探索醫(yī)院合同全生命周期管理

張卓瑜

浙江省寧波市康寧醫(yī)院于2019年將經(jīng)濟合同的會簽審批由線下模式嵌入醫(yī)院綜合運行平臺，運行近1年來，合同管理工作仍舊處于靜態(tài)管理，合同管理各環(huán)節(jié)彼此孤立，無法實時了解某個時點、某一合同乃至全院合同的執(zhí)行狀態(tài)，這使醫(yī)院在實際工作中更加深刻地認識到了合同全生命周期管理的重要性。

一、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理工作的現(xiàn)狀和存在的不足

（一）醫(yī)院經(jīng)濟合同涵蓋內(nèi)容廣，涉及部門多，類型復雜，管理難度大

根據(jù)醫(yī)院合同的經(jīng)濟業(yè)務可以分為設備、試劑、藥品、外包服務、基建、維保、修繕、信息軟件開發(fā)及運行維護、科研合作等；根據(jù)合同的業(yè)務管理部門可以分為設備科、藥劑科、后勤保障部、基建科、黨政信息中心、科教科、醫(yī)務部等；根據(jù)資金經(jīng)費來源又可以分為醫(yī)院自籌經(jīng)費、財政補助資金、科教補助經(jīng)費、合作單位經(jīng)費等。多行業(yè)的生產(chǎn)特點，多歸口的專業(yè)要求，能力參差不齊的經(jīng)辦人員，都會增加合同全流程管理的難度。

（二）受合同審核參與方的專業(yè)知識局限，審核人員對一些技術性、專業(yè)性的條款缺乏審核能力，使合同執(zhí)行存在較大風險

合同在審核時，各審核參與方僅從自己的專業(yè)角度對合同的對應條款提出意見和建議，對于一些技術性、專業(yè)性的條款缺乏審核能力，對具體的實施條件不了解或并未全面把握，這樣各管一段的處理方式，極易影響合同的可操作性，使合同出現(xiàn)經(jīng)濟和法律的雙重風險。就實際做法看，2019年下半年，浙江省寧波市康寧醫(yī)院將經(jīng)濟合同審閱流程嵌入醫(yī)院綜合運營管理平臺，合同在OA（辦公自動化）系統(tǒng)上發(fā)起，業(yè)務、財務、審計、監(jiān)察等部門均從自己的專業(yè)角度對合同條款提出了意見和建議，待合同審批流程完成后，仍由業(yè)務部門對該合同進行校稿，打印紙質(zhì)版，按權限提交領導簽名、申請蓋章。合同的發(fā)起部門同時又是合同的終稿校驗申請蓋章部門，容易導致腐敗行為的滋生，不符合醫(yī)院內(nèi)控管理的要求，在合同執(zhí)行過程中也存在風險隱患。

（三）合同歸口管理部門不明確，信息分散，監(jiān)督難度大

浙江省寧波市康寧醫(yī)院雖然制訂了醫(yī)院經(jīng)濟合同管理辦法，也對合同的歸口管理部門進行了約定，但在實際工作中，仍舊存在部分合同未及時歸入醫(yī)院檔案管理部門，而分散在各個業(yè)務部門的情況。另外，醫(yī)院的業(yè)務部門、財務部門、內(nèi)審部門、監(jiān)察部門無法全面整體把握合同的執(zhí)行情況，普遍存在重簽訂、輕執(zhí)行的現(xiàn)象。

（四）缺少合同管理與預算、付款、會計等相關業(yè)務系統(tǒng)全面聯(lián)動

在日常的合同審閱中，經(jīng)常會碰到業(yè)務部門提交的經(jīng)濟合同沒有年初預算，存在業(yè)務與預算之間的脫節(jié)的情況。待到支付合同價款時，則需要通過翻閱過往憑證，查看之前支付的資金比例，核對對方提供的發(fā)票是否符合要求，復核本次付款的金額是否正確。一個合同的履約，有幾次付款約定就得發(fā)生幾次反復翻閱查詢的行為。由于缺少合同管理與預算、付款、會計等相關業(yè)務系統(tǒng)的全面聯(lián)動，導致合同執(zhí)行與財務支付、復核之間的脫節(jié)，合同執(zhí)行效率低。

（五）缺少合同執(zhí)行過程的預警提醒和跟蹤分析，仍存在潛在風險

在現(xiàn)有的合同管理模式下，合同的執(zhí)行履約仍舊遵循誰簽訂合同誰負責執(zhí)行的狀態(tài)，缺少對合同履約的全過程考核。而持續(xù)性的服務類合同在臨近到期日沒有及時確認續(xù)簽或是重新招標，會影響醫(yī)院的日常運行，所以為了保障服務期不中斷，經(jīng)常會出現(xiàn)合同倒簽或補簽的情形，這時醫(yī)院往往會處于被動地位，沒有充分的時間走訪調(diào)研前一輪合同履約的質(zhì)量問題，也沒有充足的時間開展新一輪招標前的市場調(diào)研，違反了合同管理的合規(guī)性，存在潛在風險。

二、合同全生命周期管理的意義

（一）醫(yī)院加強內(nèi)部控制、規(guī)范流程的需要

醫(yī)院的內(nèi)部控制管理要求所有的經(jīng)濟活動都要留有痕跡、可追溯。合同的全生命周期管理，就是規(guī)范合同管理的各個環(huán)節(jié)，規(guī)范合同的范本、條款以及遵循法律和財務審批要求，對從預算到合同簽訂、合同履行、合同開票、合同付款、執(zhí)行反饋、履約考核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等流程進行全面管理，都是增強內(nèi)控控制、規(guī)范流程的需要。

