如何做好特殊資金管理

王靜

摘 要 在企業的日常運行中，特殊資金往往因為業務發生頻率較低容易被忽視。本文從特殊資金的定義及重要性、職責分工、管理措施和注意事項四個方面，闡述如何做好特殊資金管理，以期提高對特殊資金的認識，提高特殊資金管理水平。

關鍵詞 特殊資金 管理 內部控制

一、特殊資金的定義及重要性

《關于開展中央企業“小金庫”專項治理工作的通知》（國資發評價〔2010〕107號）出臺后，經過“小金庫”治理發現，很多企業存在特殊資金（資產）。

《關于加強中央企業特殊資金（資產）管理的通知》（國資發評價〔2012〕6號）中對特殊資金（資產）的范圍作了詳細的界定。企業通常涉及的主要有以下幾項，即工會經費、黨團經費、年金、實行行業管理尚未移交社保部門的社會保險資金、企業雖不擁有所有權但承擔資金安全管理責任的資金，以及企業所有但尚未并表的各類資金。

特殊資金種類較多，管理責任分散，業務發生頻率較低，容易被忽視。一方面，如果管理不到位，特殊資金就容易變成“小金庫”或者被用來進行高風險投資，甚至被挪用;另一方面，特殊資金作為審計重點關注事項，幾乎成為了必審嚴查項目。所以，企業從上至下一定要提高對特殊資金的認識，將特殊資金的安全重視起來。

二、特殊資金管理職責分工

在以前，特殊資金往往在一個部門運作，開展業務組織活動的部門也是進行收支的部門，只不過經過部門里多個崗位的審批才能完成。

現在，從內部控制的角度出發，特殊資金的管理應當在明確管理架構的前提下，采取不相容崗位分離的原則，可以將事權和財權進行分離，達到相互牽制，專業規范管理的目的。

明確特殊資金管理架構，是為了明確責任主體和各部門職責。

特殊資金的管理機構是責任主體，其法定代表人或負責人為第一責任人。例如，工會經費責任主體是工會，黨團經費責任主體是黨建部門，年金、實行行業管理尚未移交社保部門的社會保險資金責任主體是人力資源部門，其他各類特殊資金根據法律關系及資金權屬確定責任主體。

責任主體負責事權方面，對特殊資金經濟業務活動的真實性、合法性、合規性負責。組織制定并頒布本類特殊資金財務管理制度，組織編制、審定、控制和執行分析特殊資金年度預算，通過資金管理系統監控特殊資金賬戶收、支、余額情況，按照制度規定履行特殊資金收支審批程序，提供真實、完整、合法的原始憑證給財務部門進行會計核算，負責簽署特殊資金財務報告，負責特殊資金實物資產管理（現金除外），對本類特殊資金財務管理負最終責任。

財務部門負責財權方面，對特殊資金現金流管控、會計處理的專業性和規范性負責。協助責任主體制定特殊資金財務管理制度，將特殊資金賬戶納入資金監控系統，對特殊資金銀行賬戶、貨幣資金及印鑒進行日常管理，審核責任主體提供的原始憑證，并按照國家和該類特殊資金會計制度進行會計核算，對特殊資金收付的合規性進行審核并辦理收支，編制特殊資金財務報告，進行固定資產價值管理，進行現金實物管理。

三、如何做好特殊資金管理

（一）機構合理配置

以前由一個部門運作的特殊資金，按照以上的管理職責分工需要移交的，應做好移交工作。要明確交接基準日，移交方完成基準日前的賬務處理資金收付等工作，移交資料應由雙方簽字確認，還可以經過審計部門審計以明確責任。

除了將特殊資金按事權財權分離進行部門分工而外，部門內部也要按照不相容崗位分離的原則配置，不能由一人辦理業務全過程，將授權、簽發、核準、執行、記錄人員分開，還要進行必要的親屬回避。

