基于大數據的醫院聲像檔案管理與實踐

文/新民市人民醫院 王北雁

特殊載體檔案是以圖像、聲音等非文字手段為表述形式，以磁帶、磁盤、膠片等非紙質材料為載體的檔案。聲像檔案作為特殊載體檔案的一種，在醫院的管理中起到舉足輕重的作用，聲像檔案與傳統紙質檔案在制成材料和信息存儲等方面大相迥異，管理方式也有很大的特殊性。大數據時代給聲像檔案的管理帶來全新的變革，促使我們尋找新的保存、傳播和利用的方式與方法。

一、醫院聲像檔案的特點

（一）紀實性特點。醫院聲像檔案是拍攝錄制醫院活動中的重大醫療活動和科研技術等內容過程中形成的具有保存價值的照片、錄音帶和錄像帶等。它把當時的環境和氣氛如實地攝錄下來，給人真實可信的印象。

（二）直感性特點。醫院聲像檔案把醫院社會活動直觀鮮明地呈現出來，彌補紙質材料的缺憾，其佐證價值是不可替代的。

（三）易損性和可讀性差。聲像檔案的載體材料容易受光、熱、濕和污染物等因素影響，對保管條件要求較高，聲像檔案會隨載體的損壞消失，大多數聲像檔案需要經過專業的硬件設備轉換后才能讀取。

二、基層醫院聲像檔案管理現狀

（一）醫院聲像檔案收集整理不規范。長期以來，由于意識不強、管理經驗不足等問題，有些醫院的聲像檔案管理還存在“坐等上門”的思想，不能積極主動地去收集，整理也不夠規范。例如，有些陳年的老照片，由于沒有保存好相關的底片，也沒有擬寫相關匹配的文字說明，根本無法認知，這給聲像檔案的保存利用帶來很大麻煩，導致聲像檔案的利用率大打折扣。同時，還存在醫院各個科室各司其職的現象，大多數臨床科室自己配有數碼相機、錄像機等，在進行科研學術會議時，拍攝錄制的聲像檔案材料不能及時移交檔案管理部門，也未對聲像資料進行相關的整理，比如，拍攝時間、參加人物、地點等沒有及時備注，過一段時間拍攝者本人也無法還原當時情景，記憶消失，在人事關系發生調動流動時，有些人員由于種種原因調離崗位，將聲像檔案帶走，造成聲像檔案的丟失。

（二）醫院聲像檔案歸檔范圍不明確。醫院聲像檔案除了收集整理方面不規范之外，還存在不能厘清聲像檔案的歸檔范圍和歸檔要求的問題，也沒有針對自身實際制定相關的歸檔制度，有的單位雖然制定了本單位的聲像檔案歸檔制度，但沒能將歸檔制度真正落實到工作實際中，導致聲像檔案歸檔質量不高，影響醫院聲像檔案管理的進程。

（三）醫院聲像檔案的數字化建設緩慢。很多醫院由于資金等方面的制約，沒有專門的檔案管理系統軟件，也沒有建立獨立的聲像檔案檢索數據庫，保存聲像檔案的庫房條件不達標，導致醫院老照片已經發黃、破損甚至失真，錄音、錄像檔案無法正常讀取，很難完好地再現醫院歷史。

（四）醫院檔案管理員的素質有待提升。據調查，許多縣級醫院沒有專門的檔案室（館），平時聲像檔案的收集都是由兼職人員完成，很多聲像檔案分布在不同的科室，有的醫院設立了專門的檔案員，但是很多檔案員不熟悉聲像檔案的管理流程，缺乏相關的檔案理論知識和計算機知識，一般是“坐等上門”，缺少主動、創新精神。

三、基于大數據的醫院聲像檔案管理的解決對策

（一）提高思想站位，集中統一管理。首先，聲像檔案的收集范圍很廣泛，主要包括記錄醫院主要職能活動的重大工作成果的照片、錄音、錄像；記錄醫院重點工程、著名人物等的照片、錄像等；收集要求方面，對于內容相同但出現重復的聲像檔案和有真偽疑義的聲像檔案，應該本著“去偽存真”的原則，并選擇其中影像清楚、主題特色鮮明、未經修飾的“原滋原味”聲像材料進行存檔。其次，還可以通過各種方式多方擴大收集渠道，比如可以向個人無償或有償收集；復制較為珍貴的錄音、錄像材料等，檔案部門應當提高思想站位，加強與各部門的通力協作，可以全程介入醫院各種重大活動中，配合活動深入現場并跟蹤拍攝。通過自拍、自錄，有計劃、有步驟地統一集中積累聲像檔案。

