醫院檔案管理存在的問題與措施分析

文/濰坊市婦幼保健院 秦婷 李松強

檔案是醫院寶貴的資源和財富，醫院檔案既包括臨床醫學診斷、治療和護理資料（病例），也包括醫院的各項基礎設施建設、醫療設備、財務及人力資源管理等重要的原始資料信息，對醫院的管理和發展具有不可或缺的重要作用，尤其是病歷檔案資料，可對后續的臨床診斷、治療及護理方式方法的研究提供重要的參考和借鑒。在信息技術快速發展的條件下，醫院的檔案管理信息化建設實現了快速發展，對提高醫院管理水平、推動醫院的建設和發展，發揮了重要作用。但是目前醫院檔案管理還存在著檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質不高、信息化建設程度低等問題。本文對此進行分析并提出相應的對策措施，以此推動醫院檔案管理的健康發展。

一、醫院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作規章制度不健全。制度建設是加強醫院檔案管理的重要前提，只有健全和完善檔案管理規章制度，才能確保醫院檔案管理工作全面有效開展，發揮檔案在臨床醫療及醫院管理工作中的重要作用。但是現階段醫院檔案管理制度不健全、不完善的現象比較普遍，主要表現在醫院檔案管理的形式化比較嚴重，以應付有關部門的檢查評比為目的。有些醫院沒有建立檔案管理制度，來設置檔案管理部門，各種檔案主要依靠相關科室和部門進行管理。而有些醫院雖然設立了檔案管理機構，但是缺乏有效的規章制度和管理手段，實用性不強。醫院檔案管理缺乏完善的管理制度，直接導致醫院檔案管理混亂、利用率比較低、檔案質量下降、甚至出現嚴重的醫患和護患糾紛，使醫院的檔案管理無法滿足醫院的建設和發展需求。

（二）領導重視程度不夠，檔案管理人員素質不高。醫院的檔案管理是一項專業性很強的工作，檔案管理人員既要有專業技術知識，也要具有強烈的責任心和使命感，但是目前醫院的檔案管理工作并沒有引起領導的足夠重視，視檔案管理為附屬工作，將不具備檔案管理專業技術知識的年老體弱人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理工作滯后，阻礙了醫院的建設和發展。檔案管理人員缺乏管理知識，素質較低，責任心不強，無法對醫院的檔案實施科學和有效的管理，導致檔案管理混亂和丟失。在檔案管理工作中敷衍了事、不如實認真填寫檔案信息資料、檔案信息不完整、借閱手續不健全、借閱檔案不按時歸還等現象比較普遍，有時甚至會造成檔案缺損或丟失，致使檔案信息資料不全、檔案資料缺乏連續性和權威性，使醫院各職能管理部門、醫務人員以及患者無法調閱或查詢完整的檔案資料，這是造成當前醫患糾紛、護患糾紛的主要因素。同時，檔案管理人員的素質不高還體現在醫院檔案數字化管理方面。近年來，各級各類醫院普遍開展了檔案管理的信息化建設，但由于管理人員不具備應有的專業技能及必備的計算機基礎知識和實際應用能力，檔案的信息化管理作用無法得到有效發揮。

（三）檔案管理的信息化建設不完善。隨著信息技術的發展，醫院的檔案管理也基本實現了信息化，但是就目前總體發展水平而言，醫院檔案管理的信息化建設還不夠完善，其主要原因是領導對檔案管理的信息化建設的重視程度不夠，片面地認為各部門和崗位配備上電腦，使用電腦辦公并將各種信息資料存儲于電腦之中即完成了檔案的信息化管理，殊不知這是一種對檔案信息化管理的誤解，致使醫院的檔案信息化管理建設進程緩慢，硬件設施落后，無法適應現階段檔案管理的信息化建設需求，檔案管理的重要作用也無法得到充分和有效的發揮。醫院檔案管理信息化建設不完善的另一種表現在于各科室的臨床診斷、治療和護理治療以及患者的病例治療不能及時上傳到檔案管理部門進行統一歸檔管理，有時發生計算機系統故障造成檔案資料丟失現象。同時，檔案管理人員的年齡偏大、檔案管理專業技術知識、計算機基礎知識和操作技能缺乏也無法適應檔案信息化建設和管理的需求。

