人社工作中檔案管理的重要性研究

溫秀娟 承德市雙橋區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

在全新的時(shí)代背景下，針對(duì)于人社工作來(lái)說(shuō)，需要高度重視其重要性和必要性，同時(shí)要突破傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題或者不足，在實(shí)踐的過(guò)程中進(jìn)一步加大改革的力度，培養(yǎng)更高質(zhì)量的檔案管理人才，構(gòu)建更為系統(tǒng)完善的檔案管理體系，進(jìn)而為檔案管理工作取得更加良好的效能提供必要的條件。據(jù)此，有必要探究人社工作中檔案管理的重要性以及相對(duì)應(yīng)的檔案管理策略等內(nèi)容。

一、人社工作中檔案管理的重要性

1.為需要者提供參考制定更切實(shí)可行的計(jì)劃。在人社工作中檔案管理工作是其中十分重要的組成部分，因?yàn)闄n案的記錄信息更為完整，更加真實(shí)可靠，因此通過(guò)檔案管理工作的有效強(qiáng)化，可以為相關(guān)事務(wù)和需要人員提供必要的數(shù)據(jù)參考和實(shí)物支持，結(jié)合需要者的實(shí)際情況，為其制定出更切實(shí)可行的計(jì)劃。在國(guó)家層面，通過(guò)檔案管理工作的有效加強(qiáng)，可以針對(duì)國(guó)家各類信息進(jìn)行針對(duì)性的記錄和存檔，在針對(duì)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和國(guó)策方針進(jìn)行制定的過(guò)程中也有相對(duì)應(yīng)的決策依據(jù)和戰(zhàn)略參考，這樣可以充分確保各項(xiàng)戰(zhàn)略和決策更科學(xué)合理，具備可行性和實(shí)效性。針對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在檔案管理過(guò)程中可以通過(guò)更精準(zhǔn)有效的檔案支持和相關(guān)數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)層提供更為健全完善的內(nèi)部資料和數(shù)據(jù)信息，這樣可以充分確保各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理策略更加精準(zhǔn)有效，在實(shí)際的戰(zhàn)略決策和發(fā)展過(guò)程中對(duì)于具體情況可以進(jìn)行充分的了解和認(rèn)知，這樣可以充分規(guī)避盲目制定不符合客觀需要的戰(zhàn)略目標(biāo)或者決策等等，以此充分避免或者減少因?yàn)閼?zhàn)略目標(biāo)不符合實(shí)際情況而導(dǎo)致決策失誤或者問(wèn)題等。針對(duì)社會(huì)層面的個(gè)人來(lái)說(shuō)，通過(guò)人社檔案管理工作的有效強(qiáng)化，可以針對(duì)需求人員的各類資料進(jìn)行及時(shí)有效的調(diào)取和調(diào)配整理等，通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效銜接和切實(shí)完善，可以充分規(guī)避各類問(wèn)題或者漏洞，使需要者的檔案資料需求和客觀需要得到充分的滿足，進(jìn)而為相關(guān)人員提供必要的參考和計(jì)劃指導(dǎo)，這對(duì)于人力資源潛能的調(diào)動(dòng)有著十分重要的推動(dòng)作用。

2.通過(guò)檔案管理工作的強(qiáng)化，可以充分確保各類信息更加真實(shí)可行，具備保密性。在人社工作中檔案管理工作起到至關(guān)重要的信息參考作用，在檔案管理工作中可以充分確保各類信息更真實(shí)可靠，呈現(xiàn)出保密性與安全性的特點(diǎn)。因此在人社工作中有效通過(guò)檔案管理工作的強(qiáng)化，可以充分規(guī)避檔案信息被篡改或者損壞等相關(guān)方面的問(wèn)題，同時(shí)也有效防范檔案信息被損壞等不良行為。除此之外，因?yàn)闄n案信息具有十分顯著的機(jī)密性和保密性的特點(diǎn)，因此在實(shí)際的操作過(guò)程中可以進(jìn)一步有效通過(guò)檔案管理工作的強(qiáng)化，使各類檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性和保密性得到充分的保障，使相關(guān)內(nèi)容更真實(shí)可靠，具備客觀性和真實(shí)性的特點(diǎn)，因此對(duì)于檔案管理工作的有序推進(jìn)和人社工作的順利進(jìn)行提供必要條件。

