基于云時代背景的檔案數字化管理及其應用策略分析

文/國網江蘇省電力有限公司句容市供電分公司 王慶 陳靜

隨著經濟體制的改革深化，市場發生經濟轉型，這為我國經濟發展帶來了更加廣闊的空間，與此同時，發展中存在的問題也暴露出來，檔案管理就是其中較為明顯的一項。云時代背景下，檔案數字化管理已成為必然趨勢，不過由于技術使用的不合理性、觀念老化等因素的影響，使得數字化管理建設工作停滯不前，檔案管理存在較多的風險隱患。基于此，應對檔案數字化管理實行綜合分析，并針對其中的風險采取合理的解決措施，以發揮出檔案的最大價值。

一、云時代的內涵

云時代也被稱之為云計算時代。云計算是將分布式處理、并行處理與網格計算等功能融合在一起的一種新型數字技術，該技術在我國發展中得到廣泛應用，并將我國檔案管理工作推向了一個新的高度。

二、檔案數字化

檔案數字化技術是在計算機技術和數字攝影技術等多種先進技術發展基礎上所形成的一種全新的檔案信息形態，其能夠將不同載體的檔案資源統一轉化為數字檔案信息，實現數字化儲存，建立數字檔案信息庫，提高資源利用率，同時有利于資源的共享。

三、基于云時代的檔案數字化管理優勢分析

（一）海量存儲。檔案管理工作的壓力較大，而且涵蓋的信息內容較多，信息儲存需要較大的空間，如采用傳統的檔案管理模式，則無法保證檔案信息管理的效率，無法充分發揮數據檔案的使用價值。云技術快速發展的今天，云存儲使數字檔案成為人們關注的焦點，其能夠將重要信息上傳至網絡平臺，不需要使用多種硬件設施，只需使用電腦便可達到預期目標。云存儲能夠存儲海量信息，高度順應數字檔案工作的發展趨勢和實際需求。

（二）抗災能力較強。傳統檔案管理模式存在諸多的不足，傳統檔案工作中主要為紙質檔案，無法靈活地應對火災和地震等自然災害。而云存儲模式能夠有效規避上述問題。基于硬件資源，加強檔案信息的數字化建設及管理，同時也拓寬了管理的范圍，提高了信息的可信度和完整性。利用網絡能夠將數字檔案信息存儲于不同的網絡節點上，當無法在某個節點順利讀取時，可以自動讀取數據信息，從而加強檔案信息的抗災能力。

（三）有利于資源共享。云存儲技術能夠實現數字化檔案管理的預定目標，進而有效規避檔案資源重復問題。另外，網絡技術具有較強的開放性，全面展現了數字檔案信息的共享能力，創建完善的網絡平臺，利用固定或移動終端即可使用檔案資源，實現檔案資源的整合共享。

（四）完善檔案服務。科學利用云存儲平臺有利于檔案資源的優化管理，同時也可充分滿足用戶的個性化需求。與普通的檢索模式相比，靈活多樣的檢索模式凸顯出自身優勢，改進了信息篩選的效率，用戶僅需使用電子設備，便可在指定的網絡空間內合理選擇資源和材料。云存儲在時代發展中發揮著十分重要的作用，顛覆了以往的服務方式，彰顯出服務的個性化特征。

四、云時代背景下檔案數字化管理存在的風險

（一）管理風險。檔案數字化管理中風險的產生存在于較多環節中，如信息推送、系統推出及進入等，這些環節一旦出現變動，就會導致數字化檔案出現問題，降低使用效率。云時代背景下，檔案數字化建設日益完善，應用的先進技術也在增多，這使得管理中存在的風險系數逐漸加大。總的來說，云時代背景下，檔案數字化管理風險有組織策略風險和數字化信息管理準入及推出機制風險，其中組織策略風險影響最為嚴重。這主要是由于第三方或非企業單位用戶獲得了進入檔案數字化系統的權利后，對檔案數據信息進行深入挖掘所帶來的風險。一些情況下，檔案管理機構會聘用第三方開展檔案數字化建設工作，在這一環節中，勢必要獲取進入檔案數據系統的權限，以實現檔案資料的數字化轉換，做好檔案資料的重新規劃和分類，這樣就容易出現數據庫訪問權限易主的情況，進而被有心之人利用，竊取或篡改信息數據資料，降低組織決策的合理性，阻礙后續作業開展，從而引發危險。為此，工作人員需加大對組織策略方面的管理力度，以免第三方介入造成信息數據丟失或破壞。

（二）技術風險。云計算在檔案數字化管理中的應用，不僅對自身的技術能力要求較高，還需要做好云計算的更新和改進，如此才能保證云計算在檔案數字化管理中作用及功效的發揮，優化檔案數字化管理水平，加強檔案資料的真實性、有效性。這就要求服務商提供良好的服務支持，如加強存儲、服務器、網絡及管理工具等使用權限的合理性，維護網絡安全、物理安全及數字化信息存儲安全。不過結合實踐研究可知，云計算在實際應用中，即使滿足上述要求，還是會出現數據失真、信息泄露及服務器中斷等問題，出現這些問題的原因為：系統將云計算儲存的數字化信息放在不同的服務器上，導致用戶數據不能夠擁有固定的和獨立的存儲區域，云計算在使用過程中出現潛在危險，增加了檔案信息化管理的難度。

