大數據背景下的高職院校檔案管理工作研究

文/湖南食品藥品職業學院 廖建兵

高校檔案是高校開展各項工作、從事各項活動的原始記錄，真實地記錄高校在科學研究、教育教學、辦學規模、師資、招生等方面的真實情況。高校檔案材料對高校在今后的發展、重大決策的制定等方面具有重要的參考價值，也是教育部門評估高校辦學質量的重要依據，對高校的長遠發展具有重要的歷史意義。鑒于高校檔案的重要性，其作用也日漸突出。目前，隨著信息網絡技術的快速發展，信息化技術和信息化觀念的普及，信息化管理技術應用于社會各行各業，其中高校檔案管理工作也逐步走向信息化。很多高校在檔案信息化管理方面做了大量的工作，現代化的辦公設備、數字化管理應用軟件及配套設施都已建設好并投入使用。但是，一些高職院校雖然得到了較好的發展，辦學規模也越來越大，但檔案管理工作還比較落后，與大數據背景下社會信息化水平相比存在很大的差距，有很多問題亟待解決。

一、高職院校檔案管理工作的現狀

（一）對檔案工作認識不足，不夠重視。無論是學校領導、教職員工，還是檔案管理工作者，都認為檔案管理部門就是簡單地將學校各行政管理部門的文書資料進行收集、分類、整理、歸檔，沒有真正認識到檔案管理的價值。隨著國家政策對職業教育的大力支持，很多高職院校都得到了前所未有的發展。在辦學場地、辦學規模、教育教學、師資、科研等方面都得到了很好發展，但是學校檔案管理工作還沒有得到領導的重視，未將檔案建設列入議事日程，在這方面的資金投入不足，造成檔案管理工作在場地、人力、辦公設備等方面資源不足，檔案管理工作不能有效開展。

（二）缺少檔案管理制度及績效管理機制。現在很多高校意識到檔案管理的重要性，建立并完善了良好的檔案管理制度，但是一些高職院校由于歷史原因，對檔案管理工作認識不足，有些還缺少相應的檔案管理制度，有些雖建立了一些制度，但也不完善。而且在實際工作中，由于檔案管理工作不受重視，有些檔案管理制度沒有順利執行，或執行不到位、執行力度不夠，也沒有監管機制，造成檔案管理工作可有可無，工作人員沒有積極性，工作很被動。學校直接產生檔案資料的各二級管理部門對檔案制度缺乏統一認識，在立檔、歸檔方面沒有統一標準，不及時遞交材料。在檔案材料的收集、整理、歸檔方面，有時甚至出現一些重要檔案資料的缺失，檔案資料整理混亂，難以發揮檔案的服務作用。

（三）檔案管理工作人員專業性不足，服務理念不強。在高職院校，由于對檔案管理工作的認識不足以及對檔案管理工作的不重視，學校在以往的人事招聘中很少招聘檔案管理相關專業人員，檔案管理工作者絕大部分都是非檔案專業人員，有些還身兼數職，流動性較高，專業素養不高。學校對檔案管理工作者也缺乏系統的專業培訓，造成工作者對其工作的重要性認識不足，工作積極性不高，服務意識不強。

（四）檔案管理方式落后，信息化管理水平低。社會信息技術快速發展的今天，隨著“互聯網+”“大數據”時代的到來，信息化技術及信息化理念的普及，信息化管理在社會各行各業中都得到了應用。目前，一些高職院校各部門辦公條件都得到了改善，基本都配備了信息化的辦公設備，學校行政辦公、教師教學、學生管理、后勤保障等很多管理工作都逐步走向信息化。但是高職院校的檔案管理部門還是以人工操作為主，配備的計算機主要用于文件及卷宗的編制、檢索等基礎性工作，檔案資料的存儲還是以紙質為主，信息化程度不高，管理方式比較落后，造成檔案管理工作效率不高。隨著學校的快速發展，傳統的紙質檔案管理模式越來越不符合時代要求，滿足不了學校的發展，而且紙質文書不易保存，容易造成文件的損壞或丟失。