3.確保行政司法部門可以針對(duì)各類檔案信息進(jìn)行及時(shí)的查閱。在具體的事務(wù)推進(jìn)和生活工作過(guò)程中，相關(guān)政府單位，例如，行政單位，司法單位往往需要著重針對(duì)各類檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效的查閱和調(diào)取，這樣才能更充分體現(xiàn)出檔案信息的利用價(jià)值，使檔案的利用率得到顯著提升。在檔案管理過(guò)程中可以有效通過(guò)各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)和銜接，使相關(guān)檔案資料的利用價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。同時(shí)在人們的生產(chǎn)生活的各個(gè)方面體現(xiàn)出檔案信息的法律效應(yīng)和應(yīng)用價(jià)值，使相關(guān)部門在查閱檔案信息的過(guò)程中更加及時(shí)有效，更加方便快捷。在檔案管理部門的實(shí)際操作過(guò)程中，可以更充分匹配相關(guān)信息，有效落實(shí)相對(duì)應(yīng)的檔案管理策略，例如，在司法部門對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理情況進(jìn)行監(jiān)管的過(guò)程中，可以對(duì)其背景資料和財(cái)務(wù)信息等等進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的調(diào)取和分析審核。同時(shí)對(duì)于某些犯罪嫌疑人的背景進(jìn)行分析的過(guò)程中，可以通過(guò)檔案信息的有效要求和檔案管理工作的順利推進(jìn)，把握原始的檔案信息和相關(guān)資料量，以此可以有效確保相關(guān)部門利用檔案管理工作及時(shí)查閱各項(xiàng)檔案，進(jìn)而為人社管理工作質(zhì)量、工作效率的有效提升提供必要的支持。

二、人社工作中檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.對(duì)人設(shè)檔案管理工作往往缺乏應(yīng)有的重視程度。人社工作中，檔案管理工作是其中十分重要的內(nèi)容，因此要對(duì)其高度重視，進(jìn)一步加大關(guān)注的程度。然而在具體的操作過(guò)程中可以看到，因?yàn)榇嬖谌珖?guó)人口分布結(jié)構(gòu)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜，人口數(shù)量眾多的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案管理工作具有十分顯著的復(fù)雜性、綜合性的特點(diǎn)，在實(shí)際的管理過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員往往沒(méi)有高度重視人社檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)其重要性和必要性缺乏深入的認(rèn)知。因此，在實(shí)際的工作推進(jìn)過(guò)程中，或者相關(guān)工作流程的落實(shí)環(huán)節(jié)，往往存在不同程度的問(wèn)題，或者軟件與硬件缺失等相關(guān)情況，因此導(dǎo)致人社檔案管理工作和人社部門內(nèi)部往往存在不同程度的問(wèn)題或者缺陷，由此導(dǎo)致某些檔案信息往往存在一定程度的信息遺漏或者丟失等相關(guān)方面的問(wèn)題，這對(duì)于人社工作的順利推進(jìn)和檔案綜合價(jià)值的體現(xiàn)都會(huì)造成十分嚴(yán)重的影響，無(wú)法充分體現(xiàn)出檔案管理的綜合效能。

2.人社檔案管理工作缺乏健全完善的管理機(jī)制。在人社檔案管理工作中，針對(duì)具體工作內(nèi)容而言，需要和相關(guān)部門和領(lǐng)域保持至關(guān)重要的緊密聯(lián)系，在檔案管理與機(jī)制和運(yùn)行制度等方面需要健全完善，這樣才能為各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)提供必要的保障。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中某些地區(qū)采用檔案管理分類保存的模式，把不同檔案的信息內(nèi)容交給不同的部門進(jìn)行處理，希望通過(guò)這種方式使檔案管理工作具備高效性和專業(yè)性的特點(diǎn)。但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，因?yàn)橄嚓P(guān)管理機(jī)制和運(yùn)行模式不夠健全完善，在實(shí)際的操作過(guò)程中往往存在不同程度的問(wèn)題，因此導(dǎo)致相關(guān)部門往往存在不能有效適應(yīng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)等相關(guān)方面的問(wèn)題，某些部門往往存在信息孤島的現(xiàn)象，不能互相適應(yīng)，因此導(dǎo)致整體的管理機(jī)制和檔案管理工作效能都會(huì)受到嚴(yán)重影響。除此之外，某些部門在關(guān)系協(xié)調(diào)和處理方面往往存在割裂的情況，相關(guān)管理機(jī)制和實(shí)際內(nèi)容不能充分融合，因此這對(duì)于檔案管理工作的順利推進(jìn)也會(huì)造成很大阻礙。除此之外，在當(dāng)前的檔案管理工作中往往沒(méi)有充分融入信息化技術(shù)，信息化運(yùn)行機(jī)制和相關(guān)平臺(tái)建設(shè)不夠完善，因此導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量管理效率不能得到顯著提升，因?yàn)槿斯げ僮鞫?，?dǎo)致檔案管理難度進(jìn)一步加大。另外在設(shè)施設(shè)備以及人才培訓(xùn)機(jī)制，責(zé)任制度落實(shí)等方面往往存在一定的漏洞或者不足，檔案管理和保存往往不夠妥善，因此導(dǎo)致各類因素的影響普遍存在，這對(duì)于人社工作檔案管理的順利推進(jìn)和檔案綜合價(jià)值的體現(xiàn)都會(huì)造成嚴(yán)重影響。