五、云時代背景下檔案數字化管理的有效策略

（一）完善法律法規，為數字化管理提供依據和保障。云計算在檔案數字化管理中的應用中屬于一種新型模式，當前我國對云計算的研究還不是十分深入，相關保障法律及制度還不是十分完善，云計算在實踐應用中缺少科學依據，出現的問題得不到及時解決，這不僅阻礙了云計算性能及作用的發揮，也對檔案信息化管理帶來了較大阻礙。為此，需加大法律法規的構建，為云計算的落實提供更多保障和依據，以改善信息化管理水平，加強管理機構的工作能力。另外，檔案行政管理機構在制定標準時，要充分考慮云計算工作人員在其中發揮的作用，使其積極表達自己的建議與看法，爭取讓制定的標準更加符合云計算的實際使用情況。

（二）革新傳統管理理念，推動數字化管理的落實。云時代背景下，檔案數字化管理已成為必然趨勢，各機構單位應加大對檔案數字化管理的重視力度，轉變傳統管理理念，了解和認知檔案數字化管理建設的內容，加快數字化建設的步伐。同時，檔案管理的相關人員還需加大云計算的學習力度，增強自身能力，為檔案數字化管理工作的建設及落實提供支持和助力。

此外，在檔案數字化管理落實中，相關機構部門人員還需對未來發展趨勢進行細致的分析和研究，對云計算予以完善和創新，確保其與檔案管理工作的高度融合，以此達到數字化管理目標，增強檔案資料的齊全性，提高檔案資料應用率。更重要的是，檔案的管理人員務必充分認知檔案管理數字化建設的重要意義，將其放在工作的重要位置上，從而為云時代背景下檔案數字化管理的發展打好基礎。

（三）統一規劃，構建完善的管理技術體系。在現階段檔案數字化管理工作中，因數字化管理體系的缺失、先進技術落實不到位等問題的影響，檔案資料共享率較低，在工作開展中，經常會存在資料數據不全等情況，資料調取時間相對較長，阻礙了工作的順利進行。為此，需建立完善的管理技術體系，為檔案信息化管理建設提供充足的技術知識，實現統一規劃、統一管理，提高檔案資料的傳輸及調取效率，推動作業的順利開展。

云計算作為目前檔案信息化管理中較為重要的技術之一，其在應用中還存在融入不及時，與其他技術配合度低等問題。基于此，在管理技術體系構建中，應將該問題納入研究課題當中，采取科學措施增大技術利用率，保證檔案數字化管理的高效落實。同時政府部門也應該發揮自身的引導帶頭作用，積極參與到管理技術體系構建中來，促進電子文件、電子信息前端控制、檔案歸檔整理等方面技術體系的標準化發展，并且促使檔案信息與公共信息系統掛鉤，增強其與社會信息系統的結合，從根本上完善檔案數字化管理技術體系。

（四）加強信息化安全管理。雖然檔案信息化管理降低了管理難度，做到了紙質檔案的數字化轉換，延長了檔案資料存管時間，但隨著信息技術與互聯網應用的增多，網絡安全及系統安全問題也逐漸凸顯，為此，在云計算應用過程中，服務商應當加大先進技術的應用力度，注重檔案信息化管理的安全性，解決傳統網絡環境中存在的危險隱患，做好網絡安全防控及風險事件的處理，以此提高安全防護等級，減少損失。在數據存儲方面，服務商需要引進虛擬數據的海量存儲技術，以此來保證，即使系統的磁盤發生損壞，用戶也能夠繼續進行系統的訪問。在面對虛擬化風險時，服務商需要運用虛擬鏡像文件獨有的特性，采取加密存儲等方法進行風險的應對。

（五）編制應急預案，做好數據備份。任何系統在運行中都會存在漏洞及突發情況，檔案信息化管理自然也不例外。所以在云計算環境下，有必要編制完善的應急預案，對檔案信息化系統運行中可能出現的風險隱患予以識別和處理，做好科學預防和管控作業，降低檔案數據丟失或破損帶來的影響，促進工作有效進行。應急預案在編制完成后，要提交領導完成審核與評估，以加強方案的有效性。工作人員還需要對云計算的運行環境進行熟悉和了解，每進行一次風險評估都要做好相應的記錄，最終要將所有評估以報告的形式加以展示，以方便工作人員在分析潛在威脅時提供準確的數據。

應急預案的編制可在突發事故發生的第一時間完成對風險的控制和處理，將損失降到最低。此外，云計算環境下，檔案信息化管理工作時效性的發揮，還需要做好檔案數據的備份作業，尤其是做好重要檔案資料的備份處理，避免系統癱瘓或不確定因素帶來的威脅，加強檔案數據的齊全性，減少損失。

六、結束語

云時代背景下，檔案數字化管理已成必然，相關機構要加大對數字化管理的重視力度，轉變管理理念，健全管理體系和制度，充分發揮出云計算優勢及作用，對信息化系統實行優化和更新，以此提高檔案信息化管理的綜合水平，加強檔案資料的齊全性、真實性、有效性，加快檔案資料調取及翻閱速度，最終有效改善各項工作的開展及落實效率，創造更大的經濟效益。