醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平的提升對策

劉建民 東明縣衛(wèi)生健康局

一、醫(yī)療檔案管理的重要性

（1）有助于為醫(yī)療工作提供準確參考依據(jù)。在大多數(shù)情況下，醫(yī)療工作是在一個成熟的社會過程中發(fā)展起來的。醫(yī)學檔案中還蘊藏著大量珍貴的歷史資料，記錄和見證著當前各行業(yè)醫(yī)療工作水平的歷史發(fā)展。不僅可以快速有效地記錄這些相關工作的基礎數(shù)據(jù)信息，還可以直接為我國未來整個醫(yī)療行業(yè)的歷史發(fā)展規(guī)劃提供良好可靠的信息參考和依據(jù)。在此前提下，合理規(guī)范醫(yī)學檔案的歷史管理十分重要。醫(yī)院各級相關責任部門可以通過公眾查閱相關檔案內容信息，盡可能詳細、系統(tǒng)地了解當前醫(yī)療行業(yè)存在的各種歷史條件，并在實踐中總結和積累相關問題的防治經驗和教訓，根據(jù)檔案的歷史數(shù)據(jù)，積極規(guī)避醫(yī)療管理運行活動中可能出現(xiàn)的一些風險問題，以促進整個衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的真正良好和逐步發(fā)展。（2）有助于促使醫(yī)療技術良好發(fā)展。從這個基本觀點來看，醫(yī)療檔案還記錄了各政府部門就最新醫(yī)療服務技術制定的標準和醫(yī)療記錄的更新內容。科學、規(guī)范、有效地規(guī)范管理我國相關專業(yè)醫(yī)療檔案，不僅能及時準確、完整、清晰地保存和記錄相關史料，也能真正把各種專業(yè)史料的內容作為今后醫(yī)學科技工作繼承和創(chuàng)新的參考和依據(jù)，推動我國相關領域技術的良好發(fā)展和進步。由此可見，在未來民營醫(yī)院的實際臨床發(fā)展和流程規(guī)劃中，合理有序地開展醫(yī)療檔案電子化管理的應用非常重要，這將有助于公立醫(yī)院改善臨床工作管理現(xiàn)狀，完善醫(yī)療技術管理、技術研發(fā)水平的改革和創(chuàng)新，增強現(xiàn)代醫(yī)療工作的整體醫(yī)療業(yè)務效果，為企業(yè)的后續(xù)創(chuàng)新和發(fā)展奠定堅實的管理基礎。

二、醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）缺乏合理的觀念意識

近年來，中國一些發(fā)達城市的人口正在逐漸增加，醫(yī)院接收的患者數(shù)量也將開始顯著增加，對基本醫(yī)療和服務條件有更個性化的要求。正是在這種情況下，醫(yī)院投入的大量基本醫(yī)療資源開始出現(xiàn)短缺，這無疑直接導致一些相關領導部門的工作人員在加大投入的基礎設施建設中，過于注重基層醫(yī)療工作計劃的制定和實施，忽視了醫(yī)療相關人員檔案和管理規(guī)范的編制和實施醫(yī)療資金的管理和各種人力資源的開發(fā)，在一定程度上，很容易出現(xiàn)醫(yī)院管理和工作流程失衡造成的低效現(xiàn)象，短期內難以通過切實可行的改進措施，迅速提高相關人力資源和管理崗位的工作水平。一些管理人員在實際工作中沒有系統(tǒng)地認識到對其進行規(guī)范化培訓的重要性，在實際工作中也沒有充分發(fā)揮相關管理人員的作用，沒有結合基層醫(yī)療工作的特點和管理需要，及時、正確地規(guī)范相關檔案資料的規(guī)范化管理，難以及時、有效地提高其各方面管理的服務效果。