二、大數據背景下高職院校檔案管理的措施

（一）轉變觀念，開展檔案業務學習，提高全校教職員工對檔案工作的認識。學校管理工作的一個重要組成部分就是檔案管理工作，要改變檔案管理工作的現狀，首先要從學校領導到每一位教職員工都轉變觀念，重視檔案管理工作。學校領導重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入議事日程，并加強對檔案管理工作的領導和監督，制定相應的檔案管理制度以及對檔案管理工作的監管制度，定期聽取檔案部門的各項工作匯報，加大資金投入，從長遠發展做出規劃，嚴格遵照國家檔案局、建設部、發改委聯合制定的《檔案館建設標準（建標103-2008）》的相關要求，結合學校的實際情況，合理布局，滿足檔案工作的環境和場地需求，實行辦公室、庫房、借閱室三室分開。同時要加強宣傳、培訓，舉辦檔案知識專題講座，使全校教職員工熟悉檔案知識，認識到檔案管理工作的重要性，營造人人都積極參與到檔案建設工作中的良好氛圍。

（二）建立健全檔案管理制度，加大執行力度。學校檔案為了更好地服務學校，在管理上應按照國家檔案的相關法律法規，根據學校實際情況，建立一套健全的檔案管理制度。如建立部門立卷歸檔制度，明確歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等。這一制度既是立卷部門開展材料歸檔工作的基本規范，也是檔案部門督促、檢查立卷工作的依據。該制度的制訂以及執行情況直接關系到檔案資料的完整性、系統性以及檔案工作的效率及質量。如建立檔案管理軟件操作制度，制度應明確規定檔案管理軟件操作人員職責、操作規程和要求等。只有建立一套健全的檔案管理制度，才能使檔案管理工作制度化、標準化、規范化、科學化，才能在全校范圍內，形成自上而下、統一協調、權責清晰、管理明確、全員參與的良好局面，才能使檔案管理工作跟上時代步伐獲得可持續發展。

（三）培養檔案人員綜合素質，提高服務意識。檔案管理工作需要專業知識極強的人員勝任，工作人員應具備檔案學背景以及良好的職業道德和專業素養。為了學校檔案管理工作的有效開展，學校應對現有工作人員進行檔案管理系統化培訓，使他們充分認識到自己工作崗位的重要性，明確崗位職責，對檔案資料及時檢測、整理、歸檔和維護，確保檔案工作的質量。同時，隨著“互聯網+”“大數據”時代的到來，傳統檔案管理模式已滿足不了學校的發展要求，信息化管理在檔案管理中將占主導地位，所以對工作人員應定期開展相應的信息化學習培訓。為了滿足學校檔案管理信息化的需求，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理工作效率，工作人員應掌握現代信息科學技術、計算機專業知識等，實現檔案的數字化管理，所以學校人事部門應根據檔案部門的實際情況，積極引進具有檔案學背景、計算機與網絡應用以及具有中文、歷史等專業背景的管理人才，對他們進行崗前培訓，逐步形成一支結構合理的專業檔案管理工作隊伍，不斷提高檔案管理水平和服務水平。

（四）構建數字化檔案館，加強檔案工作信息化建設。伴隨著大數據時代的來臨，人們生活的各個方面融入了數字化概念，管理模式和思維方式也有所改變。建立數字化檔案，已成為檔案管理工作的趨勢。高職院校也應把“構建數字化檔案”列入議事日程。為順利完成這一工程，學校應制定數字化工作方案，購買數字化設備，結合學校信息化建設及辦公自動化系統實際情況，落實電子文件與紙質文件同時歸檔制度，加大電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規范電子檔案的收集、整理、歸檔。同時逐步推進對紙質檔案數字化處理，完成全部館藏檔案的數字化錄入工作，構建數字檔案館，實現檔案的數字化管理。

（五）加強檔案信息安全防護。隨著信息化的建設，高校檔案管理工作也進入網絡化、快速化、線上化，網絡安全建設尤其重要。高校檔案包含個人信息、教育教學、科學研究、重大決策、招生就業等重要信息，因此學校檔案信息安全保障是一項重要的工作。網絡信息化時代，信息安全保障工作更是一項復雜、重要的工程，涉及信息防范、網絡監控、平臺安全隱患的排查以及漏洞彌補等一系列工作。高校可以定期備份學校檔案管理系統中的數據，構建數字防火墻，從源頭上防止個人信息及學校重要信息的泄露。同時，社會個體在請求查詢檔案信息時，學校應了解其查詢目的并告知查詢檔案時應遵守相關規定，否則按要求承擔相應責任，防止個體泄露檔案信息。

三、結語

在新形勢下，檔案管理工作在學校管理中顯得越來越重要。檔案管理工作者應抓住時代機遇，解決工作中存在的問題。同時學校領導要重視檔案工作，投入足夠的資金，完善信息基礎設施的建設，加強對管理人員的專題培訓及專業人才的引進，為學校檔案的信息化建設及可持續發展提供有力保障。