招投標檔案管理電子化研究

文/青海省人民醫院 楊潔

隨著招投標工作的要求越來越嚴格，所需要記錄的信息和數據持續增加，形成的檔案資料也呈不斷增加的趨勢，傳統的紙質歸檔模式已經不適應當前招投標檔案管理的需求。如果仍然采用傳統的人工記錄和管理模式，就會越來越吃力，在相關業務員工質量和效率得不到保證的情況下，整個檔案管理工作必定會產生很多問題，其中最明顯的就是檔案記錄和保存不全，進而對招投標工作產生不利影響。從2000年開始，如何將現代電子技術應用于招投標活動及其檔案管理中，并發揮出最佳效用，一直是社會關注的熱點，也是本文重點討論內容。其實，關于這方面的研究很早就已出現。我國經濟的高速增長帶動了城市化進程的加快，也增加了企業需要招投標行為的頻率和數量，為檔案管理工作增添了難度，提出了更嚴格的要求。本文通過分析傳統紙質檔案管理的不足，通過對比電子化管理的優勢，對當前招投標檔案管理提出了一些具有實用價值的建議，希望能夠從準確性、安全性、查閱方便性、完整性和效率等多個方面得到本質的提升，通過提升檔案管理的質量，促進企業更好地發展。

一、招投標檔案管理電子化現狀及問題

（一）招投標檔案規范化的缺失。招標采購檔案記錄了企業進行項目招標和采購的全過程，具有原始性和真實性的特征，能夠對當時的招標情況進行最大程度的還原，因此對于招標采購相關文書和資料的保存就顯得尤為重要。然而，在具體的保管過程中，往往由于多種主客觀原因會造成招標相關檔案的遺失。首先，因為招標行為的一次性和需頻繁操作等原因，檔案數量多，給保管增加了一定的難度。第二，采購的相關商品招投標完成之后，基本上投入相關的領域發揮效用，為其源頭追溯帶來了相當大的客觀難度。第三，在“互聯網+”的推動下，招投標逐漸向電子流程發展，帶來了招投標的便利，同時也導致了相關工作人員、監管者甚至主管領導對檔案管理的不夠重視。

（二）缺乏專業的電子招投標檔案管理人才。在大多數單位中，招投標并未成立專門的業務部門，而是屬于采購、法律或者網絡管理部門的下屬分支，其采購相關人員往往身兼多職，因此更沒有單獨進行招投標檔案管理的員工，更不用說專職的管理者了。很多時候，招投標檔案管理的職責由有關工作人員或其他人員兼任，沒有固定的專門檔案管理人員，由于人員調動和工作職能調整等原因，檔案管理不善的情況長期存在，難以解決。目前，很多單位都開始嘗試進行電子招投標檔案管理，但卻遠未達到預計的效果，沒有使設備發揮出應有的功效。有很多原因導致了這種情況的發生。第一便是招投標檔案管理工作的本身性質，因為程序繁瑣、流程復雜、資料數量龐大，需要管理人員投入大量的精力。二是沒有深入了解和學習招投標檔案管理相關技術，又沒有經過專業的檔案管理軟件操作培訓。三是對招投標檔案的不重視和管理渙散。

長期以來，有關機構、主管領域和社會各界都密切關注著招投標檔案管理工作，并致力于其模式的改變和創新，力爭開發和尋求到全新的技術，以技術手段改變人工管理的落后模式。然而，迄今為止仍沒有一項技術和軟件能夠對招投標檔案管理產生實質的推動作用。究其根源，一是當前技術不能完全滿足招投標檔案管理的需求，存在信息不全的缺陷。二是普及程度不夠，后期維護不善。

（三）不具備完善的規范和基本管理準則。現階段，我國相關法律對招投標進行了一定的規定，但在很多細節方面存在缺失。如《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》對招投標過程形成檔案記錄的重要性和必要性進行了闡述；《電子招投標辦法》是一部較新的關于招投標的規范，但針對檔案管理也只是明確了必須翔實記錄招投標過程，增加了須記錄責任人、時間等一些詳細事項，并形成電子檔案以備日后查詢溯源。可以看出，以上法律法規都未對招投標檔案管理的具體保存途徑、期限等作出相關規定。在各個單位具體的招投標檔案管理過程中，領導也不會單獨對其制定具體管理細則和辦法，導致了檔案管理工作沒有重點，主次不分統統保存，增加工作量的同時更大程度增加了招投標檔案缺失和遺漏的可能性。

（四）電子檔案管理不規范。在“互聯網+”的大潮流下，網絡技術不斷深入各個領域，逐步改變著管理理念和方式。一些單位也在招投標檔案管理中引入了電子技術和新的模式，通過網絡進行電子招投標，但大多處于應用初期。由于對新技術的排斥和不熟悉等原因，招投標電子檔案管理的內容相當有限，僅僅為項目名稱、檔案目錄、項目臺賬等，或者只是進行平臺數據的輸入和導出；此外，部分單位因為擔心電子檔案的遺失，同時保存了一份紙質檔案，完全沒有發揮出電子檔案管理的優勢。由此可見，招投標檔案的電子化和數字化程度并不高，在迎接監察、審計或需要查閱時，往往還是以人工查找紙質檔案為主，投入的人力多，耗費的時間長，而且極其不利于保存，很多時候都會出現破損和遺失的情況。

