人社局檔案管理策略探討

摘 要 人力資源與社會保障局的檔案詳細(xì)地記錄了人力資源與社會保障局各項工作，是展現(xiàn)人力資源與社會保障局工作水平的重要憑證。本文以人力資源與社會保障局檔案管理為分析對象，首先介紹相關(guān)概念，接著分析人力資源與社會保障局檔案管理存在的問題，例如人員結(jié)構(gòu)不合理、工作模式單一等，最后論述優(yōu)化人力資源與社會保障局檔案管理的策略，以提升人力資源與社會保障局檔案管理質(zhì)量，為社會提供良好的人力資源與社會保障服務(wù)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 人力資源 對策

人力資源與社會保障局是政府機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)堅持為人民服務(wù)的理念。人力資源與社會保障局的檔案資料記錄了人力資源與社會保障局的各項活動，是人力資源與社會保障局為社會提供服務(wù)的第一手資料。正是由于檔案在人力資源與社會保障局中具有非常重要的作用，所以人力資源與社會保障局需要提升檔案管理質(zhì)量。

一、相關(guān)概念介紹

（一）檔案

檔案是各項社會活動的原始記錄，是國家、機(jī)構(gòu)或者個人在活動中形成的文字、圖表以及其他形態(tài)的歷史記錄。檔案具有真實(shí)性、全面性等一系列特點(diǎn)。目前，檔案形式多種多樣，包含紙質(zhì)形式和電子形式。

（二）人力資源與社會保障局檔案管理

人力資源與社會保障局檔案管理是指人力資源與社會保障局統(tǒng)一規(guī)劃和管理自身檔案的各項工作，主要包含檔案收集、鑒定、利用、整理等一系列管理活動。一般而言，人力資源與社會保障局檔案管理具有法治化、現(xiàn)代化、服務(wù)性等一系列的性質(zhì)。法治化要求人力資源與社會保障局的檔案管理必須依法管理，現(xiàn)代化主要是指人力資源與社會保障局檔案管理需要依托現(xiàn)代技術(shù)，服務(wù)性主要是指人力資源與社會保障局必須堅持檔案為社會服務(wù)的思想。

二、目前人力資源與社會保障局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

目前，人力資源與社會保障局檔案管理人員以兼職為主，工作人員能力遠(yuǎn)低于實(shí)際工作要求，影響了人力資源與社會保障局的檔案管理質(zhì)量。與此同時，人力資源與社會保障局檔案管理人員普遍擁有初級職稱，擁有中高級職稱的專業(yè)人才少，導(dǎo)致人力資源與社會保障局難以有效提升檔案管理水平[1]。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化時代對檔案管理的要求更高，但是人力資源與社會保障局檔案管理人員并不適應(yīng)信息化時代檔案管理的要求，阻礙了人力資源與社會保障局檔案管理工作的開展。

（二）人力資源與社會保障局檔案管理工作模式單一

目前，人力資源與社會保障局檔案管理工作是一種封閉被動的工作模式，僅限于收集檔案和整理檔案，缺乏主動利用檔案的意識，現(xiàn)有工作模式是一種被動式工作模式。與此同時，人力資源與社會保障局的檔案服務(wù)方式單一，僅僅是檔案查詢服務(wù)工作，缺乏深層次的挖掘。

（三）人力資源與社會保障局檔案管理效率低

目前，任何人以任何形式利用人力資源與社會保障局檔案都必須獲得批準(zhǔn)。例如，個人申請利用檔案，必須提交個人有效證件，同時需要經(jīng)過批準(zhǔn)，方可查閱檔案資料。由于存在諸多限制，所以人力資源與社會保障部檔案信息利用效率極低。與此同時，人力資源與社會保障局檔案工作的信息化程度不高，大部分檔案資料仍以紙質(zhì)載體形式儲存，無法實(shí)現(xiàn)全文檢索，只能通過人工檢索方式提供利用服務(wù)，難以實(shí)現(xiàn)高效精準(zhǔn)的信息查詢。

（四）人力資源與社會保障局檔案管理資源有限

目前，人力資源與社會保障局檔案資料僅來自本單位，具有局限性。人力資源與社會保障局的檔案資料只能夠體現(xiàn)出本單位的各項管理活動，幾乎不涉及本單位之外的各項檔案資料管理，導(dǎo)致人力資源與社會保障局檔案難以發(fā)揮服務(wù)社會的作用。受管理活動影響，現(xiàn)有檔案管理依舊是以紙質(zhì)載體為主，檔案利用形式單一，嚴(yán)重影響檔案資源利用服務(wù)效率，導(dǎo)致檔案服務(wù)工作效率低下[2]。與此同時，人力資源與社會保障局各類別檔案資源分布不均勻，宏觀政策方面檔案資源較多，缺少微觀具體的檔案內(nèi)容。除此之外，人力資源與社會保障局缺少具有當(dāng)?shù)靥厣臋n案資源。

