海外EPC工程總承包項目檔案管理探討

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 吳介基

一、EPC工程總承包項目檔案的定義及研究的價值

（一）EPC工程總承包項目檔案的定義。EPC（Engineering Procurement and Construction）工程總承包（以下簡稱工程總承包）是一種集設計、采購、施工于一體的承包方式。工程總承包項目檔案正是“在EPC總承包項目建設和發展過程中形成的，真實地記錄和反映了勘察、設計、施工、采購、試運行等工程建設全過程并具有保存價值文件和原始記錄，是總承包企業、業主、施工監理單位合同權益和關系的原始憑證及法律依據，是專門檔案的重要組成部分，也是工程順利竣工投產的基礎和依據。”其內容包含了工程設計、設備采購、施工安裝、調試、監理、竣工等各階段文件，種類繁多、內容復雜。

（二）研究的價值。自我國提出并實施“一帶一路”倡議以來，已對接沿線數十個國家，幾乎覆蓋所有業務領域，越來越多的企業將“一帶一路”倡議納入企業增長戰略，而在國際工程領域，工程總承包項目已經是一種主流的項目管理模式。隨著我國“一帶一路”倡議的深化落地，提升工程總承包管理能力，成了走出海外的企業的重要課題。工程總承包項目檔案作為項目建設的重點內容和重要環節，其管理水平高低會對項目建設質量，項目竣工、移交、報優產生直接影響，與業主利益、企業權益、工程質量息息相關。因此，提高工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要務，也是以檔案工作服務工程總承包項目建設的最基本的要求。

二、海外EPC工程總承包項目檔案的特點

（一）內容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數量多。作為對工程總承包項目建設和發展過程的真實、直接記錄，工程總承包項目檔案涵蓋了項目建設的全過程，不僅包含了從立項到招投標再到工程勘察設計的前期階段形成的相關檔案，還包含了項目實施過程中的設備采買、全面系統的安裝及調試、試運行直至工程竣工驗收與交付等環節中形成的重要文件，項目的多個參建單位均會成為檔案形成源頭，內容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數量多。

（二）文檔編制、過程管控要求嚴格。較之于國內工程總承包項目而言，海外工程總承包項目由于涉及不同的國家和地區，在檔案管理方面不僅需要對標國際標準，滿足業主方的需要，同時還面臨著管理責任和風險防范方面的問題，業主往往對項目文檔的編制、過程管控提交以及竣工移交的要求標準高，面對同時產生于不同參建單位、多個國家地區，紛繁復雜的文件類型，如何明確各參建單位的檔案管理職責，歸檔范圍、要求，對項目部的檔案做到定期梳理、積極推進，實現資料管理工作與項目建設同步進行，協調竣工資料對業主移交方案，成了海外工程總承包項目對檔案工作面臨的新問題。

三、海外EPC工程總承包項目檔案管理存在的問題與不足

海外工程總承包項目檔案呈現出的新特點，即是對檔案管理工作提出的新要求，也是發展提高新時代科技檔案管理工作水平的必經之路。面對新問題、新要求，現在的工程總承包項目檔案管理還存在以下的問題與不足：

（一）檔案管理缺乏系統規劃。在已經較為成熟的工程項目檔案管理工作中，海外工程總承包檔案管理是一個新穎的管理分支，在管理實踐中值得借鑒、遵循的成熟經驗較少，對于全過程管理的系統規劃較為欠缺。在現行管理過程中，由于缺乏行之有效的系統規劃，經常是待相關問題暴露后，才重新對檔案的管理控制提出有針對性的具體要求，并采取相應的措施進行補充完善，這不僅造成了檔案收集管理工作與工程發展進度和管理環節在一定程度上的脫節，也極大地影響了檔案管理工作的質量與效率。

（二）檔案管理缺乏健全制度。科學的管理制度和工作方法是優化工程總承包項目檔案管理的重中之重，雖然目前的工程總承包項目檔案已經形成并劃分了“八大類”，但由于每一類別下又有較多細分的文件類型，在實際操作工程中經常出現由“歸檔拖沓、收集不齊全”這一極端走向“有檔必歸、能歸則歸”的極端的現象。檔案來源廣、數量廣，歸檔范圍和標準不統一，造成了同一項目文件冗余，降了檔案收集工作的質量，也增加了檔案管理工作量。

