鄉鎮衛生院檔案管理的信息化建設分析

李順柏 承德市平泉市小寺溝中心衛生院

作為基層性質的衛生醫療服務中心，鄉鎮衛生院不僅肩負著治療鄉鎮人民生理疾病等問題的重擔，還負擔著諸如衛生防疫知識科普、疫苗接種等疾病預防工作，可以說鄉鎮衛生院在醫療系統中承擔著重要的支撐作用。當前我國的鄉鎮衛生院的檔案管理工作面臨一系列問題導致信息化建設無法有效落實，隨著信息化建設的大力推進，醫療系統對信息化建設的重視程度大大加深，特別是針對基層醫療系統，如何大力發展推行信息化建設，將是解決復雜冗余工作的關鍵點與突破口。

一、檔案管理信息化的主要特征

檔案管理信息化的目的是利用現代化工具實現科技賦能，發展高效管理模式，開發新型管理方法。針對檔案管理的信息化建設主要有以下特征：（1）高效快捷。使用信息化手段使檔案的管理便捷高效，將檔案進行諸如照片掃描等方式的數字化保存，并建立索引查找，使檔案管理在兼顧高效的同時具有較高的準確率。（2）萬物互聯。將檔案管理對接互聯網是檔案管理數字化的一個重要特征，當檔案管理與互聯網信息技術相結合可以在保證沒有多余的人員浪費、節約資源的前提下，維持檔案管理系統的高效、便捷、有序的運轉，在實踐的過程中，確保檔案管理工作更加安全、高效，使管理質量、管理效率進一步提升，同時也可以使檔案管理工作更加精準，有效確保檔案管理各項工作內容和互聯網進行充分的融合，進而體現出兩者融合的綜合成效，與此同時，在萬物互聯的背景之下更充分的體現出各項運作模式的優點和綜合成效，進而在實踐的過程中可以取得綜合性的優勢，這對于管理工作的有序推進和管理效率的提升有著巨大的作用。在保證檔案管理的準確率方面，將檔案管理與互聯網相結合的運作模式也具備相應的優點，可以發揮其獨到的優勢。

二、鄉鎮衛生院檔案管理的信息化建設

（一）鄉鎮衛生院檔案管理信息化建設的基本意義

在錯綜復雜的基層醫療系統工作中，鄉鎮衛生院檔案管理工作尤為困難。鄉鎮衛生院的檔案是維系基層醫療體系的重要一環，基層工作的開展與登記，基層群眾的疾病治療與防疫工作等都離不開檔案，為優化冗余的鄉鎮醫療體系、保證鄉鎮醫療衛生工作穩步有效的進行，應大力推行數字信息化建設，將紙質檔案重新電子化保存。檔案管理的信息化建設不同于傳統的經濟建設，但仍具有著重要意義，具體體現在：

（1）保證存檔的安全性。對于鄉鎮衛生院而言，檔案存儲的安全性能否得到保障始終是檔案管理的首要議題，鄉鎮衛生院擁有大量的文本資料和醫學影響，這些檔案是鄉鎮民眾就診的重要憑證與依據，確保鄉鎮醫療衛生檔案得到更有效的收集和整理，使相關數據資源更加全面細致，與此同時為鄉鎮醫療衛生水平的有效提升和安全防護事業的連續發展提供必要的保障，同時對于鄉鎮醫療水平提升起到至關重要的保障作用，特別是在數字化信息化技術進一步廣泛應用和普及的背景之下，針對檔案進行安全防護和保存工作顯得更為重要，同時也更充分地體現出良好的優勢和應用效能，在相關技術的融合作用之下，保證數字化技術的發展，對于檔案的保存不再是個難題，通過影印、掃描等技術把檔案上傳至電腦即使檔案反復調用的情況下仍然可以保證檔案的安全性。

（2）保證查詢的高效性。鄉鎮衛生院在管理中存在著一系列漏洞，針對不同體系的管理人員來說，在管理人員的分工方面進一步明確和完善，這樣才能體現出良好的優勢和效能，但是針對不同的管理人員來說，在實際的操作過程中，往往存在不同程度的溝通不暢或者分工不明確等相關方面的問題，因此導致很多醫學檔案或者相關資料不能得到充分的融合和優勢共享，在信息資源利用方面也不能得到顯著提升，因此在具體操作過程中進一步充分融入信息化技術和大數據技術等等，這樣可以更充分的解決不同體系的管理人員分工不明確等相關方面的問題，進而為整體工作的順利推進和滿足多元化的需求提供必要的支持。通過實際調研可以看到因為相關崗位職責沒有得到充分的明確，使得大量醫學資料和病歷檔案查詢起來相當困難，往往查詢一個檔案需要不同部門協調處理，高耗時低效能問題顯著。而信息系統的建立可以有效的改善這一情況，操作者只需要在鄉鎮衛生院檔案管理系統中對檔案查找調用即可對相關信息進行操作，滿足多方需求。