三、優(yōu)化人力資源與社會保障局檔案管理的相關(guān)策略

（一）明確檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則

1.明確檔案管理工作的指導(dǎo)思想

第一，正確認(rèn)識檔案管理工作在人力資源與社會保障局中的地位。人力資源與社會保障局屬于政府部門，應(yīng)以服務(wù)社會作為己任。人力資源與社會保障局檔案資料可以為社會開發(fā)利用人力資源提供寶貴的一手資料，有效挖掘人力資源潛力，充分調(diào)動人力資源優(yōu)勢，以提升社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的質(zhì)量。因此，人力資源與社會保障局需正確認(rèn)識檔案管理的作用，確定檔案管理工作在人力資源與社會保障局中的地位。

第二，樹立與時俱進(jìn)的工作理念。信息技術(shù)的快速發(fā)展導(dǎo)致社會進(jìn)入信息化時代，人們對信息的需求越來越多，給人力資源與社會保障局檔案管理工作發(fā)展帶來了時機(jī)。人力資源與社會保障局必須抓住時代發(fā)展機(jī)遇，用發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，充分挖掘信息時代人力資源與社會保障局檔案管理的潛力，不斷拓展視野，開放思路，摒棄傳統(tǒng)被動的工作思維，提升檔案管理工作水平。

2.明確檔案管理工作的指導(dǎo)原則

第一，實(shí)用性原則。人力資源與社會保障局檔案管理必須堅持實(shí)用性原則，這是檔案管理工作的本質(zhì)，也是合理開發(fā)和利用檔案資源的目的。為此，人力資源與社會保障局需要豐富檔案資源，從不同角度挖掘信息資源，為社會發(fā)展提供全方位服務(wù)。

第二，時效性。人力資源與社會保障局檔案管理工作必須堅持時效性原則，這是檔案管理資料發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。人力資源與社會保障局必須注重檔案時效，及時收集最新資料，以提升檔案資料含金量，為社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

第三，服務(wù)性原則。人力資源與社會保障局檔案管理工作為人力資源與社會保障局的管理活動提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理方面的作用。人力資源與社會保障局檔案管理不僅要提供檔案查閱服務(wù)，還需要提供其他各方面服務(wù)，例如檔案資源開發(fā)、統(tǒng)計、收集等[3]。

（二）活化檔案管理資源

第一，豐富館藏資源。收集檔案資料是豐富檔案資源的基礎(chǔ)工作，是一項長期而又連續(xù)的工作，是一項制度性工作，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作。為此，人力資源與社會保障局需要建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔程序，及時收集有價值的檔案信息，提升檔案管理工作質(zhì)量。與此同時，人力資源與社會保障局還需要分析檔案利用需求，調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，大力發(fā)展信息化檔案資源，同時也需要大力拓展特色檔案資源，以豐富人力資源與社會保障局檔案資料。

第二，加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。為了提升檔案管理質(zhì)量，人力資源與社會保障局需要持續(xù)推動檔案資源數(shù)字化建設(shè)，可以采用二進(jìn)制編碼儲存檔案信息，加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，及時收集、整理、鑒定、保管檔案資料，建立數(shù)字化檔案信息庫，充分發(fā)揮出計算機(jī)在快速檢索方面的優(yōu)勢，以持續(xù)推動檔案資源管理數(shù)字化。

（三）提高檔案管理工作者的素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作步入了信息化時代。在人力資源與社會保障局檔案管理中，人力資源成為了檔案管理工作的第一要素。因此，人力資源與社會保障局需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，使工作人員滿足信息化時代檔案信息管理的要求。人力資源與社會保障局可以優(yōu)化檔案管理人員配置，從學(xué)歷、專業(yè)等角度打造一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊，同時加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，使他們擁有足夠的能力，勝任檔案管理工作[4]。與此同時，人力資源與社會保障局還需要完善工作人員管理制度，定期進(jìn)行工作人員能力測評，淘汰不合格的工作人員，提升工作人員的工作質(zhì)量，使工作人員可以滿足檔案管理需要。

四、結(jié)語

為了優(yōu)化檔案管理，人力資源與社會保障局需要正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，同時必須樹立與時俱進(jìn)的工作理念，明確檔案管理工作原則，活化檔案管理資源，提高檔案管理工作者的素質(zhì)，以提升人力資源與社會保障局檔案管理的質(zhì)量，為社會發(fā)展提供充足的人力資源保障。

（作者單位為綏寧縣人力資源和社會保障局）

[作者簡介：張植平（1986—），湖南綏寧人，本科，館員，研究方向：社會基本養(yǎng)老保險。]

參考文獻(xiàn)

[1] 劉佳.提高政府檔案利用水平的路徑[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（05）：130-131.

[2] 滿玉平.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理背景下的檔案管理規(guī)范化分析[J].現(xiàn)代交際，2019（09）：128+127.

[3] 高海英.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].智庫時代，2019（41）：19-20.

[4] 白楊.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：181.