淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

閆海生 河北省平泉市委宣傳部

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將事業(yè)單位檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，有利于事業(yè)單位檔案有效的管理。將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便了事業(yè)單位檔案儲(chǔ)存與轉(zhuǎn)換，提高了電子檔案儲(chǔ)存的效率。同時(shí)，將傳統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，有利于加強(qiáng)管理，同樣也面臨著風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案起到保障作用，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電子檔案有效的融合，提高事業(yè)單位電子檔案管理效率，優(yōu)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，從而提高事業(yè)單位檔案管理效率。

一、電子檔案管理工作優(yōu)勢(shì)

提高電子檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位行政運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。事業(yè)單位在開(kāi)拓電子檔案管理系統(tǒng)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)完善電子檔案的管理體系，從而有效的提高行政效率，事業(yè)單位在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的局限，開(kāi)拓新型的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)的價(jià)值。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型，有利于提高事業(yè)單位的工作效率，降低其工作成本，降低人力與物力成本，有效的借助網(wǎng)絡(luò)資源以及信息資源，實(shí)現(xiàn)更加快捷、高效的辦公，處理各類(lèi)信息資源，將檔案進(jìn)行有效的篩選、分類(lèi)、處理，有效的提高了工作效率，降低工作成本，解決了由于人工問(wèn)題導(dǎo)致的檔案管理的遺漏，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，為行政事業(yè)單位的檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供了有效的保障，節(jié)約了人力和物力資源。

解決了信息共享和傳輸?shù)恼系K。由于電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程運(yùn)輸，極大地降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)運(yùn)輸?shù)某杀竞驼系K，電子檔案能夠借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息傳播，極大程度實(shí)現(xiàn)信息共享，有效的解決了檔案管理的傳輸和共享水平。一方面，由于電子檔案可以實(shí)現(xiàn)多次傳輸和共享，方便同事之間相互使用和借鑒，同時(shí)也可以在信息化平臺(tái)進(jìn)行信息共享；另一方面，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便電子信息進(jìn)行合并與儲(chǔ)存，最大可能的將電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和共享，豐富了檔案內(nèi)容，降低了檔案存儲(chǔ)的成本。

由于電子檔案具有易儲(chǔ)存性，其電子檔案信息能夠擺脫傳統(tǒng)的人工檔案管理低效的問(wèn)題，借助計(jì)算機(jī)將檔案處理成電子化，利于檔案的存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)廣泛信息的全面存儲(chǔ)，進(jìn)一步提高了行政事業(yè)單位電子檔案管理工作效率，提高了行政事業(yè)單位檔案的存儲(chǔ)量，豐富了傳統(tǒng)的檔案管理體系。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)了檔案的文字化、數(shù)據(jù)化和直觀化，可以借助計(jì)算機(jī)將電子檔案當(dāng)中的文字?jǐn)?shù)據(jù)以及圖片、視頻等信息進(jìn)行存儲(chǔ)，保障了電子檔案的穩(wěn)定性和客觀性。

二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略

（一）革新管理理念，奠定電子檔案管理思想基礎(chǔ)

由于電子檔案的傳播需要借助互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息設(shè)備，因此，合理存儲(chǔ)與加密電子檔案，保障檔案信息安全尤為重要。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的行政事業(yè)單位電子檔案管理理念，保證電子檔案的安全。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，定期開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，使每一名電子檔案管理人員樹(shù)立正確的檔案管理理念。此外，相關(guān)負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)管理人員開(kāi)展定期的基礎(chǔ)文化知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，使每一名檔案管理人員都具有良好的道德品質(zhì)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理理念的宣傳活動(dòng)，使正確的管理理念深入人心，提高行政事業(yè)單位文化核心，打造精神支柱，使“軟文化”和“硬實(shí)力”灌輸給檔案管理人員，加快人才隊(duì)伍的建設(shè)。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將大量資金撥入到人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型為電子檔案。為了保證每一名電子檔案管理人員都能樹(shù)立正確檔案管理理念，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)績(jī)效考核的范圍，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員的道德品質(zhì)納入績(jī)效考核目標(biāo)當(dāng)中，使每一名檔案管理人員都能將正確的道德管理理念深入人心，創(chuàng)建完善的電子檔案行政管理人員的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)制度，多措并舉實(shí)施，保障每一名具有良好道德品質(zhì)的管理人才得到其應(yīng)有的薪酬和獎(jiǎng)勵(lì)，促使每一位檔案管理人員都能在其崗位盡職盡責(zé)。