（二）遵循檔案整理原則，科學規范化管理。原則上，聲像檔案以年度進行收集歸檔，本年度內的照片檔案，一般按照全宗內的保管期限-年度-問題進行分類，保管期限代碼可以用1，2，3或者Y，C，D對應代表永久、長期、短期。對于特殊的補交的隔年存檔的聲像材料可采取“保管期限-問題-年度”進行分類，分類方式要遵循全宗內的聲像檔案材料的生命周期理論，分類方式保持前后一致。照片檔案的排列一般按問題、時間和重要程度進行，在分類方案的最低一級類目中完成，照片號一般由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼和張號組成。對于錄音、錄像檔案應進行分類與編目，在同一全宗內，一般使用內容分類法。即把反映同一內容的錄音、錄像檔案歸為一類，同類材料再按歸檔實踐編流水號，同一內容的錄音帶、錄像帶劃分為一個保管單位。歸檔的錄音帶、錄像帶應貼上標簽，錄音帶盒上需標注編號、檔號、講話人姓名、職務、內容和錄制時間、密級等等。

（三）構建適合醫院聲像檔案數據庫管理系統。隨著大數據技術的普及，醫院聲像檔案的種類與數量不斷增加，提高聲像檔案工作管理整體水平迫切需要建立聲像檔案數據庫，數據庫可以實現計算機檢索、實現所有聲像檔案的全復制和雙套制。做好新形成數碼聲像檔案的收集工作和傳統紙質照片的數字化工作，是構建聲像檔案數據庫的基礎。本著“整理簡化、檢索深化”的原則，做好數字化聲像檔案的鑒定、整理工作，保證聲像檔案真實性、完整性、有效性，并按照《聲像檔案管理規則》《中華人民共和國檔案管理辦法》對應歸檔數碼聲像檔案進行分類、整理、編號、擬寫文件名、照片文字說明(包括時間、地點、人物、事由等)，完成歸檔工作。然后將數字化歸檔的聲像檔案的信息資料記錄進聲像檔案子信息管理系統，聲像檔案的收集、整理、管理與利用可以通過檔案管理系統軟件完成，得以實現聲像檔案的全文數字化檢索。

（四）適當嵌入大數據、區塊鏈、云計算新型技術。區塊鏈、云計算等新型技術的嵌入，必定給聲像檔案管理帶來廣闊的發展空間?！?018年中國區塊鏈產業發展白皮書》曾指出，數字中國建設的重要支撐之一就是區塊鏈技術。區塊鏈技術已經日益滲透到各行各業的發展中，比如，騰訊公司就曾經在稅務、財政、金融、公益等相關領域進行區塊鏈技術的探索與實踐，并取得相關成效。一般來說，區塊鏈系統的結構大致分為應用層、合約層、激勵層、共識層、網絡層和數據層等幾個模塊，將區塊鏈技術嵌入檔案信息管理系統中，能夠迅速建立起以全部館藏檔案資源庫為核心的管理系統，檔案工作者可以在現有的顯性知識和隱性知識上進行深入挖掘和分析，整合館藏檔案信息資源，實現“一站式”高效信息檢索服務。云計算背景下，顯然數據只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服務器中，用戶可以很方便地查詢和使用，另外，用戶在使用云端設備的過程中，不用安裝或者升級電腦中的軟件，云端對于這些并沒有指定的要求，用戶只需要打開瀏覽器，就可以方便地享用云端提供的各項服務。用戶既可以通過手機、PAD來查詢，也可以通過普通電腦來查詢和使用。

（五）提高醫院檔案管理人員的綜合素質。首先，醫院相關領導應該在政策等方面給予檔案工作者傾斜、支持和鼓勵，配備專職聲像檔案管理員，打造高素質的檔案工作者團隊。聲像檔案管理工作者要不斷提高檔案意識和服務意識，不斷用檔案學學科知識和計算機學科知識豐富自己，掌握現代化的聲像檔案管理新技能，學習更多的計算機知識，實現館藏聲像檔案數字化，構建聲像檔案信息資源共建共享與利用，滿足更多查詢者的多樣化的利用需求，提升醫院聲像檔案的規范化管理，發揮聲像檔案應有的價值。其次，可以通過定期組織業務技能培訓和檔案繼續教育活動，邀請外面的檔案專家來院講座等方式，增強檔案管理員的自身素質，或者將檔案管理工作與年終績效考核相掛鉤，激勵他們的積極性，增強其使命感和責任感，確保聲像檔案萬無一失。

（六）改善聲像檔案的物理保管環境。為了延長聲像檔案的壽命，醫院應盡量增加庫房改造，爭取經費滿足聲像檔案庫房條件和防火、防光、防蟲、防潮、防霉菌及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，聲像檔案的庫房建設應當遵照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）的規定。庫房內配備機械過濾器和空調等設施，定期進行殺菌、消毒處理，確保聲像檔案恒溫、恒濕保存，貯存環境如果新刷油漆，一般在3個月內投入使用，歸檔保存的錄音、錄像檔案，未經鑒定和批準，任何人不得私自清洗和消磁。

四、結語

綜上所述，大數據時代，聲像檔案的規范化管理對于提高醫院的管理水平具有積極意義。在聲像檔案管理工作中，我們應該充分認識到自身存在的不足，醫院聲像檔案的數字化是擺在每名檔案工作者面前一個長期艱巨的任務，需要經歷不斷改進與完善的過程，并構建制度“政策保障-軟硬件保障-人員團隊保障”三位一體的科學策略，從而更好地為人民服務。