探索大數據背景下電子檔案管理創新途徑

文/濟南市教育教學研究院 李勇

大數據，又稱為巨量資料，是指對事物的處理模式進行創新之后，能夠形成更強的決斷力、洞察力和流程優化能力。檔案管理發展至今，雖然在形式上已經全面轉化為電子檔案，但在思維、方式、理論等方面依然停留在“紙質”時期，引發了諸多新的問題。基于此，在大數據背景下，全面梳理并創新電子檔案的管理途徑勢在必行。

一、大數據背景下創新電子檔案管理的重要意義

大數據的本質是海量資源，即通過計算機的計算速度，將所有資料進行全面、客觀甚至是無遺漏的分析。經此過程，社會各界的資料數據均可以得到整合，進而總結出規律。不同行業的人根據自身的需要，基于自身的側重點，進一步探究數據之間內在的邏輯關系，為自己或單位的發展提供可行性建議，最終推動社會發展。基于此，在電子檔案管理中心應用大數據分析方法，既可以使電子檔案的價值得以提高，又可以從宏觀角度帶動社會的整體進步。除此之外，紙質檔案轉化為電子檔案的本質原因是出于安全性的考量，即電子檔案在存儲、保管的安全性上遠遠超過傳統的紙質形式，只要存儲芯片這個載體不受損害，檔案數據的安全性即會得到保障。然而隨著技術的不斷升級、管理方式的不斷更新，部分電子檔案的管理已經無法滿足時代的需求，以個人（單位）端為主的檔案存儲模式受到的安全威脅正在逐漸加大。基于此，充分運用大數據技術，為檔案數據提升防護等級，已經成為很多檔案管理機構的工作重點。近年來，公共信息泄露事件頻發，凸顯我國電子檔案管理制度上的不足，甚至在淘寶等網絡平臺上，公然出現上百條私人信息明碼標價、公開售賣的情況，無疑為我們敲響了警鐘。故而運用大數據技術，重新梳理電子檔案管理制度，找出一切漏洞，最終使公民的隱私得到保護，從而維護社會的安定、和諧。

二、當前電子檔案管理存在的問題

根據實際情況分析可知，當前電子檔案管理水平可提升的空間較大，主要問題在于：第一，部分管理人員對電子檔案及其管理模式的認知水平嚴重不足。如上文提到，僅僅完成了形式上的轉化，對其內在的改變缺乏探究，部分機構甚至出現了管理水平倒退的現象（一些工作人員對紙質檔案的熟悉程度遠遠超過電子檔案，計算機操作水平較低，出現問題時無法及時解決）。第二，部分單位的電子檔案管理系統應用時間較長，沒有及時更新，致使檔案處于零散狀態。總體來看，檔案管理成本投入雖然較低，但卻影響了檔案管理整體性的建設。很多檔案在缺乏整理、歸類的情況下，出現了丟失、數據錯亂等現象，給有需求的使用者造成了不小的麻煩。第三，電子檔案通過計算機等智能設備進行登記，但在實際操作中，管理人員經常出錯，比如錄入信息時，隨手多按了一下鍵盤，致使信息改變，不查之下作為常規檔案存入數據庫，最終造成一系列不良影響。第四，當前社會對電子檔案管理的要求不僅限于“整理”，還應該進行精細化的分類，經過必要的分析，為有需求的人提供相應的建議。而受傳統檔案管理思維的影響，在“數據分析”這一關鍵環節上，很多電子檔案管理機構實際呈現的管理水平并沒有達到人們的要求。

三、大數據背景下電子檔案管理的創新途徑

（一）拓寬大數據分析在電子檔案管理中的應用范圍。在大數據背景下，創新電子檔案管理模式，必須拓寬大數據分析在電子檔案管理中的應用范圍。首先，電子檔案自身的優勢如下：信息具備非人工識讀性（即自動辨識，無須人工介入）、信息的存儲密度較高（節省空間）、信息與載體之間具有可分離性（需要時方便調取）、多種信息媒體存在較強的繼承性（相同的信息可以在多個載體之間進行分析、操作，無須擔憂兼容性、制式不符等問題）。基于此，通過大數據分析，能夠將上述優勢進一步擴大，從而為管理提供更大的便利性。其次，建立檔案的目的在于出現同類問題時，能夠擁有參照，不僅可以在最短時間內制定出最佳的應對方案，還可以在后續的整合過程中，對流程進行優化，從而提高各級單位的處事效率。比如非常稀有的RH陰性血型（俗稱熊貓血），在我國各省、市血庫內的存量較少，經常出現具備此種血型的人身患重病卻無法及時輸血的情況。針對此種現象，很多醫院和血庫建立了基于大數據分析的電子檔案管理模式，將區域內存儲熊貓血的位置分布、具備隨時獻血能力的“特殊人群”全部納入電子檔案，實行系統化、高效率管理，一旦出現緊急情況，根據患者、醫院、血庫（獻血者）的實時位置進行動態分析，計算最短“供應”時間，從而挽救患者生命。最后，在電子檔案管理管理過程中，結合大數據分析，管理人員能夠從中總結出很多規律，進而制定出更加完善的管理體系，最終目的是提高管理水平，為廣大人民群眾提供優質的服務。

