創(chuàng)新人事檔案管理制度之我見

文/青島市食品藥品檢驗(yàn)研究院 劉濟(jì)敏

一、人事檔案管理制度的歷史

從人類文明的發(fā)展歷史來說，人事檔案是發(fā)展的必然產(chǎn)物。我國人事檔案的歷史悠久，在商周時(shí)期就已經(jīng)記載，在漢代，人事檔案已經(jīng)發(fā)展成熟，再后來，我國出現(xiàn)了最早的人事檔案。新中國成立之后，我國開始重視人事檔案，人事檔案逐漸發(fā)展起來。

20世紀(jì)50年代中期，為了適應(yīng)社會發(fā)展需要，順應(yīng)當(dāng)時(shí)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)對人力資源的配置需要，我國借鑒了其他國家的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，尤其是蘇聯(lián)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國當(dāng)時(shí)的國情建立了人事檔案制度。具體說來，人事檔案管理主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：一是搜集資料；二是對收集的資料進(jìn)行管理；三是對資料進(jìn)行鑒定；四是對鑒定之后的資料進(jìn)行保管；五是將保管的資料進(jìn)行傳遞。以上環(huán)節(jié)都完成就可以為社會提供服務(wù)，要想做好人事檔案管理的相關(guān)工作，需要對以上各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管控。除此之外，還要在一定程度上進(jìn)行改革和創(chuàng)新。隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理制度在不斷地變化，只有這樣才能夠滿足社會發(fā)展需求。

二、人事檔案管理制度亟須改革

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的基礎(chǔ)建設(shè)水平逐漸提高，尤其是科技的應(yīng)用，不僅加快了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度，還影響了人們的生活。交通的便利，使人口流動更加頻繁。隨著人口流動，各個(gè)地方的人事檔案管理制度正在面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。通常情況下，人事檔案主要由勞動部門進(jìn)行管理，后來被更多部門管理，其中包含了人才交流中心、勞動服務(wù)中心等。如今，人事檔案可以在不同地方存檔，人事檔案管理也正在朝向多元化方向發(fā)展。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，人事檔案開始流動，所以，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度亟須改革創(chuàng)新，現(xiàn)從以下四個(gè)層面闡述改革的原因：

從人事檔案發(fā)展的層面來說，以往的人事檔案用途比較少，主要是用來考察人才，從而選拔優(yōu)秀人才。如今，我國實(shí)行的是市場經(jīng)濟(jì)體制，用人制度發(fā)生了很大的變化，以往的人才聘用方式是任命制，現(xiàn)在人才聘用的方式是自主招聘，人們就業(yè)觀念徹底改變。因此，人才流動變得越來越頻繁，人才往更有發(fā)展前景的城市聚集，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，但也給人事檔案管理增添了活力，突出了人事檔案管理的重要性。

從人事檔案的內(nèi)容層面來說，以往的人事檔案主要用來突出某個(gè)人的工作貢獻(xiàn)，如今逐漸變成了個(gè)人經(jīng)歷簡介。主要包含以下幾個(gè)重點(diǎn)部分：一是個(gè)人的業(yè)務(wù)能力；二是工作履職經(jīng)歷；三是學(xué)習(xí)經(jīng)歷；四是業(yè)績表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況等。充足翔實(shí)的資料可以在需要的時(shí)候隨時(shí)查閱。

從人事檔案管理層面上看，以往主要由政府統(tǒng)一管理的模式，如今正在朝社會化方向轉(zhuǎn)變，逐漸實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會化管理，但是難點(diǎn)在于管理跟不上人才流動的速度，在不同地方進(jìn)行委托保存并不能夠從根本上解決人事檔案管理制度的問題。可以將人事檔案換一種方式進(jìn)行存檔，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成互聯(lián)網(wǎng)存檔，從而適應(yīng)人才流動市場。

