淺談水利工程檔案管理的重要性

文/汝州市河道管理所 楊曉娜

在水利工程項目建設中，想要確保檔案管理工作能夠順利完成，就必須要做好水利項目施工全過程的資料管理工作。這些資料都是由文件、圖紙、照片、影像等多方面資料數據構成，是水利項目工程建設的直接記錄，可以全面、真實、有效地反映出項目施工過程的所有內容。但是，在實際水利工程項目建設過程中，部分單位對檔案管理工作不夠重視，僅僅是在竣工以后對資料進行整理裝訂，由于檔案管理工作涉及面廣，非常瑣碎，部分工作人員對于檔案管理工作，也表現出了敷衍應付差事的態度，忽視了工程檔案管理工作的重要性。因此，加強對水利工程檔案管理重要性的認識很有必要。

一、水利工程檔案管理的重要性

（一）水利工程檔案對工程質量的重要性。1.工程檔案是水利工程項目建設的前提與基礎。通常在水利工程建設施工以前，工程檔案就已經開始積累了。水利工程立項文件是水利工程項目決策、審批、確定等施工全過程中的真實記錄，同時，也是落實水利工程項目經費以及具體實施的依據。水利工程項目的預算編制、設計、招投標等都必須以立項文件為基礎，這一系列資料文件又是水利工程勘察、測量以及設計的依據。在水利工程建設中如果沒有這些檔案資料，水利項目根本沒有辦法進行。因此，工程檔案是水利工程項目建設的前提與基礎。另外，在水利工程施工過程中，工程檔案也必須貫穿施工全過程。比如，在水利工程材料方面，鋼筋、混凝土等使用之前必須要檢測，檢測合格以后方能投入生產使用，而這些檢測報告、文件都是非常重要的依據；水利工程哪個環節該用什么標準的混凝土、配合比是多少、用量多少等等；水利工程施工過程中必須有監理人員進行現場記錄；水利工程施工過程中出現意外情況，需要變更說明等等，這些材料文件都是確保水利工程施工質量的重要依據。2.工程檔案是水利工程質量的直接反映。水利工程質量最開始只是一個概念性，一種感受評價，對水利工程性能、安全、質量的一個綜合評價。隨著水利工程科學化管理理念的發展，目前對于水利工程質量有了明確的定義，就是水利工程質量必須滿足生活、生產的需要，必須符合國家法律法規，技術規范標準、設計、合同等多方面要求。工程檔案已經由最初的評價感受逐漸轉化為以數據、文件為依據的信息化管理，工程檔案工作做得好，也就反映出水利工程施工管理規范、管理人員素質高、施工質量有保證，因此，水利工程質量可以直接從工程檔案反映出來。3.工程檔案管理是水利工程質量保證的關鍵環節。水利工程檔案屬于一個靜態概念，而水利工程檔案管理則是一個動態的過程。水利工程項目的建設過程與結果通常都是建立在真實、完整、系統的水利工程檔案的基礎之上。經過深入研究發現，水利工程檔案管理并不是一個單獨的行為，而是水利工程質量保證的關鍵環節。4.工程檔案管理是有效促進水利工程質量提升的重要手段。加強工程檔案管理工作，是有效促提升水利工程質量的重要手段。水利工程檔案管理在行政上體現的是強制性，可以跟水利工程項目建設行政職能有效融合，是水利工程施工的前提條件，也是水利工程竣工審核的關鍵環節，同時還是行政執法檢查的重要內容。因此，這些行政行為可以有效提高水利工程質量，確保水利工程安全、高效、長久的使用。

水利工程施工過程中檔案管理“三檢表”就是最好的證明，“三檢表”是水利工程現場驗收最原始記錄，是水利工程質量評價的基本要求。如果在水利工程施工過程中發現“三檢表”未按照要求實施，沒有按照“三檢”要求實施，只落實其中“一檢”或者“兩檢”，出現“三檢表”與“質量評價表”不一致現象，都會給水利工程質量造成嚴重影響。由于水利工程施工大部分環節都具有隱蔽性，在施工工作完成以后覆蓋了內部施工具體情況，一旦后期工程質量出現問題，查詢施工過程具體情況的唯一途徑就是工程檔案資料，如果工程檔案工作再沒有做好，出現問題，水利工程質量便無從談起。

（二）監理檔案對水利工程質量的重要意義。在水利工程施工過程當中，監理單位必須根據國家質量標準對水利項目施工質量進行抽查，這也是對水利項目施工評定的一個檢查，其抽查檔案結果的好壞可以直接驗證水利項目的施工質量好壞。抽查檔案是水利項目質量驗收的根本依據，必須符合國家標準規范。監理工程師對水利項目質量進行驗收，就是為了對水利工程實體和施工資料進行檢查審核，一旦成功簽字，就證明水利施工質量評定結果有效，施工質量達到國家標準要求。因此，監理工程師在進行審核簽字之前，必須要保證其具有檢查水利工程質量的能力，并熟知水利工程建設規范要求，具有簽字資格。