（二）提高專(zhuān)業(yè)水平，建設(shè)電子檔案管理人才隊(duì)伍

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案，需要更多專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員。因此，行政事業(yè)單位就應(yīng)當(dāng)加快專(zhuān)業(yè)人員的建設(shè)，組建新型的師資隊(duì)伍，加大資金的投入，廣納人才，提高相關(guān)管理人員的工資薪酬制度的改革，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，相關(guān)管理人員要加強(qiáng)電子檔案專(zhuān)業(yè)管理人員的整體水平，根據(jù)工作內(nèi)容的需要來(lái)建設(shè)人才隊(duì)伍，提高專(zhuān)業(yè)人才的技術(shù)工作水平。行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重員工的培訓(xùn)，此外，事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，加快管理人才的更新與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提高，及時(shí)的處理工作上的問(wèn)題，保證電子檔案管理人員能夠自覺(jué)處理好電子檔案信息，擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理技術(shù)。同時(shí)，行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)廣納人才，推進(jìn)人才引進(jìn)計(jì)劃，將專(zhuān)業(yè)的管理人才引入到檔案管理部門(mén)，提高檔案存儲(chǔ)、共享以及提取的效率，從而提高檔案管理人員的管理能力。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理人員的檔案管理水平和檔案管理的專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行績(jī)效考核，采用創(chuàng)新性的工資薪酬戰(zhàn)略來(lái)加快鼓勵(lì)管理人員技術(shù)改革，提高其自主學(xué)習(xí)能力，以人才激勵(lì)的方式留住更多的人才和招納人才，加快行政單位的人才建設(shè)，保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全，降低行政事業(yè)單位遭受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或者突然停電等意外的情況的發(fā)生，由此導(dǎo)致電子檔案信息無(wú)法被正確、詳細(xì)的儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)之中，出現(xiàn)計(jì)算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)丟失、漏泄等安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于信息檔案管理人員造成很大的負(fù)面影響，因此行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加快對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)，將數(shù)據(jù)的安全性得以保證。

（三）提高設(shè)備建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案管理物力保障

行政事業(yè)單位在現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)備情況下，還應(yīng)當(dāng)加大資金的投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化基礎(chǔ)設(shè)備，從而為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理改革提供物質(zhì)保障。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，將傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行革新，創(chuàng)新電子檔案。同時(shí)，公司事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)保證信息存儲(chǔ)安全的前提下，來(lái)增設(shè)信息設(shè)備。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型節(jié)省的費(fèi)用轉(zhuǎn)化為投資建設(shè)信息設(shè)備，有效的解決了物力資源的浪費(fèi)。此外，將傳統(tǒng)的電子檔案管理進(jìn)行信息化改革，將節(jié)省更多的人力資源，將其投入到信息化管理當(dāng)中，有利于檔案的合理分配和共享。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)合理播放入金資金，將資金合理利用到信息化設(shè)備建設(shè)當(dāng)中，提高資金的使用效率，避免由于行政事業(yè)單位高資產(chǎn)、高負(fù)債導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)下降將更多的閑置資產(chǎn)浪費(fèi)影響行政事業(yè)單位其他部門(mén)的其他業(yè)務(wù)不能周轉(zhuǎn)。行政事業(yè)單位在擁有技術(shù)保障的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)物質(zhì)的投入，工欲善其事，必先利其器，加強(qiáng)對(duì)人才以及物力的建設(shè)，將傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行改革，加快檔案存儲(chǔ)的效率，保障電子檔案存儲(chǔ)更加穩(wěn)定，將傳統(tǒng)的檔案存放在存儲(chǔ)柜當(dāng)中，由于存儲(chǔ)室的環(huán)境潮濕，紙質(zhì)檔案不能很好的保存，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被破壞。將傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)型，降低了儲(chǔ)存的空間，還避免了存儲(chǔ)條件差，導(dǎo)致檔案保管不佳等問(wèn)題，總而言之，加快紙質(zhì)檔案的改革有利于降低管理費(fèi)用。

（四）完善管理制度，規(guī)范電子檔案管理操作實(shí)踐

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及行政事業(yè)單位自身的發(fā)展情況來(lái)完善電子檔案管理制度。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)來(lái)制定符合公司發(fā)展的檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行工資薪酬制度的獎(jiǎng)懲，選拔專(zhuān)業(yè)的管理工作人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一系列的督促和指導(dǎo)。此外，規(guī)范檔案管理人員的工作規(guī)范以及檔案管理人員的道德品質(zhì)等一系列的檔案管理制度進(jìn)行合理的制定，行政單位應(yīng)當(dāng)將制度進(jìn)行嚴(yán)格的制定和規(guī)范，保障每名管理人員都能恪盡職守，在其位，謀其政。除此之外，對(duì)于檔案管理過(guò)程當(dāng)中的檔案信息進(jìn)行安全的整理，制定檔案整理的一系列重點(diǎn)的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)制定一套符合公司發(fā)展的、規(guī)范化的方案，從而將檔案管理科學(xué)化、有序化、規(guī)范化。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取多種措施來(lái)建立符合公司發(fā)展的制度，定期開(kāi)展績(jī)效考核，提高電子檔案的質(zhì)量，降低由于系統(tǒng)性問(wèn)題和個(gè)人操作不規(guī)范等問(wèn)題造成的失誤，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行明確的任務(wù)劃分，使其能夠盡職盡守并投入到電子檔案管理當(dāng)中。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在電子檔案管理工作當(dāng)中存在一系列的問(wèn)題。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)考慮到自身的管理制度、人才以及物力等方面的不足，加大資金的投入，提高電子檔案管理人員的工資薪酬，使其在工作崗位上盡職盡責(zé)。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人力和物力資源的投入，建設(shè)一批具有專(zhuān)業(yè)的能力的人才隊(duì)伍，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，從而有效地開(kāi)展行政事業(yè)單位一系列的工作，保證電子檔案的安全高效，加大對(duì)物力的投入，加大對(duì)電子信息設(shè)備的投入，從而保證基礎(chǔ)設(shè)施完整，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案的目標(biāo)，促進(jìn)行政事業(yè)單位電子檔案管理的可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。