大數據技術在國企單位檔案管理中的應用

高勇 承德清澤水務有限公司

隨著大數據時代的到來，社會的各行各業都面對著龐大、繁雜的信息，這需要我們接受這些大量的信息和大數據時代帶來的各種各樣的變化。在大數據時代背景下，國有企業的檔案管理工作也面臨著模式的轉變。檔案是記載著企業發展歷程、人員背景、信息資源的重要媒介，對于企業的經營管理和未來的發展方向有著較大的價值。大數據技術的日漸成熟也為現代化、科學化、規范化的檔案管理提供了一定的技術支撐，大數據技術的應用也提高了國有企業在檔案管理工作上的效率，也為之后的經營管理提供了更加科學的依據。

一、大數據技術

大數據是計算機和互聯網結合的產物，進行對海量的數據存儲管理與分析。大數據具有海量的數據規模、多樣的數據類型、快速的數據留轉、巨大的數據價值等特點，種類也是多種多樣。快速的數據轉換能夠滿足我們的數據需求，能快速收獲我們需要的信息或服務，是一種強大的變革之力。大數據技術對于我們日常生活中的政治、經濟、思想、文化和教育等方面都產生加大的影響，促進了互聯網信息技術在相關行業中進行有效應用。

二、國企單位檔案管理工作

國有企業是國民經濟的中堅力量，同時國有企業的發展對于國家和社會都有很深遠的影響。檔案對于一個企業有著很重要的意義，關乎企業的未來發展規劃，是一個企業的精神財富與物質財富。在社會的不斷發展中，出現了非常多的企業，導致市場中的競爭非常激烈。很多企業在架構上逐漸往現代化發展，但在檔案管理的工作上還十分的封閉，就出現了很多企業被淘汰的現象。因此，國有企業的檔案管理工作顯得尤為重要。國有企業想要在時代發展的大潮中實現大進步，就要走專業化，科學化的道路。在檔案管理工作上專門化，科學化的道路就是完善檔案管理制度、流程、環節等一系列硬件，軟件設施，為企業的發展創造源源的動力。國有企業檔案管理是一項長期系統的管理工作，其專業化、科學化的建設需要從多方面共同進步。國有企業的檔案管理，需要接受大數據技術的支撐來完成專門化、科學化的目標。要加大科技和人才的投入力度，引入現代化手段，創新檔案工作的管理。在促進國有企業檔案管理專業化建設的道路上，國有企業單位要不停的學習借鑒行業內其他企業的做法，多角度、多層次、多渠道提升檔案管理專業化、科學化水平，促進企業更好更快發展。

三、大數據技術在國企檔案管理中的應用價值

在大數據時代，大部分的國企檔案管理工作沒有順應時代的潮流而做出相應的調整，還繼續沿用較為老舊的紙質檔案時期的管理理念，導致檔案管理工作的開展較為困難，工作效率低質量差等問題涌現出來。那么如何應用大數據技術去改變當前現狀呢？大數據技術在國企檔案管理領域中的應用價值有哪些呢？一方面隨著大數據時代的推進，使用大數據技術在國企單位進行檔案管理要比之前紙質檔案的模式更加便利快捷，不易丟失損壞。紙質檔案比較容易受到外界環境的影響，例如紙張受潮、欲火燃燒這些不可控的因素的發生，一旦發生就會產生不可逆的影響。在翻閱的過程中，次數的增加也會對紙張檔案有磨損，大大增加了保存難度。在檔案管理工作中大數據技術的引入會大幅度優化這些問題，提升了檔案的保存品質。另一方面，在檔案管理工作中引進大數據技術，大大提高了國企單位檔案管理工作的效率。將大數據技術應用于檔案管理工作，更加便于取閱查找，擺脫了紙張在查閱檔案中的難度。將檔案數據導入數據庫后，在搜索引擎中輸入相應的關鍵詞，可以在海量的數據庫中快速查找，節省了紙質檔案翻找的時間和查閱的難度，解放了工作人員的勞動力，大大提高了工作效率。大數據的應用可以更快速的獲得有效的信息，在解放大量勞動力后，更多的時間可以用在數據的分析和研究上，拓寬了國有企業檔案管理的業務范圍，也提高了國有企業的核心競爭力。能夠促進檔案管理行業的未來發展，滿足時代發展的需求。

四、大數據技術在國企檔案管理中的應用策略

（一）完善管理制度，健全工作體系

在大數據時代背景下，完善國有企業單位的檔案管理工作制度，健全管理工作體系是當前檔案管理工作需要關注的首要前提，面對多樣類別、部門的檔案管理工作，對于工作人員來說應該明確對于不同的數據和信息的不同處理方式與存儲形式，對檔案錄入與編輯都要建立在個人專業能力之上。在實際的日常工作中，工作人員要做到能夠充分了解檔案中不同類別不同部門的信息，增進自身能夠迅速檢索信息的能力，使自身的思維邏輯能力更加縝密、專業能力更加精進，直至能夠從容面對各類復雜突發問題并完美解決。構建完備的檔案管理制度對于國企單位是檔案管理工作是一個有力保障。在實際管理檔案的過程中兼顧質量和效果，讓檔案管理工作真正實現制度化和規范化。對于國有企業的領導層來說，加強檔案管理的效率和相關人員的工作質量，通過人員日常培訓提升檔案管理工作人員的專業能力，做好監督管理工作，落實責任到人的管理模式，全面做好國有企業單位的檔案管理工作。