（3）保證管理的便捷性。在實施鄉鎮衛生院檔案管理信息化前，檔案往往以紙質形式存放于檔案柜中，相較于信息化，管理工作人員的工作會增加許多，諸如檔案的防蟲蛀打藥處理、保持干燥的存放條件等。且隨著基層設施建立時間的增加，所需管理的檔案與日俱增費時費力，在具體的操作過程中，通過信息化管理作用和管理效能的體現，可以充分解決相關問題，在充分確保鄉鎮衛生院安全穩定發展的基礎之上，體現出管理的便捷性和優化性，與此同時也有效防范答案被損傷或者丟失等相關問題，通過信息化管理模式的有序推進，融入相關設備設施和數據化技術，這樣可以使檔案管理工作體現出更加良好的效能。采用信息化管理可以有效解決此問題，保障鄉鎮衛生院有序發展，這對于我國醫療事業的良性發展和檔案管理工作的順利推進，也有著十分重要的推動作用。

（二）鄉鎮衛生院檔案管理信息化建設的基本問題

在鄉鎮衛生院信息化建設信過程中存在著以下問題：

（1）缺少正確認識。科學技術的實施需要科學的頭腦作為支撐，很多基層地區的領導班子缺乏對鄉鎮衛生院檔案管理的重視，面對基層的困境，相關人員往往沒有高度重視信息化建設的相關內容，對于信息化技術和信息化管理工作的重要性和必要性都缺乏足夠的認知和重視程度，因此在具體的操作過程中，往往存在思想麻痹或者態度散漫等相關方面的問題，這對于檔案管理信息化建設的綜合成效和管理水平的提升，都會造成十分嚴重的影響。他們因對信息化的理解不夠充分而對將大量資源投入信息化建設的行為產生抵制心理，他們更愿意選擇傳統的管理模式，這樣的現象往往在急需信息化建設的偏遠地區頻頻出現。

（2）缺少技術人才。在鄉鎮衛生院工作的往往是醫務工作者、行政文字工作者或管理人員，在具體的操作過程中，往往針對信息化技術和相關設施設備的應用要點和操作方法，不能充分掌握在實際的操作過程中，無法體現出信息化管理優勢和效能，因此這對于各項工作的推進都會造成嚴重影響，無法為各項工作和管理水平的有效提升提供必要的人才保障。除此之外，某些人員年齡結構比較大，缺乏足夠的創新意識和創新能力，對于各類信息化技術不能有效明確技術要點，不能在實踐的過程中充分落實，他們往往并不具備信息化技術，在這樣的環境下，鄉鎮衛生院檔案管理信息化建設往往并不理想，無法成功推行。

（3）缺少規章制度。不同于鄉鎮衛生院的其它崗位，檔案管理工作沒有明確的規章制度。失去了制度的指導，檔案管理就失去了科學性，很多重要的檔案資料的信息化進程因缺乏處理依據而被擱置，相關制度內容和實際的操作事項不能充分融合，存在不同程度的分離或者割裂等相關方面的問題，這對于檔案管理質量管理水平的有效提升會造成十分嚴重的影響。同時缺乏足夠的規章制度和防護機制，因此導致相關工作無法順利進行，在檔案信息化建設方面也不能體現出應有的效能和價值，因此導致相關檔案管理工作不能充分做到與時俱進，進而限制了檔案管理工作的綜合成效。與此同時，因為相關規章制度不夠健全完善，在實踐的過程中不能得到有效落實，缺乏規范性和完善性，這就導致了檔案的信息化程度始終達不到要求，信息化建設淪為了一紙空談。

（三）鄉鎮衛生院檔案管理信息化建設的基本對策

面對鄉鎮衛生院檔案管理信息化建設過程中的各種問題，本文提出以下對策：

（1）重視對基層領導者的科學思想的培養?；鶎宇I導者作為基層的直接管理者，只有具備了先進的思想才能對技術改革予以重視，才能在建設中認真負責的處理各項事務。為培養基層領導者的科學思想，可以組織開展培訓工作或增加宣傳力度，讓他們意識到信息化建設的各項優點，從而保證信息化建設的穩步進行。

（2）培養基層工作人員的工作能力，增加人才儲備。面對基層缺乏信息化人才儲備的問題，可以從兩方面出發，一方面可以在社會上招聘具備相關工作能力的新型人才，另一方面可以對在職的檔案管理人員進行培訓工作。面對數字化浪潮，只有擁有信息化技術的鄉鎮衛生院檔案管理人員才能應對愈發龐大工作壓力，才能讓鄉鎮衛生院檔案信息化建設具備實際意義。

（3）完善檔案管理制度。缺乏科學性的制度保障，檔案管理工作的展開受阻的重要原因，檔案管理工作不同于其他工作對工作的細節要求極高，只有明確的規章制度才能對工作的細節做出明確指導。鄉鎮衛生院應根據國家法規和地方法規建立科學有效的規章制度，使工作人員明確工作方法，社保檔案管理工作更科學穩定的進行，在檔案管理制度的優化和規范作用之下，使各項工作行之有效的進行，更加規范有序，以此體現出應有的價值，真正做到科學有效的管理。

三、結語

總而言之，伴隨著時代的發展，檔案管理的信息化建設已成為科學發展的重中之重，鄉鎮衛生院作為基層醫療體系重要的組成部分，應清楚意識到檔案信息化建設的重要意義和發展前景，應遵循科學的指導結合地方特色，因地制宜科學創新，建立行之有效的工作模式和管理體系，大力推進信息化發展，引領信息化在基層的發展，服務基層群眾。