（二）醫(yī)院精細化管理的需要

隨著醫(yī)院合同數(shù)量的增多，手工的合同管理模式日益顯露出其弊端。合同管理難以集中，合同流轉(zhuǎn)時間長、時效性差，使得各部門的相互協(xié)作和執(zhí)行率都大打折扣。提高醫(yī)院信息化管理水平，要求借助IT（互聯(lián)網(wǎng)技術），實現(xiàn)對合同全生命周期管理的信息系統(tǒng)建設，輔助醫(yī)院規(guī)避合同流程風險、執(zhí)行風險和履約風險，提高執(zhí)行效率。

（三）醫(yī)院規(guī)避風險的需要

醫(yī)院完善合同管理系統(tǒng)，要在信息流中嵌入項目談判、合同物資交付入庫，發(fā)票查驗、貨款支付等全過程跟蹤功能，做到業(yè)務、財務、法務等部門相互提醒，相互監(jiān)督，同時要將合同執(zhí)行、財務付款以及會計賬務處理相結(jié)合，減少人為和手工操作的失誤，為規(guī)避風險提供支持。

三、合同實施全生命周期管理的主要做法

為實施便捷高效的合同全過程管理，應該適時推出移動化辦公流程，隨時隨地辦理合同審批、變更業(yè)務，并能隨時追蹤合同動態(tài)。首先，要對醫(yī)院的合同業(yè)務進行梳理、分類管理；其次，要圍繞合同信息化系統(tǒng)構建與全面預算、智能結(jié)算、采購管理、資產(chǎn)管理、財務核算等業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互和業(yè)務協(xié)同，提升合同的管理效率，規(guī)避合同執(zhí)行的風險。

（一）明確醫(yī)院合同管理的基本流程

合同管理基本流程可以分為：第一，合同前期準備，包括合同策劃、合同調(diào)查、合同談判等；第二，合同訂立階段，包括合同文本擬定、合同審核審批、合同簽署等；第三，合同執(zhí)行階段，包括合同履行、合同補充、合同變更、合同轉(zhuǎn)讓、合同終止、合同糾紛處理和合同結(jié)算等；第四，合同后續(xù)管理，包括合同登記、合同保管、合同歸檔、合同履行后評估等。

（二）以合同履約管理為抓手，對合同進行規(guī)范編制、動態(tài)管理、分類統(tǒng)計，促進各部門聯(lián)動

合同的全生命周期管理主要從三個方面著手。第一，統(tǒng)一規(guī)范合同業(yè)務流程。從申請人申請業(yè)務活動立項開始，到合同的起草、合同審批、合同簽訂生效、合同執(zhí)行、合同變更、合同終止、合同歸檔，合同管理應該形成統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務流程。第二，實時獲取有效跟蹤。歸口管理部門可以實時獲取所有合同狀態(tài)。有效跟蹤合同收付款，根據(jù)合同進度做好付款計劃。第三，進行合同分類統(tǒng)計，提高數(shù)據(jù)利用水平。合同歸口管理部門還應及時對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，提高合同數(shù)據(jù)利用率。

（三）加快合同全過程信息化建設

要讓從合同起草、流轉(zhuǎn)審批、簽署用印、存證歸檔到履約過程中的變更、查詢、統(tǒng)計的整個合同管理過程實現(xiàn)全程電子化。可以通過醫(yī)院門戶網(wǎng)站，構建合同流程、內(nèi)容等管理應用，根據(jù)需求對接財務、業(yè)務等系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的預算、應收、應付、發(fā)票及履約過程電子化管理，實現(xiàn)合同管理與預算、付款、會計等相關業(yè)務系統(tǒng)全面聯(lián)動。例如，根據(jù)合同約定，簽訂之日起30天內(nèi)要支付30%預付款，貨到驗收合格后支付至合同價款的95%，余款5%至質(zhì)保期滿后30天內(nèi)無息付清。由業(yè)務部門提交付款申請，關聯(lián)對應合同的全部信息，再由財務部門復核是否滿足付款時間，是否滿足付款條件，所需附件是否齊全，提供的發(fā)票是否正確等。同時，還要加快實現(xiàn)簽名印章的電子化，融入身份認證，實現(xiàn)用印合同防篡改，用印全程監(jiān)控可追溯，讓合同管理更高效、更可控。

（四）做好合同執(zhí)行過程中的預警提醒，跟蹤分析，防止風險，提高履約質(zhì)量

為了保障合同相關業(yè)務正常推進，避免發(fā)生由于相關人員疏忽而給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失的情況，就要在合同信息化系統(tǒng)中提供多種業(yè)務提醒，包含但不限于合同履行截止日期提醒、應付賬款支付提醒、臨近保修期提醒、質(zhì)保金支付提醒等，為經(jīng)濟合同的全面執(zhí)行提供有力保障。

四、結(jié)語

2020年的公立醫(yī)療機構經(jīng)濟管理年活動，提出了規(guī)范管理、提質(zhì)增效、強化監(jiān)管三大主題，強調(diào)業(yè)務管理與經(jīng)濟管理相結(jié)合，把經(jīng)濟管理各項要求融入醫(yī)教研防產(chǎn)等業(yè)務流程控制和質(zhì)量控制各環(huán)節(jié)，促進業(yè)務管理與經(jīng)濟管理深度融合。因此我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，實現(xiàn)管理模式由粗放式向精細化轉(zhuǎn)變，探索符合醫(yī)院特點的合同全生命周期管理模式，以提高經(jīng)濟合同的質(zhì)量，控制運營風險，促進醫(yī)院健康發(fā)展。