（三）第三方檢測檔案對工程質量的重要意義。第三方檢測也叫作公正檢驗，就是水利工程施工完成以后，交由甲乙互相聯系的單位以外的客體進行檢測，被稱為第三方。第三方檢測制度的推行是為了確保水利工程施工質量，確保檔案檢測的真實性、有效性和公平性。第三方作為獨立的一方，與被檢測方沒有產生直接的利益關系，是為了加強水利施工質量以及對監理單位工作的加強與補充，其檔案檢測結果可以真實地證明水利工程質量。

（四）政府質量監督檔案工作對工程質量的重要意義。在水利工程施工期間，政府依法對水利工程質量進行監督管理，作為政府職能如果發現問題以及提出建議都會以質量監督工作檔案的形式來體現，通過查詢工程檔案就可以具體了解到水利工程質量問題以及相關結果，同時也為水利工程驗收提供充分依據。

（五）檔案管理對落實質量責任的重要意義。目前，國內水利工程建設已經全面實行質量責任終身制，而水利工程落實質量責任終身制度，需要工程檔案充分發揮作用，檔案管理工作人員簽字必須真實有效，才能確保簽字文件生效。

二、檔案管理為水利工程安全管理提供依據

近年來，水利工程安全管理已經受到廣泛關注，其中不單純是施工技術人員的安全管理，還要做好工程本身安全管理。由于每個水利工程項目具體情況不同，每個水利工程項目存在的安全風險、安全隱患也不盡相同。這就需要相關管理工作者根據水利工程具體項目情況制定管理制度、施工方案、預案，而這些方案的制定都需要從檔案資料里面查詢具體數據以及相關信息。對于一些施工復雜、難度大的水利工程，很容易出現不可預見的突發情況，為了防止發生突涌水、巖爆等現象，就必須加強工程動態設計，檔案資料可以更好地為其提供科學依據。此外，通過借鑒其他類似水利工程安全檔案資料，還可以吸取好的經驗，促進水利工程安全管理水平的提升。

三、檔案管理為水利工程進度管理提供借鑒

水利工程的經濟效益與工程施工進度直接掛鉤，只有合理安全的水利工程施工進度，才能有效提高企業的經濟效益。水利工程各個施工環節的進度與編排都需要依據檔案資料內容來確定，通過對工程檔案的查詢可以有效對施工環節進行統計分析，科學合理地安排施工周期，提高工程施工效率，有效縮短施工周期。

四、檔案管理是工程成本管理的考察憑證

水利工程成本控制對于施工單位來說至關重要，而工程的審計依據同樣是工程檔案。水利工程全過程成本分析測評、總成本目標申報和執行、成本任務分解管控，內部成本管理辦法的制定和執行，內部成本管理辦法獎懲，成本管理數據分析匯總上報等，這一系列成本的審核、批準、考核、數據匯總，都是檔案管理內容的一部分，是審計工作的重要憑據。

五、如何更加系統、科學地做好水利工程檔案管理工作

（一）重視水利工程檔案管理工作。工程檔案管理是企業管理工作中的重要環節，必須高度重視，使其最大限度發揮其職能作用。

（二）建立健全工程檔案管理體系，把工程檔案管理納入企業規范化管理體系當中。在水利施工各個階段，其負責人必須及時整理相關資料，經過鑒定、核實以后移交給檔案室保存。同時，檔案管理工作人員還必須及時監督、指導檔案信息的收集、整理以及歸檔，發現問題及時更正。

（三）把工程檔案按照項目、性質分類，并與施工任務同步下達，由相關負責人到檔案室領取相應的檔案袋、分類號。這樣不僅可以提高工作效率，最重要的是使工程檔案在施工設計過程中就直接反映在設計文件、圖紙上，一目了然，方便后期查閱。

（四）加強工程檔案管理信息化建設。運用計算機技術對工程檔案管理進行自動化管理，采用CAD技術手段，革新傳統的紙質文件，實現工程檔案的多媒體管理，向數字化、局域網方向發展。

（五）加強工程檔案管理人員的專業知識培訓。通過學習水利工程檔案管理知識，熟練應用計算機、微縮等技術，不斷提升員工知識結構，促進工程檔案管理的進一步發展。

六、總結

總之，在水利工程建設全過程中，工程檔案不僅能把任何一個環節都真實地記錄保存下來，還能為水利工程項目質量、安全、進度、成本控制等提供重要依據，是水利工程建設中至關重要的組成部分。因此，必須要加強對水利工程檔案管理的重要性認識，通過先進的技術手段充分發揮其作用，為我國水利工程建設高效發展做出應有的貢獻。