（二）檔案管理體系須待健全

目前，各地醫(yī)療技術和衛(wèi)生監(jiān)督管理機構普遍高度重視醫(yī)療服務信息管理工作。堅持醫(yī)德第一的醫(yī)德基本原則和救死扶傷的救治原則，往往忽視了加強現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理基礎工作內容的重要現(xiàn)實意義，未充分結合醫(yī)學信息時代及其發(fā)展趨勢，大力推進病案規(guī)范化管理改革。在偏遠山村建設的一些村級醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)機構尚未完全建立起獨立、完整的文獻檔案等管理部門。檔案和管理制度的規(guī)定缺乏具體的可行性，檔案和管理法規(guī)體系建設亟待完善。還有少數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)機構。目前，盡管地方政府根據(jù)農村檔案和管理的特點，明確制定并建立了健全的檔案安全管理協(xié)調機制，現(xiàn)有的檔案管理辦法體系框架等相關法律法規(guī)仍不能完全適應新形勢下國家醫(yī)改政策的發(fā)展。其次，一些醫(yī)院沒有真正按照規(guī)定將患者檔案日常管理的相關責任落實到部門和個人。這樣，很容易再次造成相關責任界定不清等問題。

（三）檔案管理人員職業(yè)能力偏低

目前，大多數(shù)地方醫(yī)療衛(wèi)生機構聘請兼職檔案管理員，負責醫(yī)療衛(wèi)生檔案的日常安全管理。他們一般都有非常高尚和神圣的職業(yè)道德，特別重視健康檔案的管理和保護。然而，目前大多數(shù)部門的員工和管理者的綜合職業(yè)能力仍亟待提高。在新醫(yī)改精神和網絡信息時代背景的影響下，他們普遍沒有真正認識到未來衛(wèi)生檔案數(shù)字化管理及其工作趨勢，錯誤地認為當前醫(yī)療衛(wèi)生檔案現(xiàn)代化管理的核心職責只是實時收集、更新和整理檔案信息內容，保護機密和安全。在日常管理工作中，不重視和加強檔案信息管理和信息數(shù)據(jù)庫建設，沒有積極開發(fā)各類檔案資源，數(shù)字檔案信息化在現(xiàn)有醫(yī)療衛(wèi)生服務規(guī)范化管理和服務中的應用不受重視，削弱了其對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理和監(jiān)督功能。

三、提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對策

（一）強化檔案管理意識

對于現(xiàn)階段我國的醫(yī)療衛(wèi)生檔案和管理檔案工作來說，有一定的特殊性，但在實施規(guī)范化管理的發(fā)展過程中，由于醫(yī)療衛(wèi)生檔案自身管理責任意識和管理方法的落后，醫(yī)療衛(wèi)生檔案及其管理和歸檔工作往往存在一些問題。首先，它導致此類情況反復發(fā)生。主要原因是醫(yī)院相關機構的基層醫(yī)務人員往往忽視了醫(yī)療檔案日常管理和使用的重要性，對醫(yī)療檔案的日常管理和使用只有片面而簡單的認識，大多數(shù)臨床醫(yī)務人員認為，只要醫(yī)院能夠長期、有效、安全地存儲藥品檔案，并在患者用藥品時直接提供和管理藥品，這種片面的管理理念導致一些醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員的管理模式出現(xiàn)了許多問題。因此，當醫(yī)院出現(xiàn)類似情況時，醫(yī)務工作管理者首先要積極強化檔案管理思想，真正把這種檔案管理思想普及到每一位臨床醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理者身上，使每一位臨床一線工作管理者最終能夠更加積極地參與檔案管理工作，充分發(fā)揮其優(yōu)秀的專業(yè)管理和檔案能力。

（二）編制完善的工作體系

在新時代形勢要求的工作背景下，醫(yī)院在日常醫(yī)療檔案管理的實踐中，應努力制定和設計更加規(guī)范、完善的制度管理體系，建立相應流程的業(yè)務工作模式，在管理體系相對完善的實際情況下，可以保證相關日常檔案管理機構人員的崗位獨立性，有效提高醫(yī)院各方面工作質量。（1）努力建立專業(yè)化、規(guī)范化的檔案工作指導機構，安排有關專業(yè)機構的專門人員和技術人員，對各類檔案信息載體進行專職、負責任的規(guī)范化管理，動態(tài)、全面地跟蹤分析各類檔案內容，防止可能出現(xiàn)的混亂、信息載體缺失等突出問題，切實加強相關機構的規(guī)范化管理和服務工作，切實全面提高各方面服務質量和管理水平。（2）按照要求，科學開展醫(yī)療檔案領域的各級日常管理和組織工作，負責落實各級檔案管理工作的各方面任務，不僅可以大大提高醫(yī)院管理中各項工作事項的規(guī)范性和便捷性，還可以科學細化和有效配合，完成相關單位醫(yī)學檔案部門的具體管理和指導任務，全面改進和提升醫(yī)院各方面工作的組織和效果，優(yōu)化醫(yī)事管理整體工作機制結構和模式。

