智慧時代視域下電子檔案管理系統的構建

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

隨著大數據的廣泛應用，人類的生活、工作和學習進入了智慧時代。智慧時代視域下，檔案管理工作既遭遇了前所未有的挑戰，也面臨著千年難逢的發展機遇。為進一步推動電子檔案管理系統的開發，筆者基于多年的工作實踐和思考，談談如何構建電子檔案管理系統。因種種原因，一孔之見疏漏在所難免，不足之處還請各位專家補充完善。

一、智慧時代電子檔案管理系統的基本特征

構建電子檔案管理系統是智慧時代給檔案管理工作提出的必然要求。智慧時代構建電子檔案管理系統就是要把“互聯網+”技術、大數據應用和智能化服務有機地結合起來，促進檔案管理工作的高效發展。由此可知，智慧時代電子檔案管理系統具有以下幾個方面的特征：

（一）檔案信息采集智能化。傳統的檔案都是紙質形態的檔案，幾乎沒有電子版和其他形態的檔案。智慧時代，傳統的檔案管理變成了電子檔案的管理，除了傳統的紙質檔案以外，數字化的電子文檔走向前臺，成為檔案管理的主角。電子檔案是電子版的檔案，不僅包括電子文檔、音頻、視頻、圖片等資料，還可以把檔案的信息碎片化。而電子檔案管理系統則能夠發掘各類新的信息資源，并對一些碎片化的信息進行收集、分析和深度處理。可見，檔案信息采集的智能化是電子檔案管理系統的一大突出特點。

（二）檔案管理智能化。智慧時代，基本上所有的檔案管理部門都建立了智能化的檔案管理平臺。借助這種智能化的平臺可以對檔案實施安全、職能化的管理。一是在檔案信息的采集階段，能夠完成電子檔案的全面收集記錄、整理分類、編目存儲和區位存儲等。二是文件轉化為檔案后，能夠輕松地對檔案進行盤點、實施分類統計和使用登記等。三是在檔案調閱方面，能夠對檔案的查閱范圍和查閱人員進行控制。四是可以借助平臺深入挖掘檔案中存在的深層次信息和數據，提高檔案的使用效率；五是平臺可以對檔案的保存環境的濕度、溫度等進行控制，使檔案的保存更加長久、完好。

（三）檔案服務的智能化。智慧時代，不僅實現了檔案信息收集和檔案管理的智能化，同時還實現了檔案服務的智能化。一是智能化的平臺實現了檔案實體、檔案內容和檔案管理信息與互聯網的對接，能夠實現檔案、檔案設備、檔案管理人員和檔案客戶彼此之間的實時溝通與交流。二是檔案管理的任何產品和資源的信息都能夠及時、快速、高效地得到處理，檔案的查閱和咨詢并行不悖，檔案資源得到充分發掘和使用。三是檔案管理與服務的信息反饋及時，檔案管理人員可以對檔案的利用數據進行深度的挖掘與分析，及時摸清用戶的需求，進而提供更好的優質服務。

二、智慧時代檔案管理工作存在的問題

在智慧時代的推動下，雖然檔案管理開啟了電子檔案管理的新時代，但是我們的工作依然存在不少問題，歸納起來主要有以下幾點：

（一）專業的管理人才奇缺。構建電子檔案管理系統，對檔案實施數字化管理，人才是關鍵。受傳統檔案管理觀念的影響，目前我國檔案管理系統普遍缺乏高素質的復合型人才，一是計算機操作綜合能力較差，檔案信息采集的真實性和準確性大打折扣。二是很多檔案管理人員是半路出家，沒有專業的檔案管理知識和技能，普遍存在敷衍心理。三是既掌握一定的檔案管理專業知識和技能，又比較精通計算機操作的復合型檔案管理人員極少，制約了電子檔案管理系統的構建和開發。

（二）檔案管理工作的規范化不夠。檔案管理是一件非常重要也非常嚴肅的事，但是在日常的檔案管理工作中并沒有引起人們的足夠重視，由于認識不深刻，觀念不到位，致使檔案管理工作說起來重要，做起來不重要，存在一些非常重要的缺陷，一是檔案管理制度不健全，工作處于隨意狀態，平時無人管，用時隨意翻。二是檔案管理沒有健全的機制，從信息采集、管理到使用，都還停留在傳統階段。

