信息化背景下事業單位檔案管理工作策略探究

文/梁山縣衛生健康局 李元慶

隨著信息化時代的到來，許多國家都開始針對信息化技術進行了全面的探索和研究。我國的信息化技術，主要是在改革開放之后，才得到迅猛的發展，并且獲得了相應的成果。信息化技術對人們的生活、社會的發展等都有很大的作用，對我國事業單位的檔案管理具有非常重要的作用。檔案管理與信息化技術相結合，能夠進一步減少人力和物力的投入，有效保證信息檔案管理的規范化，減少繁瑣的工作程序，減輕檔案管理人員的工作量，大大提升了工作效率，進而也在一定程度上降低了檔案管理所產生的錯誤率。雖然信息化檔案管理已經獲得了廣泛的運用，但是事業單位在管理上缺乏相應的信息技術運用人才，并且在管理的規范、制度上也存在一定的問題，進而導致運行過程當中出現相應的問題。本文對這些內容進行全面分析，力求從中找到恰當的解決策略。

一、事業單位檔案管理當中存在的主要問題

（一）事業單位對信息化建設的力度不足。隨著社會的迅猛發展，信息化技術也隨之得到了很大的普及，在不同的領域當中都有所涉及，大大促進了我國經濟的發展，為高效率的工作提供了保障。由此可見，信息化技術的重要性和影響力也在不斷增大。而在事業單位的檔案管理上，同樣也需要通過融入信息化技術來實施，進而提升事業單位檔案管理的整體工作效率。就目前的發展來看，事業單位的管理人員還沒能夠認清信息化檔案管理的重要性，依舊采用傳統的檔案管理方式；也有許多事業單位的領導對信息化技術的看法存在差異性，甚至有的領導認為，在信息化建設上需要損耗大量的人力、物力和財力，由此不敢輕易開展，對建設信息化管理一種觀望的態度，這對于進一步推進事業單位檔案管理信息化的開展產生了很大的影響；而有的事業單位，雖然能夠將信息化建設與檔案管理相融合，但是也只是在表面的層次，難以深入地進行探討，也沒能夠建立相對系統的、完善的管理體系。

（二）事業單位信息化構建中缺乏良好的技術設備。如果想要將事業單位的檔案管理充分與信息化建設相互融合，最要緊的就是在發展和構建過程當中引入先進的技術設備，并且將前沿的科技與現當代的信息化建設相融合，這也是信息化建設最重要的內容。在進行檔案管理的整個過程當中，如果沒有高新技術設備的話，就難以稱得上是信息化建設。就目前的發展階段來看，事業單位在檔案管理工作未來的發展上依舊是一種緩慢的節奏，主要是由于沒有對檔案管理設備予以投入，大多數還是采用較為傳統的設備。隨著現代化發展進程加快，傳統的設備更加難以跟上時代的發展步伐，而且這些設備在運行過程當中很容易出現一些問題，要運用大量的人力、財力和物力進行修復，在很大程度上降低了整個檔案管理的效率，也會對檔案管理自身的安全性具有非常大的影響。落后的設備很難為檔案管理的信息化提供幫助，反而會帶來許多的不確定因素和嚴重的影響。由此，設備上的匱乏對事業單位檔案管理信息化建設帶來了非常大的影響，阻礙了信息化建設的快速發展。

（三）事業單位檔案管理信息化建設當中缺乏專業的人才力量。在事業單位檔案管理工作的運行和實施過程當中，整體效率和工作程度與人員所表現的執行力具有非常重要的聯系。如果只是對單位檔案管理信息化建設進行加強，但是在后期不進行付出或者是采取相應的行動的話，即便是有再多的設備，也是紙上談兵。就目前我國事業單位檔案管理的整體工作而言，缺少高素質的且能夠掌握信息技術的一些專業知識人員和技術人員，事業單位當中檔案管理人員大多是從退休人員當中返聘過來的，他們對檔案管理工作雖然有許多的經驗，但是對于信息化管理手段卻非常的欠缺，進而導致整體的檔案管理工作效率依舊比較低。除此之外，在進行事業單位檔案管理信息化管理上，沒能夠進行提前培訓，或者是在工作過程當中也沒有統一地進行講解或者學習，這也就導致了許多操作存在問題，直接影響后期的工作效率，從而導致事業單位檔案管理工作難以展開和深入。

二、事業單位檔案管理信息化構建的主要策略

（一）增加對資金的投入力度。不管什么樣的項目構建都需要投入很大的人力、物力和財力，工程項目建設與企業的管理也同樣如此。人力、物力和財力的大量投入是確保整個項目能夠順利開展的必要保障。而在事業單位當中，構建信息化的檔案管理，則需要對傳統的設備進行更替、換代，這時候就必須要投入大量的資金進行支持，才能夠為進一步建設信息化管理程序提供保障。由此可見，事業單位的建設需要相關部門予以支持，運用現代化的管理模式，有效地改進傳統管理當中的方式以及硬件設施（例如打印機、計算機、掃描儀等），確保檔案管理信息化的構建更加順利。在針對設備進行更換的過程當中，檔案管理人員則需要對運行過程當中的每一份數據進行記錄，然后再轉移到設備的運用和管理過程當中。除此之外，事業單位的檔案管理還需要有足夠的安全性，保證管理過程當中的資料和數據不會外泄，由此則需要構建相對完整的安全系統，確保檔案信息在運行當中不會丟失、不會被竊取，讓信息能夠充分得到保護。

（二）增強數字化檔案管理的構建。在傳統的事業單位檔案管理工作過程當中，所管理的內容以及相關信息需要進行實時的備案，然后再整理成紙質的材料或者進行分類管理。伴隨著長時間的保存、翻閱、查看等，所保存的材料勢必會出現一些瑕疵或者丟失，此時，信息技術的運用尤為重要，通過信息化的管理，能夠給人們的生活帶來全新的轉變，給相關人員的檔案管理工作提供很大的便利。事業單位在后期的檔案管理和工作過程當中，將信息化手段運用其中，能夠更長久地對事業單位的檔案管理提供保障，是檔案管理工作的重要優勢所在。事業單位的檔案管理在工作過程當中，需要通過信息化建設進行分類管理，規避之后信息化建設當中會出現的一些漏洞，或者是一些很難解決的問題。有些檔案需要永久保留，這時候就需要進行特殊化歸類，然后再進行數字化管理，為后期進一步完善、永久性地保存奠定重要基礎。

（三）增加對管理人員的培訓，提升信息化管理意識和技術水平。檔案管理工作，運用信息化系統所涉及的范圍非常廣泛，而在運用過程當中，與事業單位的許多工作人員具有非常密切的聯系，具有很大的影響。為了進一步順應當代社會的發展需求，確保在檔案管理當中實現信息化的運行和發展，需要事業單位不斷增大對信息化建設資金的有效投入，轉變傳統的管理模式，制定出更加合理的、有效的計劃，增強對人員的培訓等。事業單位的檔案管理大多是內部的工作，需要事業單位的相關領導針對這些人員進行理論知識、專業技能的培訓，有效提升管理工作人員對信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎懲制度，針對考核相對優秀的員工進行獎勵，對考核成績不合格的一些人員進行批評或者再培訓，不斷提升管理人員的學習興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識，因地制宜地加快信息化構建。

三、結論

綜上所述，伴隨著社會的快速發展以及科學技術的提升，信息化技術也得到了普及，這在很大程度上解決了事業單位檔案管理存在的問題，進而與當代社會的發展相適應。