二、強化醫院檔案管理的對策措施

（一）建立和完善醫院檔案管理工作制度。制度是執行各項工作的重要保證，建立和完善檔案管理制度是醫院開展檔案管理工作的前提，只有制定完善的檔案管理規章制度并認真遵守，才能確保檔案管理職能的有效發揮，促進檔案管理工作的有序開展。第一，應以《檔案法》為依據，建立適合本醫院實際情況的檔案管理制度，主要包括：檔案管理員崗位責任制，檔案歸集、整理、保管、借（查）閱制度，檔案保密級別鑒定、審批借（查）閱權限限制等項檔案管理和使用的規章制度。第二，隨著醫院檔案管理的信息化建設，電子檔案已經成為檔案管理的重要組成部分，電子檔案具有特殊性，因此應制定專門的有針對性的管理制度，確保電子檔案管理的有效性。檔案管理制度不僅要全面系統，覆蓋檔案管理工作全過程，同時要具有實用性和可操作性，對檔案管理發揮重要的指導作用，而最重要的是要嚴格按照規章制度執行，任何人不得超越。

（二）提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員的素質是醫院檔案管理的關鍵，因此要全面提高檔案管理人員的政治素質、思想素質和業務素質，提高檔案管理的有效性。第一，提高醫院領導對檔案管理工作的認識，改變傳統的檔案管理工作觀念，將檔案管理列為醫院的主要科室（部門）之一，將檔案管理作為醫院的一項重要工作全面抓好落實，促進檔案管理工作的有效開展。第二，全面提高檔案管理人員的政治素質、思想素質和業務素質，使其熱愛檔案管理工作，通過自我學習和組織培訓活動，提高檔案管理水平和管理能力，尤其是通過學習，提高檔案管理人員的計算機基礎知識和應用技術，提高信息技術條件下檔案管理和應用能力。第三，創新檔案管理理念，增強醫院領導和檔案管理人員的檔案管理意識，強化檔案管理的責任感、使命感和服務意識，提升檔案管理工作服務醫院發展建設的能力。

（三）強化醫院檔案管理的信息化建設。隨著現代信息技術的發展，醫院要進一步強化檔案管理的信息化建設，做好信息技術條件下的檔案管理工作。第一，強化檔案管理平臺建設，目前各級各類醫院基本實現了幫工系統和數據傳輸的自動化，各科室、各部門所形成的數字化檔案資料實現了實時傳送，因此應建立和完善數字化檔案管理平臺，對各種數字檔案進行實時采集和歸檔管理，保持數字化檔案連續性和完整性。第二，定期對檔案管理的硬件設備進行技術升級，保證檔案管理信息化建設硬件技術的先進性、管理的有效性和硬件設施的可擴充性。第三，合理設置數字化檔案的借（查）閱審批和訪問權限，登錄和訪問密碼按照“機密”級別進行管理，強化安全管理措施，確保數字化檔案的安全。第四，加強對檔案管理人員的計算機基礎知識和應用技能等方面的專業技術培訓，提升檔案管理人員的現代化信息技術處理能力，有效提升數字化檔案的利用效率。第五，做好數字檔案的備份管理，定期對備份檔案的保存情況進行檢查，保證數字檔案的有效性。在保管好數字檔案的同時，要及時收集紙質檔案并做好歸檔工作，實施紙質檔案與數字化檔案的并行管理。

（四）做好檔案的轉化工作。醫院檔案是醫院在臨床醫療和管理工作中形成的寶貴資料，應做永久性保存。對過去所形成的紙質檔案，在檔案信息技術管理系統建成之后，要有計劃、有步驟地將其轉化為數字檔案，以便于保管、查閱和開發利用。

三、結語

醫院的檔案管理是醫院全面管理工作中不可或缺的重要環節，全面加強檔案管理，對檔案資源進行合理開發和有效利用，對促進醫院的發展具有重要意義。在檔案管理工作中，既要有各級領導的重視，又要有各部門、各單位的大力支持和積極配合，同時也要有檔案管理人員的積極努力和認真負責，以此促進檔案管理與各項管理工作的協同發展。