（三）檔案管理精細度不高。海外總承包工程項目參加單位多，總承包單位與建設單位、施工單位對于項目檔案管理工作的要求、認識、定位不盡一致、管理水平參差不齊、再加上在各項合同擬定時“重工程、輕檔案”，對與檔案管理工作相關細節的約束與設置較少，造成了部分總承包工程項目檔案管理工作粗放，檔案管理工作嚴重滯后于工程項目建設，檔案管理“無章可循、有章不循”，對檔案工作重要性認識不足，整體工作水平不足，成效較差。

（四）檔案管理工作者水平有待提升。與傳統工程總承包項目相比較，海外工程總承包項目對檔案管理工作者提出了更高的要求，但在實際工作中許多單位并未設置檔案管理機構，具有一定管理水平的專業檔案管理工作者缺乏，“總承包項目建設周期長、工作環節多、涉及的單位也多，產生的文件材料必然很多，但很多總承包項目并沒有設置檔案管理機構，也沒有配備相應的檔案管理人員，項目產生的文件材料都是零零散散地放在產生者手里，或者流落在來來往往的某個環節中，真正需要某份文件的時候，就會出現互相推諉、扯皮的狀況”。檔案人員流動性較大，缺乏專業性培訓、對于檔案管理制度理解與執行力不足，缺乏責任心，嚴重影響了檔案收集、整編、利用的質量。

四、優化海外EPC工程總承包項目檔案管理的對策措施

（一）建立檔案管理網絡體系。構建體系是長效運行的保障，按照“統一領導，分級管理”的原則，在工程開始階段明晰參建單位及各個方面的管理范圍與職責，梳理歸檔范圍，明確相關要求。建立檔案管理網絡體系，把歸檔的責任和義務分級分解落實到各責任單位，對檔案工作進行有效監督、檢查、指導，動態追蹤控制到各層級檔案管理人員,做到分工履職,明確到位，對項目檔案實行全過程管理，確保項目檔案的完整、準確、有效。對工程總承包項目檔案管理工作做到定期梳理、積極推進，督促資料管理工作與項目建設同步進行。

（二）完善檔案管理相關制度。依據項目所在國檔案管理的法律、法規、標準，結合工程總承包開發建設實際情況以及國內相關質量標準體系，編制項目文件收集和檔案整理歸檔實施細則進行管控，“設定的各項管理制度要對分承包方文件資料歸檔范圍進行明確，明確較為統一的分類方法與檔案整理標準，以確保項目檔案管理的標準化。”為檔案工作規范化管理提供有力保障。與此同時，對海外工程總承包項目，可按照統一要求上報檔案月報表，并納入考核體系和獎懲制度，讓海外總承包檔案走上規范、有序、可控的管理軌道，使檔案工作嚴格做到標準化、規范化、信息化、統一化，將檔案管理工作落到實處。

（三）確保檔案“三率”。工程總承包項目檔案的特點賦予其形成的文件資料具有原始性、真實性和價值性的特點，這些檔案也是日后參考、借鑒的重要依據。為確保檔案的歸檔率、完整率、準確率，利用參加相關會議的機會，通過到施工單位現場指導等方式，加強與各參建單位的溝通交流，就檔案的積累形成、收集歸檔、整理組卷、移交驗收等環節，明確具體要求，理清工作思路，完善工作方法。

（四）培養專業化的檔案人才隊伍。海外工程總承包項目對檔案工作者的綜合能力提出了更高的要求，通過培訓使檔案工作者具備扎實的檔案專業知識、較好的語言能力以及工程項目管理等全方位、多領域的專業技能，不僅熟悉檔案管理體系，而且熟練掌握項目文件的控制流轉，將檔案人員真正培育成檔案人才，能夠全面適應海外工程總承包項目建設工作的需要。

五、結語

總承包項目檔案“內容繁雜，數量龐大，專業技術性強，格式和種類多樣，時間上貫穿工程設計與建設管理活動始終，同時涉及單位多、人員范圍廣”，作為工程總承包項目建設的重要環節，其管理水平、管理質量、管理細節接反映工程管理的水平和質量，一定要抓好工程總承包項目檔案的管理工作，為促進工程總承包項目的發展發揮積極作用。