（二）加強數據安全，優化管理理念

在大數據時代，數據庫存儲海量數據的同時也給數據的運行性能、完整性、系統性等方面帶來不小的挑戰，嚴格保障檔案信息的安全是落實國有企業單位檔案管理工作的重中之重，在加強數據安全方面有幾個應用策略：1.對數據庫中海量的檔案信息進行加密保護，比如設置工作人員的登錄密碼、錄入人臉、指紋信息；加強電腦的防火墻，抵御病毒、黑客入侵導致的信息丟失泄露問題。2.減少因工作人員的失誤，網絡或設備故障帶來的不必要的損失，維修人員定期檢查設備和網絡等基礎設施，工作人員加強培訓，提高業務水平和專業能力。從這些可能會威脅到數據安全的危險因素入手，能夠規避我們在操作過程中承擔的不必要的風險。加強數據安全也意味著國有企業單位的檔案管理部門要與大數據公司或機構開展相關合作，利用大數據公司或機構的專業技術，結合上國有企業單位檔案管理部門的實際情況，開發并設計出適合國有企業單位檔案管理部門的操作的系統，從而進行檔案管理部門管理理念的優化，借助外界專業公司的力量來滿足檔案管理部門的操作需求。

（三）創新管理方法，優化管理結構

在國有企業單位的檔案管理工作當中，創新管理方法，優化管理結構就是優化管理工作的關鍵。管理人員不能用以往在紙質檔案時代的管理觀念來管理國有企業單位的檔案信息。紙質檔案時代的管理模式較為封閉，跟不上當今時代發展的速度。現階段的檔案數據種類繁多數量龐大，傳統的管理方法會導致管理工作效率過低。所以，在企業進行管理工作的時候，創新管理方法就顯得尤為重要。既能滿足大數據時代的變化，又能合理的使用互聯網信息技術進行管理工作，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量。對管理方法的創新，也是應用大數據技術管理國有企業單位檔案的一個策略。將以往存在問題的檔案管理方法做出改變，加快互聯網與大數據技術和國有企業單位檔案管理方法的結合，建立并完善新的檔案管理方法。此外，國有企業單位也建立獎懲的制度，對檔案管理工作中表現突出的管理人員進行表揚和獎勵，反之，表現不夠優秀的工作人員也要進行相應的批評并督促他們改進。通過這樣的方法，可以有效地激發管理人員工作的積極性，形成一個良性循環，提高管理部門的工作質量，更好的促進國有企業單位檔案管理部門的發展以及企業的發展。

（四）提高人員素質，提升管理技巧

加強國有企業單位檔案管理工作人員的培訓，提高檔案管理工作人員的綜合素質。樹立管理工作人員的大數據意識，隨著時代的發展逐步更新，適應檔案管理工作在大數據時代的新要求。能夠充分發揮大數據技術在檔案管理工作上的優勢，在大數據技術的發展下，檔案管理的工作人員需要具備豐富的管理知識、與時俱進的管理理念、巧妙的管理技巧，以及專業的管理能力。在提高工作人員綜合素質方面，可以采用以下幾個策略：1.對外招聘專業人才，對外招聘與檔案管理工作所應用的大數據技術相關的人才，為團隊儲備一定量的專業人才。在招聘時稍微提高人才需求的標準，盡量的選擇專業能力強、知識儲備豐富、有一定該方向工作經驗的優質人才。2.對內進行人員培訓，提高企業內部工作人員的管理技巧、知識儲備和專業能力，使得原有的企業內部工作人員能夠較為快速的接受大數據技術介入后檔案管理工作的改變，能適應改變之后的工作模式與思維方法，能夠快速捕獲大數據時代帶來的有用信息，盡快適應國有企業的檔案管理工作。3.國有企業的領導層也要定期開展培訓，提升管理技巧，熟悉每一位員工的特長，充分發揮個人才能，有助于企業工作效率的最大化和工作質量的最大化。

五、結語

大數據時代為國有企業的檔案管理工作帶來的不僅僅是諸多的挑戰，還是機遇。因此，完善管理模式，健全工作體系；加強數據安全，優化管理理念；創新管理方法，優化管理結構；提高人員素質，提升管理技巧是抓住機遇克服挑戰的一大行動，這樣才能更好的促進檔案管理理念和技術的轉型升級，大數據技術在為企業提供更優質信息與服務的同時，提高企業的核心競爭力，擴大企業未來的發展空間，更好的服務于企業、服務于國家、服務于社會。