基層單位建立數(shù)字檔案室的必要性研究

文/上海航標處 周錦

隨著大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈計算機應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案應(yīng)運而生。負責統(tǒng)籌管理數(shù)字檔案的數(shù)字檔案室目前在市級、區(qū)級以及大型企業(yè)單位的普遍應(yīng)用，開創(chuàng)了檔案管理新模式，成為檔案管理行業(yè)領(lǐng)域里最早受益于信息技術(shù)最新成果的急先鋒。作為國家機關(guān)的基層單位，也應(yīng)該緊跟信息技術(shù)的發(fā)展步伐，與時俱進，為解決傳統(tǒng)檔案管理模式和信息時代日益產(chǎn)生的新需求之間的矛盾，基層單位應(yīng)該盡早地建立數(shù)字檔案室。

一、數(shù)字檔案室的概述

數(shù)字檔案室是立檔單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對于電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。數(shù)字檔案室的基本特征是檔案資源數(shù)字化（增量檔案電子化）、檔案實體虛擬化（存量檔案數(shù)字化）、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識化幾個主要方面。具體以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式、信息記錄形式的數(shù)字化是數(shù)字檔案室的基本特征。

二、國家機關(guān)基層單位傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理模式對電子檔案管理的缺失。國家檔案局緊跟信息技術(shù)的發(fā)展步伐，逐年頒發(fā)新的規(guī)定指導全國的檔案工作。2018年12月出臺了比較完善的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，緊接著2019年1月1日起又施行了《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，對電子檔案和數(shù)字化檔案的信息化建設(shè)做出的規(guī)定。規(guī)定中明確，國家機關(guān)應(yīng)當開展數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室的建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行，指明了國家機關(guān)檔案工作努力的方向。基層單位是國家機關(guān)中最小的機關(guān)，頂層先行積累數(shù)字檔案室運行的經(jīng)驗，有利于基層單位遵照執(zhí)行，不走彎路。基層單位管理手段暫時滯后能理解，但一直停留在傳統(tǒng)載體檔案管理的模式中，兩耳不聞窗外事，就是過度漠視檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展了。目前基層單位的實際情況是沒有制度要求，沒有業(yè)務(wù)能力和技術(shù)設(shè)備對工作中產(chǎn)生的大量的電子文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案進行管理和利用。面對日益增長的大量電子文件的產(chǎn)生，我們傳統(tǒng)的檔案管理模式只是把電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案進行歸檔，沒有把新產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，也沒有把庫藏檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案進行統(tǒng)籌管理，形成了信息時代檔案管理工作長期存在漏洞，暴露出了與信息時代不相適應(yīng)的問題。數(shù)字檔案室建設(shè)工作啟動越晚，這個漏洞就越大，也可能很難再彌補。

（二）傳統(tǒng)檔案利用方式的局限性。錄音、錄像、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，既承載了檔案的真實性，又方便了管理、利用。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，復制時不容易丟失信息，從而避免了紙質(zhì)文件復制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)的清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，我們應(yīng)該充分利用數(shù)字化信息的這些特點。但是目前基層單位多數(shù)情況下，還是沿用傳統(tǒng)的借閱方式，去檔案室調(diào)取紙質(zhì)檔案，當場借閱歸還抑或復印檔案副本提供利用，檔案副本由于裝訂的關(guān)系復印總是不太清晰。外單位借閱還必須提供介紹信，親自前往存檔單位調(diào)閱檔案，不能即需即取，非常耗時耗力。目前開始普遍使用手機拍照取得檔案的副本，通過微信等第三方平臺作為傳輸工具進行利用，很大程度上方便了利用者，特別是遠程利用者不必再登門借閱檔案了。這種利用方式啟發(fā)我們應(yīng)該采用比拍照取件更為安全便捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式提供本單位人員利用，并借助網(wǎng)絡(luò)終端開發(fā)遠程利用，為遠程的利用者提供利用的便利。

（三）傳統(tǒng)檔案檢索方法漏檢現(xiàn)象嚴重。用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)軟件檢索檔案，經(jīng)常碰到漏檢的情況。庫房中的檔案在軟件里通過標題名的字段檢索卻找不到。因為利用者多數(shù)只能提供文件標題的字段，提供的字段和檔案文件標題里的字段也不匹配。最后只能利用紙質(zhì)檢索工具逐個進行人工搜索。檔案數(shù)據(jù)逐年龐大，檢索效率日益低下。有的利用者很急，就會放棄借閱檔案，讓檔案管理人員存有深深的挫敗感。數(shù)字檔案具有文字、圖形、聲音、影像等多種媒體表現(xiàn)形式，多種媒體信息可以單獨或者相互作用形成數(shù)字檔案信息，檔案檢索必須充分利用數(shù)字檔案的多媒體集成性，統(tǒng)一標識數(shù)字檔案，確保其原始性、標準性，使數(shù)字檔案檢索起來更加靈活，提高檢索的準確性和快速性。

（四）傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計方法難以達到精準快速。對于信息化發(fā)展而產(chǎn)生的新科技、新模式，基層單位有享用的權(quán)利，主管單位也有按照國家檔案局的要求盡快推進基層單位的數(shù)字化檔案室建設(shè)的責任。基層企事業(yè)單位經(jīng)過幾十年的檔案積累，庫存檔案也達到了一定的數(shù)量。利用分類目錄和保管目錄等檢索工具進行手工統(tǒng)計，需要反復核查才能確認數(shù)字無誤，工作效率極低。如果數(shù)字化檔案室建成，將原有庫存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，新增電子文件數(shù)字化，經(jīng)過標準化和規(guī)范化標識的數(shù)字檔案，多次利用都能保證元數(shù)據(jù)的真實、完整、安全。在此基礎(chǔ)上采用計算機統(tǒng)計各種數(shù)字檔案，統(tǒng)計速度提升，統(tǒng)計數(shù)據(jù)更加精準，還能免去大量的數(shù)據(jù)復核時間，解放勞動力。通過對系統(tǒng)軟件的輔助功能的開發(fā)，無論是對各種類型的檔案統(tǒng)計，還是對檔案保管期限續(xù)存、檔案的銷毀移交、利用實體檔案以及下載的數(shù)據(jù)都能做靈活精準的統(tǒng)計。系統(tǒng)軟件還能通過圖表等可視化方式顯示各類統(tǒng)計報告，統(tǒng)計結(jié)果符合真實、準確、完整的要求，大大降低了時間成本，提高了工作效率。

