重復的勞動，檔案人員將從事無巨細的操作者變為統觀全局的管理者，工作重心由原本的檔案保管變為有精力可以兼顧檔案價值挖掘。伴隨時代的變遷，檔案人員的職能已經日漸轉型升級，為適應長遠新技術環境的不斷變化，檔案人員自身需要持續吸收多方面的專業知識，開闊眼界，給予檔案工作前行正確的指引，爭取創造更多的事業價值。

（四）區塊鏈階段性局限給予檔案部門新思考。新技術是把雙刃劍，縱然有促使社會變革的優勢動力，亦有其自身階段性帶來的局限。每項技術從產生到成熟運用都要經歷漫長的時間考驗，區塊鏈技術也是如此。首先，作為一項新技術，區塊鏈本身的穩定性和應用效果尚未得到充分實踐驗證，存在的技術漏洞易受不法分子利用，發展的不確定性較高。其次，其正常運行所需的網絡環境、硬件、軟件設施不完善，缺乏法律法規的全面保障，各地區塊鏈架構和格式規范化程度不高，大范圍跨地區運用受阻。再次，區塊鏈技術對計算和存儲資源的需求很大，很多機構雖有想法，但缺乏建設資金和技術支援，沒有能力開發和負擔節點任務。除此以外，區塊鏈技術應用于檔案管理中還有很多值得思考的地方。例如采用何種激勵機制適宜檔案工作，如何保證文件在其形成之初即被寫入區塊鏈之前的完整性和可靠性，如何展現檔案間的歷史聯系，如何保障區塊鏈中檔案數據的長期性等等。這些方面都是檔案部門在實際采用區塊鏈模型之前需要考慮的問題，也是穩步推進檔案管理創新的內在要求。

二、區塊鏈技術應用于檔案管理的發展建議

（一）把握區塊鏈與檔案管理的本質聯系。區塊鏈技術最早運用于比特幣，然后開始在金融領域得到實踐，隨后逐步擴展到物流、教育、醫療、保險等更多行業。統觀這些行業與區塊鏈技術的結合應用，可以發現行業借助區塊鏈技術管理的都是其背后的相關數據和歷史記錄，大體都可以劃歸為檔案內容。拋開具體細節看實質架構，其實區塊鏈系統和文件檔案保管系統都是一種記錄數據的方式和結構，因此從某種意義上來說，區塊鏈的核心就是文件或檔案管理。目前相關行業較多的都是從實際業務活動出發探究區塊鏈技術給現有工作帶來的好處，較少關注數字對象本身，更沒有從系統性和整體性的角度看待對這些對象的管理，這樣難以確保其系統中數字對象的真實性和憑證價值，從而影響應用效果，所以需要檔案管理的及時介入。檔案領域要善于把握這種本質聯系，明白探索自身與區塊鏈技術優先結合的重要性，努力夯實基礎性地位，作為軸心機構積極與各行業展開區塊鏈項目合作，貼合不同主體實際需要，助力區塊鏈技術多層次、多方面、多角度的進一步發展。

（二）明確區塊鏈與檔案管理的融合主次。技術出現和存在的意義通常在于服務人類實踐活動的開展，檔案管理的革新也是為了檔案領域連同社會實踐的更好發展，取新技術之精華，去其糟粕。所以在探索區塊鏈技術與檔案管理的融合發展時，要明確核心目標，分清主次，有的放矢。現有的檔案管理工作經過多年的實踐摸索和檢驗，證明是路徑正確且較為成熟的管理模式。在鼓勵大膽嘗試新技術的過程中，較長時間甚至一直將會保持現有管理模式為主，其他管理模式為輔的狀態，保留優良傳統，規避風險因素。區塊鏈技術對于某些檔案工作來說的確有技術優勢，但對于其他檔案工作來說可能并沒有太大的應用價值，例如檔案鑒辨、流程制定、源頭信息等工作還是需要檔案人員親自參與處理，并不是所有檔案管理問題都能由區塊鏈技術代為解決。所以從長遠來看，區塊鏈技術可以作為現有檔案管理工作的補充存在，與檔案管理實踐中產生的各種智慧有機整合，幫助檔案管理系統逐漸完善，更有效地服務于實踐活動需要。

（三）協同各方積極探索區塊鏈技術的價值。區塊鏈技術的發展道路充滿機遇和挑戰，檔案管理要與時俱進，就要對區塊鏈技術秉持包容開放的態度，辯證看待其優勢與劣勢，力爭最大限度挖掘其價值。由于目前區塊鏈技術自身不成熟，導致區塊鏈技術應用于檔案管理中障礙重重。政府作為推動區塊鏈技術發展的領頭者和主導者需要結合區塊鏈技術特點，適時修訂相關法律法規，形成支持區塊鏈技術發展的政策法規環境。聯合專業的區塊鏈研究機構和各領域中的研究力量，共同發布基于本國國情并參考其他國家的相關技術流程和標準，成立高效的監管機構，推動區塊鏈技術本土化建設，促進區塊鏈技術跨地區應用。聚集信息專家、區塊鏈專業人士、科研機構人士等組建專家小組，合力解決區塊鏈中的技術漏洞，為區塊鏈工作提供長期意見指導。總體來說，區塊鏈技術的發展未來可期，檔案領域要協同各方，積極匯集各渠道資金，吸納多方人才，尋求技術支持，借鑒類似新技術在檔案領域的較為成熟發展路徑，探索區塊鏈技術與檔案管理的協調發展。

三、結語

區塊鏈技術與檔案管理在很多方面都聯系密切。檔案領域在時代背景下，要理性思考長遠謀劃，謹慎試點實踐，運用區塊鏈技術時具體問題具體分析。目前看來，區塊鏈技術與檔案管理結合潛力無窮，有待進一步深度研究。