基層疾控檔案標準化建設的思考與展望

文/東平縣疾病預防控制中心 馬萬里

一、充分認識檔案標準化建設在疾控事業發展中的重要意義

（一）檔案標準化建設是認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，推進檔案工作制度化、標準化、精細化、規范化的重要保證，是落實全面依法治國，推進國家治理體系和治理能力現代化的必然要求。檔案工作具有鮮明的政治性，在信息化時代、大數據時代，怎么開發好檔案資源、怎樣進行宏觀管理，都需要依法治檔。力求依法規范檔案工作與依法開展疾控工作達到相輔相成、相得益彰的效果，促進疾控事業依法有序開展，結合疾控工作新目標、新要求盡快形成與疾控事業發展相適應的標準規范體系。

（二）檔案標準化建設是疾控事業發展的必要條件。疾控檔案具有歷史價值和科研價值。疾控檔案工作經歷了從衛生防疫站到疾病預防控制中心的機構沿革史，記錄了疾控事業發展的諸多輝煌成就。許多威脅人民生命與健康的主要傳染病、寄生蟲病和地方病得到消滅和控制。許多鮮活的、真實的第一手資料和經驗性總結及匯編資料成為具有歷史價值的孤本，這些孤本記錄了人類與疾病抗爭的歷史，是可以進行永久保存的不可再現的珍貴檔案，具有重要的歷史研究價值和科研利用價值。因此，傳統實體檔案和電子數據檔案不應是相互排斥和否定的關系，二者是兩兩相生、相向而行的繼承與發展的有機統一，新時期檔案標準化建設是疾控事業發展和檔案技術進步的重要途徑。

（三）檔案標準化建設是規范業務工作開展、提升管理效能、提高工作效率、優化質量控制的必要手段。檔案的憑證屬性決定了歸檔資料的完整性要求。包括一份文件的起草、簽批、下發、辦結，一項業務的計劃、實施、結果，一個活動的方案、落實、效果等過程的文字、圖片、聲像等載體表達的完整記錄。尤其是科技檔案的形成，與文書檔案的形成特點有著很大的不同，疾控科技檔案包括艾滋病、結核病等重點傳染病，高血壓、糖尿病等慢性非傳染性疾病，免疫規劃與預防接種，健康教育與科研培訓，職業衛生、放射衛生與生活飲用水衛生等公共衛生監測，衛生檢測檢驗等，每項業務工作開展效果、結論、數據信息都來自大量現場第一手原始記錄資料的佐證。檔案的情報利用屬性決定了所收集歸檔資料的真實性。檔案標準化建設保證了在疾控中心各項業務工作各環節各階段的實際開展過程中，按照檔案形成的規律和本質屬性的要求對業務工作開展全程實施檔案資料收集的質量控制，有助于提升管理效能，提高工作效率。

二、檢視和分析當前疾控檔案管理工作現狀，表現為三對問題之六種現象，不容忽視

（一）檔案管理隊伍建設和管理模式滯后問題，表現為“自由檔”與“混合檔”現象。檔案管理隊伍建設是做好檔案工作的前提和基礎，專職或兼職檔案人員的素質水平，直接關系到基層疾控中心檔案標準化建設水平。從目前基層疾控機構所普遍沿用的傳統檔案管理模式來看，僅僅是從立足于疾控各項業務工作開展需要這個單向維度為作為檔案工作的基本出發點，加之近年來疾控中心機構改革，職能變化頻繁，各業務科室時分時合、人員崗位經常調整，檔案人員基本都是疾控業務技術人員擔任，各業務科室根據自身工作職能特點自立標準、標新立異，其所立檔面目紛呈：時間構成上自然年度和項目年度混淆或一事跨兩年；責任者構成上則問題不分或內容混淆；問題構成上責任者不分或保存期限混淆；載體構成上紙媒檔案與電子檔案互不相干或信息不對稱。檔案隊伍建設和管理模式滯后問題所表現出的“自由檔”和“混合檔”現象，已經不適應新時代信息社會飛速發展對檔案信息多層次、多維度、多方位的更高要求。

（二）檔案法制意識缺乏和檔案價值認識失當問題，表現為“迎檢檔”與“應付檔”現象。檔案工作和疾控工作以及其他各項社會工作都必須遵循法規的約束和規定。總體上，基層疾控機構和鄉鎮衛生院在部署工作、制定計劃、規劃、檢查考核等工作中，往往只注重疾控和公共衛生業務法規的貫徹落實效果，對檔案法規的落實和疾控檔案的歸檔管理不夠重視，甚至順其自然不做要求。目前，國家對衛生健康事業的投入更多的是以政府購買服務的形式，有以縣級疾控中心為主要實施單位的艾滋病、結核病等重點公共衛生服務項目，有以鄉鎮衛生院（社區衛生服務中心）為主要實施單位的基本公共衛生服務項目。每個項目規定了非常詳細的指標任務，并且與績效掛鉤。由于在項目實施過程中和檔案信息收集整理階段都是由承擔項目工作的業務人員負責，所以在資料收集整理歸檔時，基本按照項目工作考核標準，從有利于迎檢得分的角度建檔，只注重檔案的原始價值，即近期查考價值，忽視了疾控檔案的從屬價值，即遠期文化價值。這種“迎檢檔”和“應付檔”實際上造成了檔案信息的不可用，已經失去了檔案的本質意義。