3.人社檔案管理工作缺乏高質(zhì)量的人才隊(duì)伍。在人社檔案管理工作中匹配與之相對(duì)應(yīng)的高質(zhì)量的檔案管理人才是必要前提，也是關(guān)鍵所在。相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)素養(yǎng)如何對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著至關(guān)重要的直接影響。因此，要充分強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)工作。但是在具體的調(diào)研中可以看到某些人社檔案管理工作人員往往缺乏足夠的崗位勝任能力，在專業(yè)技能、業(yè)務(wù)素養(yǎng)方面存在不同程度的問(wèn)題，這對(duì)于檔案管理工作的有序推進(jìn)會(huì)造成十分嚴(yán)重的影響，無(wú)法為新時(shí)代檔案管理工作充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)而提供必要的人才保障。除此之外，相關(guān)單位往往沒(méi)有高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作，在實(shí)際的培訓(xùn)過(guò)程中，往往存在不同程度的問(wèn)題，沒(méi)有建立健全長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)于相對(duì)應(yīng)的先進(jìn)管理技術(shù)管理模式等沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)有效的宣傳推廣，因此導(dǎo)致人社部門在人才選拔培訓(xùn)和人才運(yùn)用等相關(guān)方面都存在不同程度的問(wèn)題或者缺陷，由此導(dǎo)致某些檔案管理人員往往缺乏足夠的工作熱情和興趣，這對(duì)于人事檔案管理工作的順利開(kāi)展會(huì)造成很大限制，無(wú)法為相關(guān)工作的良好發(fā)展和檔案管理效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

三、人社檔案管理工作對(duì)策

在新形勢(shì)下，要想確保人社檔案管理工作能夠取得更加良好的成效，充分適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案管理工作的推進(jìn)過(guò)程中要結(jié)合上述問(wèn)題進(jìn)行充分的考量，進(jìn)一步明確檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，探究問(wèn)題的根源，然后在問(wèn)題導(dǎo)向意識(shí)的引導(dǎo)和作用之下提出和落實(shí)相對(duì)應(yīng)的檔案管理對(duì)策，進(jìn)而確保在人社工作中更充分地體現(xiàn)檔案管理工作的深遠(yuǎn)價(jià)值和意義，確保相關(guān)人員更有效的重視檔案管理工作的重要性和必要性，使檔案管理工作在人社工作中體現(xiàn)出更為重大的價(jià)值。具體來(lái)說(shuō)，在實(shí)踐的過(guò)程中可以從以下幾個(gè)方面著手，進(jìn)一步推動(dòng)人社檔案管理工作取得應(yīng)有的成效：

1.轉(zhuǎn)變管理觀念，高度重視檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容。在實(shí)踐的過(guò)程中，要想更充分體現(xiàn)出人社工作中檔案管理的重要性和必要性，使其取得應(yīng)有的發(fā)展成效，在思想層面要高度重視，要充分轉(zhuǎn)變管理理念和管理模式，在實(shí)際的大規(guī)模管理推動(dòng)過(guò)程中，要確立以人為本的基本理念，要進(jìn)一步強(qiáng)化自身管理理念的創(chuàng)新和完善，通過(guò)更加積極有效的思想觀念，使相關(guān)管理者和工作人員高度重視人社檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)其重要性和根本的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行充分的明確。并且在戰(zhàn)略和實(shí)施策略方面進(jìn)一步體現(xiàn)出更加安全高效的管理思想，以此體現(xiàn)出人社檔案管理工作的綜合效能和深遠(yuǎn)價(jià)值。除此之外，也要進(jìn)一步加大宣傳推廣力度，確保人事檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容可以得到更有效的宣傳，使相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行充分的支持和輔助，為其提供必要的設(shè)施設(shè)備和人才，在人力，物力，財(cái)力等方面進(jìn)行科學(xué)合理的匹配，以此為人社檔案管理工作的順利推進(jìn)和管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。相關(guān)人社部門要全面深入的做好調(diào)研和分析工作，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新化、綜合化發(fā)展，對(duì)于現(xiàn)有的信息進(jìn)行不斷的收集整理分析和完善更新等，在檔案信息的收集整理等相關(guān)方面進(jìn)行切實(shí)有效的推進(jìn)，進(jìn)而使各類檔案資料的價(jià)值和作用得到更充分的體現(xiàn)，這樣才能有序推進(jìn)人社工作取得更加明顯的進(jìn)展，為相關(guān)工作取得更加理想的發(fā)展成效奠定基礎(chǔ)。