二、招投標檔案管理電子化建議和對策

（一）依托“互聯網+”規范招投標檔案管理。何為電子招投標？電子招投標辦法對其有明確的解釋，指企業的招投標行為以電子招標投標系統為輔助，并借助電文和數據的形式生成詳細記錄的過程。同時，該辦法賦予了電子招投標檔案充分的法律地位，甚至在某些方面超越了紙質檔案。其中在《電子招標投標辦法》中，第六十二條對需要留存紙質檔案的，明確了應在招標條款中注明；當內容與紙質檔案發生沖突或出現不一致的情形，若是招標文件沒有具體約定，將電子檔案作為標準。該辦法為招投標檔案管理工作提供了一定的規范，各單位應根據自身實際，以此為指導，研究制定更為細致可行的具體管理措施，構建完善的招投標檔案管理制度，并整合到總體檔案管理工作中。若是條件允許，可對其歸檔類別、具體流程制定詳盡的管理辦法，規范和指導相關工作人員進行檔案管理工作。

（二）提高招投標檔案管理人員業務能力。在大多數單位中，招投標采購部門并沒有單獨設置招投標檔案管理的崗位和專職人員，因此，要想提升單位的整體招投標檔案管理水平，提升相關人員的基礎檔案管理知識和開展業務技能培訓是必要而且有效的手段。這樣使得招投標業務人員對檔案管理工作有初步的認識，在兼職進行檔案管理時，更能重點把握其中的主要環節和關鍵內容，提高招投標資料保存的針對性和效率，不是對所有資料原封不動地存放，而是能夠進行篩選和甄別，剔除其中沒有價值和不需要的，同時能夠發現關鍵資料的遺漏，使檔案管理工作更有實用性。在“互聯網+”的推動下，招投標逐漸向電子流程發展，帶來了招投標的便利，提升工作人員電子招標平臺的基礎檔案管理知識和開展業務技能培訓是非常有必要的，提升他們的操作熟練度，通過現代管理手段提升招投標管理工作的效率和相關信息的共享。

（三)提高電子化數據的管理與檢索水平。當今社會，“互聯網+”已經緊密融入了許多行業、整合了不同產業，對海量數據的收集和融合，以網絡技術和超級運算能力為基礎，極速對各種數據和資源進行篩選和分析，具有不可估量的價值。然而，這并不表示大數據處理只需要網絡和超級計算機就可以完美實現。其中，參與和審核必不可少，甚至顯得更加重要。此外，錄入和上傳信息數據是實現運算和資源互通共享的基礎和前提，離不開人的操作。在絕大多數時候，需要進行招投標活動的主體多為政府相關部門或國資企業，此時，錄入和上傳的信息數據的準確性和完成程度就顯得尤為重要。在資料整理和歸檔時，就需要對相關信息和數據的準確性、合法性進行把關和校驗，不得違反政策相關規定，不得帶有強烈政治性和觸及敏感事項等。在信息和數據保持完整性、準確性和真實性的前提下，后期的查找和源頭追溯才具有參考和借鑒對象。

（四）運用新技術，確保電子化檔案信息安全。隨著招投標工作的要求不斷嚴格，所需要記錄的信息和數據持續增加，形成的檔案資料也呈不斷增加的趨勢，傳統的紙質歸檔模式已經不適應當前招投標檔案管理的需求。電子信息技術不但可以節省大量的存儲空間，更便于管理和后期查閱，是檔案管理的發展趨勢和應有手段。紙質歸檔常常有兩個突出的問題難以解決，那就是記錄人和檔案責任人記錄模糊不清，久而久之難以確認，使得之后的招投標檔案管理無從抓起。在電子信息技術的幫助下，當前的招投標檔案管理可以從具體記錄環節、保存方式等抓起，逐步實行改進和突破。例如，可將以往的紙質存檔變為電子檔案，不僅方便快捷，而且準確度大幅提升。但是，關于檔案的安全性能，目前比較通用的手段是轉為PDF加密文檔、設置防火墻等，并不十分保險，很容易被破解，不能完全避免被入侵和竊取，還有許多改進和提升的空間。新技術的應用和推廣總是能帶來便利和進步，同樣也需要承擔相應的風險，對于招投標檔案管理，應用空間還十分廣闊，許多方面還需要進一步完善。

三、結語

21世紀以來，由于各單位的發展需要，招投標工作日益頻繁，其檔案管理工作從未停止過探索和改進的腳步，并收獲了一些成績。隨著檔案管理電子平臺和相關技術的不斷成熟，也帶來了一些全新的管理理念，為其指明了前進的方向和具體突破方式，相信在不久之后一定會為招投標及其管理工作創造一片新的天地。