（三）檔案室規范化、標準化建設滑坡和檔案工作管理制度、監督評估制度等長效機制建設不健全問題，表現為“流放檔”與“無處檔”現象。基層疾控機構檔案室建設曾經在世紀之交達到了以實體檔案為主導的歷史最高水平。20世紀90年代后期，在全國普遍推行的衛生防疫站等級評審大環境的影響和助推下，縣檔案局派專人指導檔案室升級改造，大都通過了省一級、二級檔案室驗收。隨著衛生監督與疾控機構改革和職能不斷變化，以及疾控各類線上工作信息系統平臺的普及，檔案室建設逐漸弱化，綜合檔案室基本以文書行政類檔案為主，疾控科技檔案基本上分散在各業務科室保存，而隨著科室職能分合檔案隨意處置，處于“流放”狀態，或因檔案庫房老式儲存工具未更新換代，造成檔案長期積壓“無處檔”的現象。這種現象凸顯出當前檔案管理制度不落實、監督評估不力等長效機制建設不健全的問題。

三、積極推進檔案標準化建設是新時代疾控事業發展的必由之路

（一）文件、數據信息化是檔案標準化建設的發展趨勢。信息社會是信息化、網絡化的時代，隨著計算機技術和通信技術的廣泛普及，疾控工作信息化、網絡化的特征將越來越明顯。當前，各門類疾控業務開展基本普及了線上疾控信息系統平臺，在疾控業務數據信息化的背景下，應處理好傳統實體檔案與電子檔案的關系。要遵循檔案的憑證性、情報利用性的本質屬性，對文件、業務數據在具體實踐、信息積累、分類鑒定、立卷歸檔或錄入系統的全過程和各環節實施數據質量核查，保證檔案信息的真實完整與可溯源性。疾控檔案信息化進程的加快，為疾控檔案標準化建設提供了良好的技術支撐，為疾控檔案資源的科學保管和開發利用提供了必備的技術條件，網絡基礎設施的不斷改造更新也為疾控檔案信息化、標準化創造了良好的硬件環境。檔案的標準化信息化實現了疾控檔案信息的資源共享，能夠為基層疾控中心自身和社會事業發展提供更加便利、快速、準確的疾控檔案信息服務保障。

（二）以疾病預防控制機構等級評審為抓手，推進疾控檔案標準化建設，建立與疾控工作業務職能相適應的檔案標準化管理體系。成立綜合檔案室，對各業務科室暫存檔案實行平時監督指導和集中統一管理。健全檔案管理網絡，綜合檔案室要配備大專以上檔案文秘相關專業的專職檔案管理員，各業務科室指定一名兼職檔案資料員，對專兼職檔案員采取邀請當地檔案館專家集中培訓或分批進修、自學相結合等方式，系統學習檔案管理學、文書學、科技檔案管理、檔案保護技術、專業檔案管理等檔案專業知識。建立健全檔案管理各項規章制度，增強全體人員的檔案意識，保證檔案在各項疾病預防控制業務工作實施過程的真實性、檔案信息收集的完整性、檔案資料價值評估、篩選甄別的準確性、傳統紙媒檔案和電子數據檔案之間的相關性和系統性。綜合檔案室還要加強對科室建檔工作的質量控制，在檔案收集、分類、編目、案卷質量等方面達到國家有關檔案規范要求。將檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”的要求列入單位績效考核目標。檔案庫房、辦公區、閱文室、實物存列室要布局合理，井然有序。檔案庫房設施要適應新時代檔案標準化、信息化建設需求，配備密集架、除濕機、空調、防磁柜、安全報警系統等必要的檔案管理及保護設施設備并采取“八防”措施。加快檔案現代化管理步伐，配置檔案管理軟件，建立各門類載體檔案目錄級數據庫和文書檔案全文數據庫，實行電腦檢索檔案。綜合檔案室要結合當地疾病預防控制工作實際，根據傳染病、地方病、慢性病等疾病流行特點，積極開發檔案信息資源，分類編制有較高利用價值的疾控業務編研資料，提供形式多樣、及時準確、系統完整的檔案數據信息，為單位各項工作開展提供高效、便捷的服務。

（三）嚴格制度約束與監督評估，形成管理高效、運轉有序的檔案標準化建設長效機制。習近平總書記在黨的十九屆四中全會第二次全體會議上指出：“萬物得其本者生，百事得其道者成。”要構建全覆蓋的制度執行監督機制，把制度執行和監督貫穿區域治理、部門治理、行業治理、基層治理、單位治理的全過程，要把提高治理能力作為新時代干部隊伍建設的重大任務，引導廣大干部提高運用制度干事創業能力，嚴格按照制度履行職責、行使權力、開展工作。因此，要解決當前人民日益增長的健康需求與公共衛生、疾病控制綜合服務能力相對滯后的矛盾是一項長期艱巨的任務。疾控工作是貫徹國家“預防為主”方針、構建社會大衛生體系的重要基礎性工作，疾控檔案標準化建設作為基層疾控機構現代化轉型進程中的一項重要措施，唯有常抓不懈才能取得實效。疾控機構事業發展也要順應新時期對疾控工作的新要求，加快疾控科技檔案管理標準化建設步伐，加強領導，加大投入，健全組織，培養檔案專門人才，實施常態化監督評估制度，建立起檔案標準化建設的長效機制。

四、結語

綜上所述，基層疾控機構檔案管理工作應立足于習近平新時代中國特色社會主義思想和國家治理體系、治理能力現代化的政治高度，增強責任和擔當意識，充分認識疾控科技檔案標準化建設的重要意義。借鑒吸收20世紀90年代全國衛生防疫站等級評審中檔案室等級創建的經驗成果，融合新時代信息化、數據化、智能化發展的技術手段，以新時期疾控中心等級評審為抓手，推動疾控檔案標準化建設創新發展。