信息化條件下聲像檔案管理方式研究

文/福建省龍巖市永定區融媒體中心 張燕丹

檔案管理工作是一項非常重要的基礎性工作，在社會發展的過程中能夠保存大量的珍貴資料和具有價值的信息資源。在現階段檔案的形式越來越多樣化，視頻、音頻、圖片、文書等檔案成為了檔案管理的主要內容，尤其是在融媒體中心，大量的聲像檔案需要科學的管理方式，以保障特殊載體檔案的保存，對未來各項活動的開展以及理論研究提供有力的保障和依據。因此信息化條件下對聲像檔案的管理工作十分重要，對我國的檔案事業發展具有積極意義。

一、信息化條件下聲像檔案管理概述

融媒體中心聲像檔案的信息化管理則是通過檔案掃描以及相應的影像處理，以達到對聲像資料進行存檔和檢索功能的管理模式。在目前階段，廣播電視臺、影視企業以及媒體中心等機構中對信息化聲像檔案管理模式應用較為普及，其具有安全性、高效性以及權威性的特點，建立聲像檔案信息系統可以對檔案進行信息化和數字化管理，能夠有效地解決傳統室藏聲像檔案存在的管理問題。通過利用現代化信息和電子技術能夠改善以往聲像檔案占用空間大、查找不便捷的缺陷，同時基于信息化條件還能夠實現自動化管理和自動化查詢，提高了聲像檔案管理和應用的效率。相關人員可以借助信息化平臺及數據庫等比較快速地檢索到所需的聲像檔案，而且支持多人同時查閱，具有相當大的便利性。此外信息化條件下的聲像檔案管理能夠解決傳統檔案管理存在的損壞、受潮以及丟失等問題，在一定程度上能夠保障聲像檔案的完好儲存，提高資源共享效率，降低管理成本。

二、信息化條件下聲像檔案管理的意義

融媒體中心聲像檔案管理可以經過電子信息化的處理，按照電子文件格式對視頻、音頻等資料進行保存，具有真實性、客觀性和關聯性的特點。其中真實性是基于聲像檔案的原始性，對相關活動視頻、個人信息等如實記錄和管理，能夠最大限度地保障檔案信息的完整性。而客觀性的特點即是融媒體中心的聲像檔案不會在人的主觀理解和判斷下形成，也不會由于人的主觀差異而造成檔案內容錯誤等，其是以電子格式按照客觀的存儲方式進行歸檔和管理，排除了文字類檔案的人為影響因素，是一種對原始檔案資料記錄保存的方式。另外，信息化條件下聲像檔案管理可以實現電子網絡化，可以與其他部門或者機構、單位等實現檔案資源共享，提高聲像檔案的應用效率和質量，可以與其他文字檔案結合使用，因此其具有關聯性，在很大程度上彌補了傳統文字檔案室藏管理的缺陷和不足，有利于提高融媒體中心檔案管理的整體效率。

三、信息化條件下聲像檔案管理方式

（一）信息化條件下聲像檔案的歸檔方式。在融媒體中心聲像檔案管理工作中，首先是對視頻、音頻、照片等資料的收集和歸檔，其中對不同種類的檔案資源收集方式又存在不同，對于照片的收集歸檔來說，是要求各個部門、各單位的重要活動以及取得的重要成果、反映本單位基本情況或者重要會議等照片由本單位拍攝完畢后，將照片、底片以及文字說明等材料交由檔案管理部門，再由檔案管理人員進行整理、立卷以及歸檔，這一過程要盡量保存照片的原版和原件，不得進行主觀加工，以保障其具有相應價值。其次是對錄音錄像資料的收集和歸檔，融媒體中心的檔案資源收集需要具有一定的針對性，要保證聲像資料具有價值意義，比如本單位的重要會議、活動以及工作內容的錄音錄像等，一般是由本單位的宣傳部門進行錄制和拍攝，然后將錄像帶交由檔案管理部門進行整理歸檔。這一過程中管理人員要嚴格按照相關管理規范，對聲像資料采取合理的分類、排列、編號以及入冊、編目和錄入等技術方法，保障聲像資料能夠有序儲存在信息化系統中，避免遺漏和誤錄等現象。

（二）聲像檔案的管理方式及具體措施。在信息化條件下針對聲像檔案的管理，融媒體中心需要制定嚴格的規范制度。首先要將聲像檔案管理納入日常工作范疇中，明確分管領導以及具體管理人員，定期開展檢查和監督。此外要將聲像檔案的形成以及積累和立卷歸檔等工作具體落實到檔案管理部門的具體人員身上，規范職權范圍，完善管理制度，從而為聲像檔案管理的完整性、系統性和安全性提供環境基礎。其次要按照我國現行的法律法規對含有個性信息的聲像檔案加強保密管理，通過利用先進的信息加密技術等確保檔案信息安全。同時對影視聲像檔案等也同樣要加強保密措施，可以通過設置檔案信息系統賬戶加密、身份驗證等方式，避免聲像資料外泄。對私自復制檔案和出售聲像資料的人員要追究其責任，如若構成犯罪，則要按照規定進行處罰并移交司法機關，防止重要聲像資料分散流失。另外一方面，融媒體中心要做好聲像檔案的收集和領導工作，聲像檔案管理與其他門類的檔案管理相同，都是國家檔案的重要組成部分。所以相關管理人員在收集聲像檔案時要與相關部門進行及時溝通，比如在開展大型、重要的會議或活動時，應安排專門的檔案管理人員負責聲像資料的整理和排列，保障會議、活動過程的記錄完整，然后再根據實際需求，補充收集相關文字及照片資料，保障聲像檔案的完整性和關聯性。融媒體中心檔案管理人員必須要在重視聲像檔案信息化管理的基礎上，做好檔案征集和整理工作，最后利用現代信息技術對聲像檔案進行錄入和格式轉換，確保保存良好。