（三）定期培訓，提升管理工作者專業(yè)素質

未來如何培養(yǎng)和提高檔案管理人員的思想素質和業(yè)務素質？由于沒有真正納入國家標準體系編制管理方案和公文要求的文件，基層管理者的檔案大多只能停留在對個別原始文件保管的一些歷史經驗的了解上，我們對中國最新歷史動態(tài)信息的數(shù)據(jù)文件和管理系統(tǒng)的歷史趨勢和變化一無所知。為了更容易保存原始數(shù)據(jù)文件，我們經常忘記正確保存它們。許多原有的管理數(shù)據(jù)文件由于沒有得到整理、讀取和歸檔，檔案沒有系統(tǒng)、科學地開發(fā)，信息資源沒有得到充分利用，長期以來已成為一種死文件。在信息時代的進程中，當前的移動和網絡技術發(fā)生了快速的變化和發(fā)展。檔案知識體系的知識記錄內容載體、管理組織方式形式和專業(yè)知識理論內容也在相應地發(fā)生著變化，未來在許多方面都將發(fā)生深刻而重大的變化，這必然意味著，所有在職檔案管理人員必須始終系統(tǒng)、全面地學習和掌握中國檔案工作專業(yè)和發(fā)展方向中最前沿相關學科的最新專業(yè)理論和技能，提高自身相關知識和業(yè)務素質，努力積極應用于各類具體實踐的檔案工作和生活。大中城市基層醫(yī)療救助和學校健康教育管理職能機構應采取措施，堅持或廣泛創(chuàng)造條件，深入開展地方基層職業(yè)繼續(xù)教育。符合條件的應征人員自愿報考學校，可以先組織送有關省市學校學習，參加全國基層檔案業(yè)務管理干部專業(yè)培訓班，或者邀請當?shù)馗咝５膶I(yè)檔案管理人員定期到基層醫(yī)院免費授課。同時，檔案管理人員還應努力學習積極、系統(tǒng)地學習和提高掌握先進科學技術文化相關知識的專業(yè)技能，不斷掌握數(shù)據(jù)更新規(guī)律，隨時儲備相關知識和信息，與我國檔案信息化水平和計算機時代同步發(fā)展。

（四）建立新型電子化檔案

近年來，我國在信息技術水平等方面取得了長足的進步。我國各地醫(yī)療衛(wèi)生檔案及管理機構的有關人員逐步推廣和使用了電子衛(wèi)生檔案的方式。在現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子化管理的應用過程中，落后的傳統(tǒng)紙質管理和歸檔方式必然會使現(xiàn)有的醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息管理更加糟糕。新的電子衛(wèi)生檔案和管理歸檔方法的出現(xiàn)，將有效地提高我國醫(yī)療衛(wèi)生檔案的數(shù)字化管理和工作效率。眾所周知，當每個醫(yī)院的患者都有臨床問題時，需要多個科室的多名醫(yī)務人員共同分析、討論、研究和臨床分析，找到正確、及時的治療方案和對策。如果能夠建立和完善這一新型醫(yī)療信息的電子共享文件，通過互聯(lián)網遠程傳輸?shù)裙蚕矸绞剑骺剖裔t(yī)務人員將能夠實時共享病情，找到針對性的治療方案。但是，企業(yè)在建立新企業(yè)電子基礎檔案時，也必須高度重視企業(yè)書面管理檔案制度的重要性，對涉及本系統(tǒng)所有業(yè)務的各種檔案要素逐一進行正確、全面的規(guī)范化管理，避免重復遺漏檔案的現(xiàn)象，確保檔案信息及時、完整的更新。

四、結語

總之，隨著社會的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理對醫(yī)療機構管理的重要性逐漸增強，人們對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的要求也逐步提高。因此，我們應該繼續(xù)研究和進一步探索如何完善衛(wèi)生檔案管理的策略。