檔案收集整理的重要意義分析與研究

文/云南省昆明市盤龍區勞動人事爭議仲裁院 朱峻峰

一、檔案收集整理工作的重要意義

檔案的收集整理，是檔案管理的基礎環節，也是關鍵環節，是所有收集工作的起點，為接下來的工作提供可利用的內容，也是整個檔案管理工作中承上啟下的一環。在收集的過程中，了解和檢查檔案的質量，以此匯總并銜接給下一步的開發與利用工作。要想實現檔案的科學管理，就需要有環環相扣的內容，根據實際情況有序地組織工作，也能夠更加方便檔案的查找與利用，更有助于實現檔案安全保管。檔案的整理工作應在使用工作之前，檔案整理好之后，分類、組卷的功能才能建立，在這個過程中對檔案的收集與整理可以分擔檢索的一部分內容。

二、檔案收集整理工作存在的問題

（一）缺乏完善的規章制度。隨著我國經濟的飛速發展，根據當下的市場狀況進行分析，有一些事業單位以及相關的部門已經建立了檔案管理制度，但是由于對檔案管理制度的不了解，在實際建設時存在一定的漏洞，有待優化和完善。這些漏洞導致檔案管理在實際收集工作時頻繁受挫，比如說由于每年事業單位都會生產大量的文件資料以及影像、音頻等不同的內容，甚至包括了事業單位所需要儲備的實物、設備等，這些都屬于檔案管理的范疇之內，但是有一些資料沒有經過檔案管理人員的區分就隨意堆放。當前我國大部分事業單位都存在這一問題，檔案在管理的過程中，沒有按照歸檔進行收集整理，甚至沒有將一個事件的全部檔案信息放在同一個地方。部分需要歸檔的檔案沒有收集，無需收集的反而已經歸檔這類現象頻發，導致我國事業單位的檔案管理質量相對較差，也讓檔案收集整理工作的整體效率難以提升。事實上，有關檔案管理工作在整理時應明確這是一項長期的、日常的工作，需要有計劃、有步驟逐一進行的工作，但是在現實生活中，很多事業單位都疏于對檔案管理工作的整體管理，甚至到了年底才突然開始開展檔案管理工作，導致管理工作中其資料的流失，以及一些不該歸檔的檔案出現頻率較高，甚至出現了一部分檔案用來濫竽充數的現象。這種問題的出現直接給檔案管理工作帶來了非常大的負面影響，目前我國很多事業單位都面臨著檔案管理收集工作缺乏完善的規章制度這一問題。

（二）檔案管理人員不夠重視。很多事業單位的檔案管理工作人員，其工作質量相對較差，原因之一就是事業單位的管理者以及相關負責人員對檔案管理人員并不夠重視，同時也不認為檔案管理會對事業單位的發展帶來積極的影響。但是無論是對于事業單位還是市場中的企業，檔案管理工作都尤為重要，它記錄了一個企業的發展方向以及發展進程。對負責檔案收集與整理的人員而言，其工作的主動性、積極性、創造性直接影響了檔案管理工作的整體質量。許多檔案管理人員對自身的工作性質認知不夠，并且不愿意主動工作，在實際工作中得過且過，甚至是隨意糊弄工作，缺乏上級領導對檔案管理人員的關注和支持，導致檔案管理人員認為自身的工作質量、工作效率不會與自己的薪酬掛鉤。部分單位的檔案管理人員年紀較大，檔案管理人員是由其他部門所下調的閑散人員，對檔案管理工作完全不了解，沒有專業的素養。在收集檔案資料以及整理檔案時，對工作并沒有準確的認知，甚至存在名存實亡的狀態，檔案管理部門始終處于長期的放任自流下，其對檔案整理、收集的態度也愈發消極，導致事業單位在想要尋找某些檔案時出現了檔案缺頁、少頁，檔案整體不全面的問題。特別是對于科研單位以及行政單位而言，有一些東西需要追本溯源，但是由于檔案的管理質量較差，難以針對這一問題進行解決，造成的后果是我國部分行政事業單位的整體發展質量在逐步下降。

（三）具體執行缺乏變通。在檔案收集與整理的過程中，應保證檔案管理工作的靈活性，以變通的思維開展工作。如果按照千篇一律的原則進行重復性的勞動，就會導致檔案管理工作的整體工作質量相對較差。為此在開展檔案管理工作時，應針對不同問題選擇不同的方式進行解決。檔案管理工作在整理與收集的過程中，其內容相對單一，在信息化飛速發展的時代，無論是計算機技術還是互聯網的普及，都使得檔案管理工作的工作量在逐步增加。檔案管理工作在開展時所要管理的不僅僅是紙質的檔案，還包括了電子檔案。電子檔案也成為了“互聯網+”時代下的工作主流。為此，對網絡的使用也極大方便了檔案的查詢、檔案的分析以及目錄的檢索、文獻的編纂等，部分檔案管理人員由于自身的年紀較大或者在思維上相對落后，行動上相對遲緩，不了解電子檔案如何進行管理，難以提高電子檔案的管理質量。這一部分工作被忽視，電子檔案的管理效果較差，造成的后果是電子檔案在尋找時速度減慢。這些都導致我國相關單位在開展檔案管理工作時，檔案收集質量以及管理效果不理想，檔案收集整理工作不完整，缺乏系統成套的檔案資料，并且從已經歸檔的檔案資料上來看，很多檔案資料有復印件卻沒有原稿，有上文卻無下文，這種檔案收集狀態導致檔案管理室的資料是沒有太大意義的。一部分機關單位直接將檔案隨機存放，其全部的檔案被分散或者是混雜存放，并沒有集中保存，這些都是檔案收集與整理過程中存在的不合理問題。