四、信息化條件下聲像檔案管理策略

（一）加大聲像檔案管理的宣傳力度。在當前信息化條件下，聲像檔案信息化管理是一項新興的管理方式，在管理的過程中需要利用相應的信息化技術和手段，因此加大宣傳力度可以促使管理人員及時轉變管理觀念，加強新理念和新技術的學習。同時在宣傳中還要加大檔案管理相關法律法規的普及，使相關管理人員能夠比較清楚地認識到聲像檔案信息化管理的重要性，提高對聲像檔案管理的認識，提高工作的積極性。另外，通過宣傳聲像檔案管理信息化，也能夠為檔案的收集和征集奠定良好條件，從而保障聲像檔案資料的全面性，提高管理水平和質量。

（二）規范檔案管理實施方法。由于融媒體中心的聲像檔案管理門類較為復雜，而且數量較大，因此管理人員必須要按照我國制定的相關法律法規以及單位內部的檔案管理規范嚴格落實各項管理方法，對聲像檔案資料的形成過程進行有效的管理，如對聲像檔案的歸檔、整理、錄入儲存、日常管理、開發利用等要建立一套相對完善的管理體系或機制。并且還要明確聲像檔案管理的年度工作目標，通過制度保障來進一步加強對聲像檔案管理過程的監督和檢查，對存在的問題和缺陷要給予一定的指導意見，以更好地解決普遍性問題。在管理過程中還可以對聲像檔案信息化管理中具有突出貢獻和良好表現的人員給予鼓勵和獎勵，對違反檔案管理制度的人員要進行處罰，確保聲像檔案信息化管理的質量。

（三）加大硬件設施投入。融媒體中心聲像檔案信息化管理要想保障其安全性、可持續性和易用性，就要加大硬件設施的投入，引進先進的專業技術設備，為聲像檔案管理提供有力支持。所以融媒體中心要編制檔案管理工作計劃，增加投入資金，將所需資金納入本單位的年度財政預算中。也可以通過多種渠道籌措資金，盡可能實現微機聯網，建立完善的聲像檔案信息化管理制度，加強硬件設施建設，提高技術創新能力，保障聲像檔案的安全性。

（四）積極培養信息化聲像檔案管理人員。融媒體中心要保障科學合理的聲像檔案信息管理，就要從管理人員入手，加強對現有管理人員的技術培訓和專業知識學習，掌握先進的信息管理技能。首先，組織管理人員到其他先進單位學習交流、開展模擬管理訓練等，加強管理人員的管理經驗、提高業務能力。其次，要嚴格制定檔案管理員聘用標準，要求入職人員具有一定的信息技術基礎和管理觀念，在正式進入崗位工作前，要進行崗前培訓，充分適應信息化的聲像檔案管理環境和方式。最后，要建立檔案管理人才培養計劃，即是對工作能力強、接受新鮮事物快的工作人員要加大培養力度，通過集中培訓和外出學習等方式增強自身素質和能力建設，以期為聲像檔案管理工作提供人才保障。

（五）建立統一的數字檔案數據庫。聲像檔案的信息化管理在加強硬件設施建設以外，還要強化軟件系統建設。融媒體中心可以借助新媒體的優勢，建立統一的數字檔案數據庫，將分散的聲像檔案進行集中收集，統一錄入到檔案數據庫中，并安排專門人員負責系統的更新和維護。以此能夠盡可能減少占用空間，能夠保障檔案的安全性，同時有利于聲像檔案的開發和利用，能夠通過數據庫實現資源共享，提高聲像檔案的檢索效率和傳輸效率，進一步提高聲像檔案的應用效果。此外，對聲像檔案實施統一信息化管理，能夠有效地降低管理成本，充分發揮聲像檔案的最佳效益。

五、結束語

綜上所述，在當前信息化的時代背景下，信息技術和數字技術已經滲透到各行各業的各個部門中，對于檔案管理來說，其能夠實現管理效率和質量的提高，對融媒體中心的聲像檔案管理而言，可以解決傳統室藏檔案的諸多弊端，保障聲像檔案的保存安全性和完整性，有利于整合相關聲像資源，為檔案開發和利用提供基礎和保證，推動檔案事業的可持續發展。