高校檔案管理數字化建設問題研究

文/鄂州職業大學 陳祎凡 趙慧娟

檔案管理是高校工作體系中不可或缺的重要組成部分。檔案是人們在社會各項實踐中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有查閱價值。而高校檔案是高校師生在教學、科研、基本建設、交流合作等過程中產生的，對于學校的發展具有很高的信息價值。高校作為社會教育服務性組織，要提高社會服務質量，完善社會服務功能，其中檔案管理工作起到了至關重要的作用。高校的檔案管理在傳統管理模式下，工作形式表現出單一性，面對面檔案服務已不能適應現代社會的發展。在網絡信息化社會，高校要最大限度地表現檔案的利用價值，實現異地、準確、快捷的檔案服務，進一步推動檔案數字化建設工作極為必要和緊迫。

一、高校檔案數字化建設的意義

檔案數字化是利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術以及存儲技術等高新技術，把紙張、照片、磁盤、光盤、磁帶等各種載體的高校檔案資源轉化為數字化的檔案信息，是以數字化的形式存儲，運用網絡平臺將檔案信息進行相互連接，并結合計算機系統進行有效管理。積極開展檔案數字化建設能極大程度推動高校的全面發展，使高校的管理質量得到全面提升，更好地體現高校檔案的社會服務功能。

二、高校檔案數字化建設存在的主要問題

（一）高校內部單位對檔案數字化建設工作認識不足。在高校內部有些單位存在著對檔案管理數字化建設工作認識不深刻的情況，對于檔案工作重視程度不高，有些部門管理人員認為檔案管理工作并非本部門的職能工作，是屬于校檔案館或校檔案室的工作，校內部門工作與檔案工作實際結合不緊密，缺少關聯性，導致部分高校出現檔案數字化建設工作推動滯后于校內其他工作的問題。

（二）高校檔案管理數字化建設資金投入不足。高校檔案數字化建設，不僅需要在一定的工作實踐基礎上，還需要充足的經費投入。隨著我國各大高校不斷擴大、擴建、擴招，高校產生的檔案數量逐年增加、種類繁多，這對檔案數字化建設帶來了一定的難度。這些工作需要投入大量的人力和物力才能規范化地完成，其中物力就包括配置先進的科技設備、設施。但當前高校對檔案管理的投入資金不足以滿足這些設備、設施的齊全配置。除此以外，還需要對它們進行后期維護和升級，而這些都需要充足的資金作為有力的保障。目前高校在檔案數字化建設的資金投入主要是在設備、設施、軟件的購置方面，而在系統維護、系統升級和檔案管理軟件開發方面的投入明顯不足。因此，資金投入不足的問題在一定程度上影響了高校檔案管理數字化建設的工作進度和質量，直接導致有些高校缺少較高標準的檔案管理數字化運行條件，從而在一定程度上影響了檔案管理數字化建設的水平。

（三）各地高校檔案數字化建設工作存在差異。我國高校分布在不同的區域，各區域高校并不是統一成立和發展的，在辦學歷史、規模、投入等方面都存在著差距，校與校之間在檔案管理目標、管理制度、人才儲備、技術水平、設備應用等方面也存在一定的差距，這就導致各地高校檔案數字化建設工作存在差異性。比如經濟較發達地區的高校檔案數字化建設工作有起步早、理念新、建設快、成績顯著、技術成熟等優勢。

（四）數字化檔案信息安全存在管理風險。從檔案的安全角度出發，傳統的檔案管理只是在實物檔案管理上做到人、物、技術三方面的防護就可以保證檔案的安全。隨著檔案數字化建設，高校檔案信息的電子數據規模劇增，從檔案信息采集到檔案信息存儲管理的過程中，檔案數字信息安全方面存在著三個風險的可能性。第一，有遭受網絡黑客侵入風險的可能性。高校檔案數字化建設過程中，會建立檔案管理數據庫，并通過網絡進行數據連接，黑客會利用計算機網絡技術對高校檔案管理網站進行非法侵入，進入檔案數據庫，并涉及個人隱私，這成為了高校檔案網絡系統管理人員面對的一大難題。第二，有檔案數據存儲風險的可能性。高校內部各單位對自身部門產生的檔案數據存儲空間是有限的，一些部門使用第三方商業數據管理平臺作為部門電子信息數據的暫存空間。然而，檔案數據的使用權與數據平臺的操控權是完全分開的，這樣一來，檔案信息失去了安全保障。另外，這些第三方大數據管理平臺因用戶和信息資源高度集中，也十分容易成為黑客攻擊的目標，產生了數據存儲的安全風險。第三，電子設備使用壽命較短導致檔案信息流失，造成檔案信息的損失。