2.針對(duì)人社部門檔案管理工作的各項(xiàng)資源進(jìn)行科學(xué)合理的分配。針對(duì)人社部門檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在重要性和訓(xùn)練意義方面要高度重視，以思想高度，重視實(shí)踐，切實(shí)落實(shí)為基準(zhǔn)，針對(duì)檔案管理工作和人社部門的各項(xiàng)資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置和優(yōu)化分配，這樣才能更充分體現(xiàn)出檔案管理資源的綜合應(yīng)用價(jià)值。除此之外，在人社部門的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作中，要突出強(qiáng)調(diào)黨管理工作的重要性，并且在人力物力財(cái)力方面要進(jìn)行充分的匹配實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，確保當(dāng)管理人員的具體人數(shù)要充分符合檔案管理工作的客觀需求，在軟件硬件、技術(shù)、人才設(shè)施設(shè)備等相關(guān)方面也要進(jìn)行科學(xué)合理的匹配，在檔案管理工作中也要充分落實(shí)權(quán)責(zé)分工制度，使相關(guān)制度內(nèi)容具備明確性，時(shí)效性和可行性，對(duì)于相關(guān)人員的具體工作內(nèi)容要科學(xué)合理的分工明確劃分，以此確保檔案管理人員在權(quán)責(zé)方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化和完善化，進(jìn)而體現(xiàn)出檔案管理工作的真正價(jià)值和綜合作用，在各類資源優(yōu)化配置的背景之下，體現(xiàn)出檔案管理工作在人社工作中的重要性和必要性。

3.在更大程度上提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。在人社工作中要充分匹配高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)得到全面提升，在職業(yè)道德和崗位勝任能力方面得到充分強(qiáng)化，以此為檔案管理工作順利推進(jìn)提供必要的人才保障。在相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和管理過(guò)程中，要建立健全更為系統(tǒng)完善的培訓(xùn)機(jī)制和長(zhǎng)效培訓(xùn)策略，確保相關(guān)人員在具體的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)進(jìn)步過(guò)程中更充分的掌握檔案管理工作內(nèi)容與相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，同時(shí)也要具備創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中所涉及的發(fā)展局勢(shì)和管理動(dòng)態(tài)知識(shí)進(jìn)行充分的掌握，及時(shí)有效的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新自身的檔案管理觀念和檔案管理方法，通過(guò)嚴(yán)格細(xì)致的培訓(xùn)使其充分重視檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，在自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)綜合素質(zhì)等方面全面提升，在專業(yè)能力和崗位勝任能力等相關(guān)方面進(jìn)一步增強(qiáng)，進(jìn)而通過(guò)嚴(yán)格細(xì)致的考核和針對(duì)性的查漏補(bǔ)缺，使其相關(guān)理論培訓(xùn)內(nèi)容和實(shí)際應(yīng)用充分融合，進(jìn)而確保檔案管理工作取得更加良好的實(shí)效性針對(duì)性和高效性，為我國(guó)檔案管理工作的順利推進(jìn)和人社工作取得更加明顯的進(jìn)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

從上面的剖析中可以充分明確，針對(duì)人社工作來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是其中十分重要的組成部分。因此，要高度重視檔案管理工作的重要性和必要性，特別是在人社工作中所呈現(xiàn)出的深遠(yuǎn)意義，在實(shí)踐的過(guò)程中，要充分明確檔案管理工作的基本要求和各項(xiàng)工作內(nèi)容，然后對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題或者不足，進(jìn)行全面深入的分析和切實(shí)的應(yīng)對(duì)處理，進(jìn)而有效推動(dòng)人社檔案管理工作可取得應(yīng)有的價(jià)值，為檔案資源的高質(zhì)量利用奠定基礎(chǔ)。