（二）全面梳理并改進現有電子檔案管理模式。如上文提到，一些單位的電子檔案管理模式較為松散，沒有形成體系，造成檔案數據遺失的同時，在整體上影響了管理效率，與引入電子化管理的初衷背道而馳。基于此，必須全面梳理并改進現有的電子檔案管理模式。第一，從檔案的錄入、存儲、保管、調取等方面詳細審查相關流程，找出疑似問題。比如一些單位的檔案管理人員年齡較大，對傳統的紙質檔案幾乎如數家珍，在短時間內即可迅速找到；但通過計算機搜索目標檔案時，或是因為操作水平有限，或是由于設備本身性能有待提高，實際處理過程花費的時間甚至比原來更高。面對此種問題，負責人員應該予以重視，查清根源所在并及時解決。第二，電子檔案相比紙質檔案優勢明顯，但這并非轉變工作態度的理由。管理人員在日常工作中，應該以更加嚴格的標準要求自己，對檔案中的每一個細節均應該反復對照，保證信息真實、準確。比如城市公安局下屬街道派出所戶籍科，主要負責居民身份信息的管理，包含戶口遷入、遷出。根據國家相關規定，具備外省戶口的居民通過結婚，以“夫妻投靠”的方式進行戶口遷入，辦理時間為40天。在此過程中，如果身份證號、生日（具體到“日”）、姓名等任何信息錄入出現差錯，均會耽誤至少半個月的時間，給居民的正常規劃造成極大的“破壞”。很多時候，計算機系統端的檔案數據并非即時可改，而是需要經過層層審查。因此，改進現有電子檔案管理模式已經成為人們的迫切需求。

（三）提高電子檔案管理人員對大數據的認知水平。很多管理人員認為檔案管理與大數據關系不大，而此種看法恰恰引發了很多問題。為了從根源上提高電子檔案管理質量，必須提升管理人員的認知水平。首先，大數據是基于歷史發展的必要而出現，能夠推動并解決很多實際問題。比如基于大數據開發的工程建設數據驅動軟件，使工程能源消耗的平均值降低了近40%。其次，在互聯網時代，網絡上的數據五花八門，世界各國政府、大型企業披露出的信息十分駁雜，只有在其中“提純”出有效信息，才能使自身制定出正確的發展路線而不會受到錯誤信息的影響甚至誤導。再次，大數據時代來臨是歷史趨勢，任何人、任何團體均無法阻擋也不應阻擋，其將會在眾多領域掀起多番變革巨浪，本質在于為需求者挖掘數據中心蘊藏的核心價值，并非軟、硬件的堆積。近年來，很多人民群眾在政府機構辦事時，普遍感覺效率偏低，根源正在于此。最后，大數據是互聯網技術發展到現階段的一種表征，檔案管理人員應該對此擁有清醒認知，通過不斷的學習提高自身綜合能力，最終用更加科學的方式提高管理水平。

（四）加大資金投入力度，構建智能化檔案管理體系。為了真正實現“拓寬大數據應用范圍”，必須加大資金投入力度，構建全新的智能化檔案管理體系。所謂智能化，是指在互聯網、大數據、物聯網以及人工智能等先進技術的支持下，采用“能動”方式，滿足人們的需求。智能化檔案管理體系應該包含以下三個特點：第一，即時糾錯系統。上文提到，在進行電子檔案錄入時，經常出現錯誤信息，而通過大數據分析、計算，圍繞已知的、全部的錯誤類型設計出自動糾錯系統，能夠極大地提升檔案錄入的準確率。第二，智能感知系統。檔案的調取、存放、管理等必須經過嚴謹的流程，而在日常工作中，由于管理人員的失誤造成的檔案缺失現象頻繁出現，而應用此系統之后，能夠起到良好的提醒作用，時刻監督工作人員嚴格執行既定流程。第三，智能驗證系統。“電腦”不同于人腦，通過程序控制執行相關命令，一旦設置上出現邏輯錯誤，其自身無法發現，而在檔案管理的關鍵環節加入驗證程序，能夠搜索出很多檔案中的邏輯錯誤，從另一個層面提升檔案的管理水平。

四、結語

電子檔案管理在很多人的認知中，只是從形式上完成了轉變，即由紙質檔案轉化為電子檔案。然而大量事實證明，此種認知不僅較為膚淺，還會因為重視程度不足而引發新的問題。基于此，在大數據背景下，對海量數據開展分析，盡可能找出管理過程中存在的一切問題并加以改進，最終目的是全面提高電子檔案管理質量，讓“電子”二字充分發揮應有的作用。