（五）檔案管理團隊建設問題。高效的檔案管理團隊是高校檔案數字化建設的保障，目前部分高校檔案管理團隊存在著管理人員年齡大、專業性弱的問題，高校中缺乏既具備基本的檔案操作技術和職業素養，又具備計算機應用能力的人才，現有的管理團隊對于新時代高校所面臨的檔案管理工作的挑戰難以應付，這也是各高校檔案管理數字化建設水平不一致的主要原因之一。

三、高校檔案數字化建設的有效措施

（一）加大宣傳力度。高校需要進一步提高各部門管理人員對檔案數字化建設的認識，使其深入了解檔案數字化建設的工作目的，熟悉檔案數字化建設的工作需求，將檔案數字化建設列入部門的日常工作中。

（二）不斷提升對檔案數字化建設的專項資金投入。高校檔案管理部門要積極做好檔案管理財務預算，必須將檔案數字化建設工作預算作為一項重要的專項支出預算。充足的經費支持，是高校檔案數字化建設中電子設備、設施、軟件等更新、維護和升級的重要保障。

（三）建設規范化的檔案數字化管理體系。高校要想提高檔案管理工作效率，且正常、持續開展檔案數字化工作，建立規范化的檔案數字化管理體系是必不可少的。檔案數字化管理體系應該包括檔案數字化工作流程的規范、機密檔案管理、數字化檔案管理規章制度建設等。

（四）建立檔案管理的數字安全保障系統。高校檔案數字化建設最大的影響就是使得檔案管理呈現數字化的管理方式，但是這種方式非常容易受到來自網絡的攻擊，數字安全是高校檔案數字化建設工作面臨的較大挑戰。數字信息的安全單靠軟件防護是遠遠不夠的，必須要以法律為導向，信息技術為保障，提高安全管理意識，做好網絡、服務器、存儲系統、系統軟件的安全防范工作。在檔案管理數字安全方面，應采取以下三個措施：第一，將高校檔案管理的物理安全風險最小化，對檔案系統設備進行日常保護，專人管理，防止因設備損壞或丟失對檔案造成安全方面的威脅。第二，有效防止黑客的非法訪問，必須選擇安全系數高的檔案管理軟件，并時時監測軟件的使用狀態。比如，日常要做好防火墻的訪問防范工作，提升網絡的安全防護工作水平。第三，在保證檔案積極利用服務的同時，確保檔案管理服務終端的安全，特別是在網絡搜索和下載檔案方面的安全。例如，建立數字化管理系統平臺，校內師生通過注冊用戶方式進入檔案查詢平臺，能夠查閱檔案資料并下載、打印，實現資源共享，提高了檔案服務效率。校外人員可以通過網絡委托方式查閱所需檔案資料。對保密級別較高的檔案資料，務必要保證它們的安全性，需要通過對管理系統實施維護、安全升級等有效的管理措施，防止機密檔案資料的泄露。

（五）加強檔案工作交流與合作。根據調查研究發現，我國較發達的地區在檔案數字化建設方面具有一定的優勢，高校可以通過檔案文化交流與合作，學習先進的管理理念、現代信息技術在檔案工作中的實際應用等。首先，需要加強校際合作與交流，提高本校的檔案數字化建設質量，盡可能縮小與高標準高校在檔案管理工作方面的差距。其次，高校要積極參加高層次檔案交流平臺組織的活動，比如檔案專業學術交流。最后，高校要積極與上級檔案管理部門溝通，及時得到上級檔案管理組織的業務指導。

（六）創建專業檔案管理團隊。首先，高校要重視檔案人才引進工作。高校在引進人才標準方面要充分考慮高校檔案事業的發展和檔案數字化建設工作的實際要求，不能只看應聘人員的學歷和專業條件，計算機應用能力也要列入檔案管理人員的錄用必要條件之內。其次，高校要重視檔案人才持續培養工作，有效地保障檔案數字建設工作的持續進行。高校需要定期對現有檔案管理團隊成員進行思維能力、創新能力、專業技能和計算機技術應用能力的培訓，培訓的內容除了各類檔案的收集、整理編目、審核、鑒定、保管、利用服務、統計分析、掃描加工、庫房管理等應用業務以外，還應包括數字化加工服務、格式化轉化服務、檔案數字化工作流程等在檔案數字化建設工作中常用的操作技術和操作規范。創建專業的檔案管理團隊，能夠為高校檔案管理數字化奠定堅實基礎。

四、結束語

綜上所述，高校應進一步加大對檔案數字化建設的宣傳力度，提升對檔案管理數字化建設的認知程度，逐步增加在檔案管理數字化建設方面的專項資金投入，形成規范、科學的管理體系，強化檔案管理的安全性，重視檔案管理團隊培養從而更好地促進檔案數字化建設工作的開展。