從人事檔案體制層面來看，以往的管理體制比較封閉的，并不是誰都具有查閱權(quán)限。人事檔案管理的思維比較古板。現(xiàn)在已經(jīng)逐漸變?yōu)殚_放式管理，換句話說，任何人都可以進(jìn)行人事檔案內(nèi)可公示信息的查閱，從而推進(jìn)了人事檔案管理改革。

三、人事檔案管理體制改革的措施

隨著社會的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)制度會隨之改變，人們的思維方式也要隨之改變，這樣才能夠適應(yīng)社會發(fā)展。人事檔案管理為社會發(fā)展服務(wù)，也應(yīng)當(dāng)隨著社會的變化而改變，可以采取以下措施創(chuàng)新人事檔案管理制度：

（一）轉(zhuǎn)變思想，改變觀念。在當(dāng)今市場環(huán)境下，人事檔案工作者要改變以往的思想，跟上時(shí)代的變化，建立創(chuàng)新的人事檔案管理制度，以適應(yīng)市場需求的變化。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的經(jīng)濟(jì)生活受到很大影響，這會讓人事檔案管理新制度逐漸形成。人事檔案管理不僅會實(shí)現(xiàn)制度化，也會逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，以便更好地服務(wù)社會。從社會層面來說，一切活動都是與人有關(guān)的活動。因此，產(chǎn)生更多人事檔案不可避免，同時(shí)還會有大量的人事檔案更新。人事檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容會在一定程度上改變，相關(guān)工作者要更新觀念，這樣才能更加高效處理工作，準(zhǔn)確分析把握哪些檔案能夠完全開放，哪些檔案不能完全開放，哪些檔案必須保密，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度的創(chuàng)新。

（二）加強(qiáng)人事檔案的法制化建設(shè)。人事檔案建設(shè)需要政府改變管理職能，推進(jìn)相關(guān)法律的建設(shè)，讓人事檔案管理法制化。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)具有程序化的管理機(jī)制。在新的人事檔案管理制度中，要嚴(yán)格遵守《檔案法》，讓相關(guān)工作人員意識到人事檔案管理制度有法律可以依據(jù)。要依靠法律進(jìn)行檔案的保管工作，保護(hù)好每一份人事檔案，使人事檔案工作在法制背景下更加順利，促進(jìn)人事檔案管理制度的創(chuàng)新。

（三）提高人事檔案利用率。任何一項(xiàng)制度的改革都與這項(xiàng)制度的使用率有直接關(guān)系，人事檔案管理制度的創(chuàng)新也不例外。人事檔案材料非常重要，它不僅可以影響人們的工作，甚至可以總結(jié)個(gè)人的人生，人事檔案材料在某種程度上能夠體現(xiàn)很多個(gè)人信息。不僅會記錄一個(gè)人的過去，也會記錄一個(gè)人的成長歷程，是跟隨一生的寶貴資料。所以，人事檔案管理制度的創(chuàng)新才顯得尤為重要。人事檔案工作是國家干部工作中非常重要的部分，人事檔案會影響一個(gè)人的生活和工作，所以建立完善的制度會極大提高人事檔案管理工作的效率，推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。除此之外，人事檔案工作者需要通過良好的制度管理檔案，提高人事檔案的利用率，激發(fā)工作熱情，意識到自己在為社會服務(wù)，更加真切地感受到這份工作的價(jià)值。

（四）人事檔案制度應(yīng)為社會經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展提供有效服務(wù)。人事檔案管理制度的創(chuàng)新能夠?yàn)樯鐣佑行У胤?wù)，這是社會發(fā)展所需要的。在科技滲透到各個(gè)領(lǐng)域的今天，人事檔案管理應(yīng)該利用科技，而不是讓檔案放在某個(gè)角落，將人事檔案轉(zhuǎn)變成可流動的“活”信息非常重要。因此，人事檔案管理工作者應(yīng)該重視相關(guān)制度的建設(shè)，在科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上，建立更加完善、容易執(zhí)行的人事檔案管理制度。人事檔案管理工作人員應(yīng)該認(rèn)真將檔案資料進(jìn)行以下操作：第一、將資料系統(tǒng)收集；第二、將資料分類；第三、將資料保存；第四、將資料傳遞。避免在新的管理制度下，資料出現(xiàn)丟失或者凌亂的情況，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步、社會發(fā)展提供有效服務(wù)。