（三）檔案管理方式方法非常落后。目前，雖然檔案管理系統都喊著要建立電子檔案管理系統，也有的做了較大的投入，但是基本都停留在形式上，有走過場之嫌。一是信息采集依然采取傳統的手工方式，信息質量得不到保障。二是沒有對檔案信息進行深層次的挖掘和處理，也沒有這方面的服務。三是綜合性平臺的搭建率不高，使用率低下，不少單位的檔案服務難以滿足用戶的需求。

三、智慧時代檔案管理系統發展的方向

智慧時代，檔案管理系統的發展前景非常廣闊。從國際與國內大數據發展的背景來看，我國電子檔案管理在系統構建和服務功能方面將進入快速發展的時代，其發展前景或趨勢主要體現在以下幾個方面：

（一）開啟一站式服務管理模式。智慧時代，一站式服務將是電子檔案管理系統發展的一大方向。一站式服務是基于全方位感知的檔案信息資源的整合。一是檔案管理系統把檔案信息按照載體類型、資源類型、文件類型和主題等進行分類處理，為客戶快速地匹配到所需要的檔案信息和內容。二是檔案管理系統把檔案中的內容進行碎片化處理，讓客戶一站式檢索時迅速獲得所需要的檔案信息內容。三是檔案管理系統匯總大量的、異構的、分布廣泛的數據信息資料，為客戶查詢、瀏覽和借閱提供多層次、全方位的快捷服務。

（二）開啟多元化分眾服務管理模式。信息時代，用戶的需求呈現出層次化、多樣化的特點，不同的用戶對檔案資源的需求在檔案類型和檔案主題上不一致，電子檔案管理系統只有根據客戶的多層次、多樣化的需求調整服務，才能獲得實現檔案管理的最大價值。一是認真分析用戶的信息需求，為其提供細化的需求服務。二是電子檔案管理系統運用數據挖掘、數據分析等技術，深度挖掘客戶需求，給不同的客戶提供所需要的檔案信息資源，進而滿足各層次客戶的不同需求。

（三）開啟移動終端信息推動服務模式。智慧時代，信息分析、信息挖掘和信息推送已經進入智能化狀態。未來，電子檔案管理系統也必然會開啟這種移動終端的信息推送服務模式。一是電子檔案管理系統深入挖掘用戶信息和用戶狀態等信息，根據用戶的愛好和需求，推動相關的檔案信息。二是深入挖掘和分析用戶的行為、愛好等信息，減少用戶不關心或不使用信息的顯示。三是通過大數據處理對信息進行篩選，剝離使用率極低或幾乎不用的信息，選出檔案中利用率較高的內容，降低用戶的時間成本。

四、構建電子檔案管理系統的策略

構建現代化的電子檔案管理系統是一個系統工程，既不能急功近利搞花架子，也不能應付差事搞形式主義，需要循序漸進地扎實推進：

（一）要扎實做好電子檔案信息的采集工作，豐富數據庫的內容，提高信息的質量。數據庫是電子檔案管理系統的基礎，只有做好數據庫建設，才能使電子檔案管理發揮更大的效用。一是要加大采集和總結各類電子文件的力度，推動紙質檔案迅速向數據化資料轉變。二是要加強系統維護，確保數據庫安全、穩定和健康運行。三是要想方設法提高數據庫電子文件的可理解性、可實用性和可存取性，及時解決數據儲存和查閱過程中出現的不良問題。

（二）科學構建電子檔案管理的標準規范，為電子檔案管理系統的高效運行提供制度機制保障。電子檔案管理不但要遵循一定的標準進行，還要有合理的制度和機制作保障。加強制度機制建設，構建良好的標準規范，必須做到以下三點：一是要構建信息化標準體系，把檔案的采集、整理、安全保障和管理等各個環節都納入數字化的統一格式標準。二是要構建電子檔案數字化管理規范，對數字化檔案的接收、管理做出明晰的規定。三是要建立健全電子檔案管理的制度，不斷完善各環節的工作機制，確保整個管理系統順暢運行。

（三）加強電子檔案管理系統的軟硬件設施建設，為實施高效的管理提供可靠的基礎保障。電子檔案管理系統的高效運行必須由先進的硬件設備、科學實用的軟件和優秀的人才做支撐，這三者缺一不可。加強軟硬件建設必須做好以下幾個方面的工作：一是要加大投資力度，購置良好的計算機、網絡服務器等硬件設施。二是要加大軟件開發力度，開發、配置高效實用的的系統軟件。三是要加大人才的培養力度，培養更多的既懂檔案管理專業知識、又有高超的計算機操作技能的復合型人才。