三、檔案收集整理的優化策略

（一）樹立檔案整理意識。在檔案的收集管理工作中，為了有效提升檔案的收集與整理水平，應樹立積極的檔案管理意識，尤其是要充分地認識到檔案收集與整理的重要性，并將這種認知自上而下地落實到具體的工作當中，以此促進檔案收集與整理工作得以高效開展。所以，在檔案收集整理工作中，有關部門應開展積極的培訓與教育，強化工作人員的收集整理意識，強化對有關內容的法律法規宣傳，確保檔案管理工作人員了解關于檔案收集整理的知識與內容，促進工作規范化地開展。

（二）完善檔案收集體系。在具體的檔案收集與整理工作中，應堅持實事求是的路線，這就要求各個部門的檔案管理工作需要與自身的情況聯系，基于目前檔案管理體系上薄弱點進行不斷完善。充分利用信息技術、網絡技術的優勢，根據現有的組織架構，完善整理體系，突出信息化的功能，在與時俱進中更新自身工作方法，為全面提升檔案收集與整理工作效率打好基礎。為了切實有效地落實好檔案收集整理的需求，應當建立健全收集整理體系，通過明確的體系要求，鼓勵各個環節的人員進行調配，確保檔案在收集整理工作當中可以穩步前進。在建立完善檔案收集整理制度時，可以結合我國有關檔案的相關法律法規，比如《中華人民共和國檔案法》以及《機關檔案工作條例》，根據本單位的實際情況以及檔案整理的質量來設定相關的規章制度，通過大量的實踐以及科學化的思考方式，才能夠不斷完善單位內的檔案收集管理制度，應始終做到規范化、標準化，并且考慮到檔案管理的整體可行性，才能夠確保檔案資料的收集以及管理的準確性，做到每一個檔案資料都可以及時歸檔，而檔案內的資料內容也是完整的、準確的，一旦出現需要使用該檔案資料時，可以確保檔案資料被合理、有效地利用，幫助單位的發展走上正軌，也能讓更多的檔案發揮出檔案應有的價值與意義，提高檔案管理工作的質量。

（三）建立健全責任制度。為了更好地提升檔案收集與整理的水平，應結合具體的工作與部門，建立健全責任制度，強化宣傳力度，全方位、多渠道地宣傳檔案知識以及檔案的法規內容，將制度真正落實到工作當中，明確檔案管理中不同部門的責任，強化其管理意識，并將檔案收集整理工作納入其工作的基礎項中，從而推進檔案收集與整理工作有序開展。在制度管理上，應建立檔案移交歸檔、信息化建設、檔案崗位規范等制度，并落實具體的權責，以全員帶動的方式，讓檔案收集工作得以扎實、穩步地開展，同時也讓檔案收集整理工作有制度可循。

（四）調動主觀能動性提升歸檔效率。檔案收集整理工作，不僅要建立健全檔案資料收集歸檔制度，讓領導能夠充分重視，調動各部門進行配合，更重要的是充分發揮各個部門的主觀能動性，使其能夠自發地愛崗敬業，對自身的工作盡職盡責。檔案工作人員也應該根據檔案資料目前的問題提出解決方法，對待工作要耐心，能夠實現跟蹤收集，對于一些不按規定時間移交檔案的部門，檔案員要積極溝通，力求取得良好的效果。

（五）提升整體服務質量。檔案室負責的工作是檔案管理，同時也有對檔案使用者服務的工作內容。所以，檔案管理員要從思想上樹立一個正確的服務觀念，而不是被動等待服務。認識到自己工作的重要性，在配合部門工作中積極履行好自身作為助手的職責。可以通過多渠道的方式，提升工作的效率與質量。例如可以利用現代化信息技術，實現遠程服務。網絡擁有信息儲備量大、查找方便以及傳遞速度快的優勢，也可快速實現檔案的資源共享。強化對工作的編研，檔案員應當熟知檔案的儲存情況，通過對現有檔案的信息篩選、歸納與總和，編訂成各種類別的參考資料，以此充分地發揮其利用價值。在工作中，要堅持從實際出發，提供編制必要的檢索內容，為單位的生產與管理提供優質服務。

（六）提升職業道德規范。為了更好地落實檔案工作人員的職業道德，檔案部門在管理上需要制定嚴格的規章制度來約束相關的工作者。這些條款條例需明確哪些行為是符合職業要求與職業道德的，有哪些是違背職業要求與職業道德的，加強對違反規定嚴重性的教育，并對違反者給予相關的處罰措施。除此之外，應當及時關注檔案職業人員的工作心理，例如，任何人都不想要類似庫房一樣的生活，這些從業者想要融入各行各業的建設當中，職業的價值要從社會交往的過程中來體現，以此為出發點，建立工作人員的社會滿足感，從一定程度上也能夠提升其工作的積極性與規范性。

四、結語

時代在不斷發展，對于各行各業的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統的整理，能夠科學、有效地服務于各個單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發揮自身前段調控的功能，將資料有重點、有計劃地收集與管理，打好檔案資源服務的基礎。