四、開拓創(chuàng)新完善的檔案管理制度是檔案管理工作者前進(jìn)的動力

對于國家來說，檔案資源是非常重要的資源。隨著社會的發(fā)展，檔案資源應(yīng)該被更好地利用。一個(gè)重視人才的國家才會有巨大的發(fā)展前景，所以國家需要利用好檔案資源。這就要求檔案管理工作者不斷開拓創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理制度，科學(xué)有效利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效率最大化。檔案管理工作人員需要探索新的管理方法與途徑，盡可能創(chuàng)新人事檔案管理新制度，避免傳統(tǒng)制度的弊端，在科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上，建立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理制度。盡管檔案管理制度需要進(jìn)行創(chuàng)新，但是也要遵循相關(guān)原則，更好地進(jìn)行人事管理工作。開拓創(chuàng)新檔案管理制度需要解決以下幾大問題：

（一）檔案內(nèi)容不規(guī)范，質(zhì)量不高。在人事管理中，檔案管理是最為基礎(chǔ)性的工作，但是有一些檔案會出現(xiàn)內(nèi)容不規(guī)范的問題，導(dǎo)致這些檔案的質(zhì)量比較低下。主要的內(nèi)容問題：一是檔案材料內(nèi)容在填寫的過程中會出現(xiàn)前后差異大的問題，而且內(nèi)容會出現(xiàn)各種各樣的形式，整體檔案內(nèi)容并不統(tǒng)一。二是檔案材料短缺嚴(yán)重，有一些檔案材料的歸類也不夠準(zhǔn)確，檔案的規(guī)格會出現(xiàn)一定問題。三是檔案一般記載的都是個(gè)人基本信息，比如個(gè)人履歷，或者社會關(guān)系等，反映個(gè)人優(yōu)勢點(diǎn)的內(nèi)容很少涉及。因此，在新的檔案管制制度下，以上這些內(nèi)容都需要被完善，最好同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)予以保存。

（二）部分檔案工作者不太重視檔案材料，以至人事檔案得以充分利用。一些領(lǐng)導(dǎo)不是很重視檔案管理工作，工作人員對自身的要求逐漸變低，甚至有一些流于表面形式。所以，創(chuàng)新的檔案管理制度需要對以上問題嚴(yán)格要求。如果出現(xiàn)以上問題，根據(jù)相關(guān)制度給予適當(dāng)考核。如今的人事調(diào)動越來越常見，所以檔案的利用率也就越來越高，根據(jù)對檔案信息的分析，找出最優(yōu)秀又合適的人才，新的檔案管理制度需要完善人才方面的分析挑選。

（三）人事檔案管理制度還不夠完善。人事檔案管理人員要根據(jù)完善的制度開展工作，而不是忽視制度，對兢兢業(yè)業(yè)工作的人員應(yīng)給予待遇方面的適當(dāng)傾斜，對于敷衍了事的工作人員給予嚴(yán)重警告等處罰。要用良好的制度約束工作人員的行為。

五、結(jié)束語

總體來看，人事檔案管理制度需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求進(jìn)行創(chuàng)新，在發(fā)展中尋找更加完善合理的制度，打破原有制度的局限，用新的思維方式建立良好的制度。有了良好的制度才能夠更好地約束檔案管理工作者，提高檔案管理工作效率，為社會提供更好地服務(wù)，為國家選拔更加優(yōu)質(zhì)的人才，為國家發(fā)展人才戰(zhàn)略做出突出貢獻(xiàn)。