三、基層單位建立數(shù)字檔案室的必要性

（一）開創(chuàng)檔案管理新模式，提升基層單位檔案管理現(xiàn)代化水平。1.數(shù)字檔案室是信息化條件下基層單位檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的必然要求。很多市區(qū)級機關(guān)和大型企事業(yè)單位已經(jīng)建立數(shù)字化檔案室，并且運行多年，完成了海量新舊數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了高效而便捷的遠程利用。基層單位開啟信息化時代檔案管理新模式，建設(shè)數(shù)字化檔案室已經(jīng)到了刻不容緩的地步。基層單位要將數(shù)字檔案室的建設(shè)納入本單位3年近期規(guī)劃中，逐步實現(xiàn)對檔案管理人員向復合型管理人才轉(zhuǎn)變的培訓，提升檔案管理人員的信息化知識水平。同步籌劃組織機構(gòu)設(shè)置、技術(shù)人員配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)設(shè)備落實等方面的建設(shè)，逐步縮小和信息時代現(xiàn)代化水平的差距。2.數(shù)字檔案室是單位數(shù)字業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。面對電子文件收集和管理的脫節(jié)，檔案檢索的漏洞、檔案統(tǒng)計的落后手段、檔案利用者的新需求，已經(jīng)充分顯露出建立數(shù)字檔案室的迫切性和必要性。而我們作為國家機關(guān)的基層單位，麻雀雖小五臟俱全。檔案收集和歸檔，檔案檢索和利用，檔案統(tǒng)計和總結(jié)等功能一樣不少。為什么要長期守著落后的管理模式而對撲面而來的先進技術(shù)新技術(shù)、新模式視而不見呢？基層單位建立數(shù)字檔案室對加強檔案數(shù)字資源的收存、利用，將觸發(fā)檔案工作技術(shù)和方法升級，是提升基層單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要轉(zhuǎn)折點。

（二）提高檔案檢索的科學性，實現(xiàn)遠程利用檔案。目前從國家層面上，國家檔案局已經(jīng)頒布了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(第DA/T31）等一系列文件，高度統(tǒng)一了數(shù)字化檔案標注的標準性和規(guī)范性，保證了傳輸數(shù)據(jù)安全可控。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源保障體系等，需要檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實施。提高檔案檢索的快速高效精準，離不開安全的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。按照國家規(guī)定，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)原則是局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)三網(wǎng)隔離。數(shù)字檔案室具備互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、單位內(nèi)部網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息點。數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)運行于因特網(wǎng)、物理隔離的局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和基于VPN構(gòu)建的政務(wù)外網(wǎng)虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，配備必要的防火墻漏洞掃描入侵檢測等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施。在保證自動采集的數(shù)字信息能保持內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、組件之間唯一性的關(guān)聯(lián)關(guān)系后，軟件對檢索系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)字檔案分層次、分類別、分權(quán)限提供共享利用。設(shè)置多項標準化檢索字段和邏輯關(guān)系的高級檢索，實現(xiàn)在浩瀚的庫藏檔案中快速精準地全文檢索，彌補漏檢的黑洞。還可以使用網(wǎng)絡(luò)開展檔案在線查看、全文檢索、打印下載數(shù)據(jù)內(nèi)容、借閱登記、利用審批、利用效果反饋等功能。通過網(wǎng)絡(luò)終端實現(xiàn)檔案的遠程傳輸，利用者不必親臨存檔單位，就可以快速獲取所需要的檔案信息，大大提高了利用效率。

（三）提升檔案管理人員的科技知識水平。檔案管理信息化是一個系統(tǒng)的工程，特別是數(shù)字檔案室建立以后，還必須會使用各種先進的信息化設(shè)備，完成采集、轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)、存儲、調(diào)取、下載上傳等新知識、新技能，急需復合型檔案管理人員。復合型檔案管理人員不僅要有紙質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)的基本知識，還必須兼?zhèn)溆嬎銠C、信息化管理的基礎(chǔ)知識。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，基層單位領(lǐng)導必須主動給他們創(chuàng)造學習機會，為及早啟動數(shù)字化檔案室的建設(shè)實現(xiàn)人才儲備。

（四）實現(xiàn)“單套制”歸檔，緩解檔案庫房需求量。紙質(zhì)檔案歸檔的方式使檔案庫房需求量逐年增長，給單位帶來了很大的壓力。在數(shù)字檔案室完成庫存檔案和新增的電子檔案全部數(shù)字化檔案后，可以逐步實現(xiàn)“單套制”的歸檔方式，以電子檔案的形式進行在線或者離線的形式移交檔案，可以不必再移交紙質(zhì)檔案，大大提高現(xiàn)有庫房的使用率，緩解庫房逐年增長的需求。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案室是信息化時代檔案行業(yè)領(lǐng)域的必然產(chǎn)物，數(shù)字檔案室的建立將會全方位提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，在基層單位檔案管理事業(yè)發(fā)展的歷史上，具有重要的里程碑意義。