關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

李佳 山東工藝美術學院

從電子信息技術為代表的信息化環境之下，檔案管理工作形式也在不斷的轉變。目前我國電子政務的建設已經成為國家信息化建設的重點，所以檔案管理工作的信息化發展也屬于重要工作項目。但是目前來看檔案管理的信息化仍然處于發展階段，問題較多。對此，探討關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考具備顯著實際意義。

1 檔案管理工作現狀

從理論層面上來看，以往的檔案管理工作都是以被動性的服務模式為主，也就是等待對檔案有需求的人上門索取檔案，這也導致檔案管理工作本身存在明顯的滯后性，缺少時代發展緊迫感，過度的安于現狀，工作發展思維缺乏，整體工作效果不佳。在信息化環境之下，做好檔案管理工作顯得非常重要，這也是提高檔案管理工作影響力的重要途徑，一流的檔案管理工作，不僅可以有效解決檔案管理之后的問題，同時也可以更好的拓展檔案管理工作在具體部門、企業發展中的影響力。但是當前來看，仍然存在許多的管理工作缺陷，例如檔案管理工作理念不足、檔案管理的信息化程度不高以及檔案管理的措施不合理等，這一些現象都直接制約著檔案管理工作的發展，導致檔案管理工作存在較大的發展空間。

2 檔案信息化建設與檔案管理的幾點改進思考

2.1 建立信息化檔案管理理念

從當代信息化社會發展環境角度來看，檔案管理的具體發展方向已經成為一個必然的趨勢，為了更好的適應這一種環境變化，檔案管理工作必須從服務社會角度著手，做好信息化的建設。與此同時，必須做好檔案管理理念的創新和優化。在具體工作中，需要先從制度體系方面著手，促使檔案管理相關工作可以有章可循，在出現問題時可以更好的根據規章制度追究責任人并落實懲罰機制，促使責任可以落實到個人，制度可以更好的落實到基層。在制度方面需要完善收納、借閱、電子版管理等相關內容，并盡可能規范管理措施。另外，還需要做好管理意識與責任意識的培訓教育，促使相關工作者可以對檔案管理工作形成正確認知，杜絕工作中的隨意性，提高檔案管理工作整體水平。

2.2 推進檔案的信息化建設

在信息化時代環境之下，做好信息化的改進顯得非常重要。也正是因為信息化的發展，會導致檔案管理工作相關內容不斷增多，管理工作的繁瑣性持續提高，這也會導致檔案管理工作的壓力不斷提高。對此，在檔案管理工作期間，需要做好基礎性的投入保障，從技術、設備等方面保障與社會的協同性發展，每一年需要做好相應的設備資金保障，確保相關信息化設備的運行可靠性。同時強化信息化的管理工作強度，針對不同部門的，需要持續提高檔案的信息化參與水平。突出檔案管理的二次信息加工應用價值，強化服務終端的信息化建設技術水平，做好信息資源的錄入便捷化建設，從管理軟件以及信息設備等方面持續創新，強化檔案管理信息化技術水平。

2.3 規范檔案管理標準和安全信息保證系統

做好規范化的管理體系是提高檔案管理工作實效性的關鍵，只有在持續規范和優化制度體系的同時才可以更好的確保檔案管理的技術水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲存與交換等多方面制度體系的建設，同時突出落實信息化的管理機制。檔案管理必須從起點與終點兩方面著手，在標準化制定的同時，需要做好相應的宣傳。安全屬于信息化環境下檔案管理工作的重點，在管理工作中需要從硬件設備、軟件設備雙方面做好對檔案的安全性管理，強化網絡平臺的安全性建設與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實踐性應用價值。

2.4 細化檔案管理措施，提高管理效益

需要高度重視檔案歸檔范圍的規劃，在工作中需要制定具體的歸檔范圍，必須細致卻明確，在職能調整以及業務持續發展等過程中不斷的調整與優化。在制定范圍同時需要充分考慮歸檔信息的晚會增興，確保內部管理機制與實施期間的可信性。其次，需要做好歸檔環節的管理，不僅需要做好歸檔工作機制的落實，同時還需要根據歸檔的關鍵點問題，從根本上提高歸檔質量，落實全面、集中的文件材料歸檔管理工作。

3 結語

綜上所述，伴隨著社會的持續性發展以及信息化技術的不斷提高，檔案管理工作也需要持續性的發展創新。在今后，需要進一步探討檔案管理工作的發展方向以及技術創新需求，做好信息化的建設，并以積極建設信息化檔案模式作為基礎，持續完善和優化檔案的管理技術水平，促使檔案管理工作實效性持續提高，從而提高檔案管理的意義和社會價值。