（二）完善制度，規范流程，加強內部控制

應該在符合國家規定的基礎上，制訂特殊資金管理辦法或實施細則，對特殊資金日常收入業務、支出標準、結余使用和管理、固定資產采購、入庫、變賣、報廢、盤盈盤虧、折舊計提、投資運作、預決算、報告披露等事項，從經辦、審批、授權、決策、監督檢查到責任追究等流程進行規范。特殊資金管理辦法或細則還應包括大額資金支出集體決策或聯簽制度。

（三）嚴格賬戶、賬簿、收支管理，確保資金安全

特殊資金應納入企業資金管理系統進行監控，按精簡必要原則設置賬戶，清理冗余賬戶，專戶存儲、專款專用、獨立核算。為特殊資金設置會計賬簿，按照國家規定及特殊資金特有的會計制度，設置賬簿中的會計科目。以真實的經濟業務活動為基礎，以取得的合法有效的原始單據為依據，以按照特殊資金管理辦法或實施細則履行完審批手續的資料為附件，進行賬務處理。特殊資金不得“坐收坐支”，不得隨意拓寬特殊資金的來源渠道，不超范圍、超標準開支。

（四）資產、往來定期核對清查

嚴格貨幣資金管理，減少現金收付及庫存，嚴格按照國家規定的現金開支范圍和開支限額明確特殊資金、現金使用范圍及限額，并按規定開展現金盤點。嚴格備用金借支管理，建立必要的登記制度，定期督促備用金歸還和沖賬。建立固定資產卡片并明確保管地點和保管責任人，定期進行固定資產賬實核對。

（五）定期報告及審計

按月編制特殊資金銀行存款余額調節表，財務人員及主管領導應核對審批簽字。根據特殊資金性質及制度要求，定期編制財務報告，如有必要可聘請專門的中介機構對年度財務報告開展審計。應將特殊資金納入企業內部審計或專項檢查范圍，有計劃地組織審計或檢查。審計檢查應重點關注特殊資金收繳、支出的規范性和投資經營的風險，檢查內控制度的執行情況及業務操作的規范性，及時發現存在的突出問題和主要風險，并負責督促整改。應自覺接受有關部門和職工群眾的監督，按照國家規定向有關部門定期報告，可以根據特殊資金的性質采用公示的方式提升資金使用管理透明度。

四、特殊資金管理中的注意事項

（一）發票信息

特殊資金與企業日常業務報賬使用的發票，信息是不同的。例如，X企業日常業務報賬發票購買方名稱為X有限責任公司，而X企業工會報賬發票購買方名稱應為X有限責任公司工會委員會。經辦人員在辦理特殊資金業務時，要注意給開票方提供正確的名稱，財務人員辦理特殊資金報賬時應注意審核。

（二）銀行賬戶信息

特殊資金是單獨的賬戶，與企業日常業務的賬戶不同。經辦人員從特殊資金借支備用金后，歸還未用完的備用金時，應注意存入特殊資金賬戶。

（三）支出標準

同類型業務活動，特殊資金報賬的支出標準不應高于企業日常業務報賬標準。例如，企業員工出差參加工會培訓，在工會報銷差旅費的標準不應高于員工日常出差工作的標準。

（四）財務共享中心的特殊資金管理

現在很多企業設立了財務共享中心，雖然賬務都由財務共享中心處理，但不同單位的特殊資金仍然需要單獨設立賬簿，進行獨立核算。雖然單位不同、賬簿不同，但是同一類的特殊資金應使用相同的會計科目，同一業務記錄為同樣的會計分錄。不過，在報賬時，財務人員應注意根據各個單位的報銷標準進行審核。

五、結語

特殊資金不應因為名稱特殊、不經常發生就“特殊”對待，應該與企業日常業務一樣進行嚴格的管理和監控。要切實做好特殊資金的管理分工、制度完善和落實執行，做好特殊資金的管理。

（作者單位為貴州電網有限責任公司）

參考文獻

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