信息化技術在路橋工程檔案管理中的應用

張春桃

一、引言

路橋工程的檔案管理是國家檔案管理一個非常重要的部分，對于路橋工程的意義突出。面對信息化高速發展的時代，檔案本身也是信息的一種，信息技術的運用勢必能對檔案管理起到重要的意義和作用。加深對其意義的了解，能夠使施工單位認識到進行信息化改造的必要性，對其現狀和問題的分析，則能夠更好地提出針對性更強的舉措。

二、工程檔案管理對路橋工程的意義

（一）利于工程銜接

工程檔案貫穿項目的各個過程，從提出到最后的驗收意味著工程檔案的形成到最后的歸檔保存，是項目的重要組成部分。加強工程檔案管理，能夠及時掌握工程中上一個流程工作的數據和進度，更利于后期工作的進行，可以使工程各個步驟的銜接更加有序，有利于項目管理的落實。缺乏檔案管理，將會使工程的維護以及檔案的收集整理出現極大的問題，最后會影響工程的質量和進度，建立檔案，也是完成工程過去和現在的過渡。

（二）利于工程的決策

積極地進行工程數據的采集和完善，能夠使得工程信息相對更為完整、真實、可靠。對于類別不同的資料的整理和保管、歸檔、合同管理等工作，可以幫助相關人員更細致地了解過去以及現在的工程情況。可以在施工前根據完整有序的工程檔案，進行工程的設計決策，在施工時根據檔案數據進行及時的調整，使得工程的決策體現出更強的科學性。

（三）提高施工風險意識

作為建設的基礎性工程，路橋工程對于國計民生意義重大，并且涉及的人員數量眾多，因此，對路橋工程的風險防控以及安全隱患的控制極為重要。在對工程檔案進行管理的過程中，工作人員應該加強檔案管理的意識，通過對檔案中合同以及數據資料的進一步了解明晰工程規范，及時發現施工的隱患和存在的風險，從而有效地采取預防舉措，以推動工程建設［1］。

三、信息化技術對路橋工程檔案管理的意義

（一）提升管理效率

以往的檔案管理多通過紙質化管理，存檔歸檔耗時較長，并且極容易出錯，檔案管理的效率較低。信息化技術可以實現工程檔案的電子存檔，從而可以更好地對檔案數據進行查找以及分析，使檔案管理更加系統全面。路橋工程本身較為復雜，涉及的工程工序也較多，因而需要進行整理歸檔的數據數量和種類都非常多。信息化技術的運用可以在較短的時間內對檔案信息進行統一的分類處理，建立起自己的數據庫，所有檔案都可以以一種程序化的模式運行，從而使管理效率得到大幅度的提升。

（二）提升檔案質量，增強檔案的有效性

信息化技術可以更好地節省人力，相較于人工的處理和分析，程序化的處理方式勢必可以極大地降低失誤率以及誤差。信息化技術不光可以在數據的登記計算等方面有效提升正確率，在數據核對核查方面的優勢也極為突出。檔案的質量得到了提升，有效性也得到了加強，對于工程的決策、銜接以及質量風險的控制管理都有十分突出的意義。

（三）更利于信息的實時化

信息技術利用計算機軟件、通信技術等，可以實現信息突破時空界限的共享。信息傳遞呈現出網絡化的趨勢。通過建立網絡信息平臺并合理利用，可以實時了解工程的進展，做到數據檔案的實時登記和實時共享，還可以了解其他工程的信息，從中吸取建設經驗，及時調整建設技術，使工程的質量以及施工效率得到進一步的提升。

四、信息化技術在路橋工程檔案管理中運用的現狀

（一）對信息化技術認識不足

信息技術雖然在不斷發展，但是在路橋工程建設中，由于工作人員自身素質的限制，他們對信息技術對于路橋工程的作用認識不足。部分單位并不重視工程檔案管理，更加沒有認識到工程檔案管理對于整個工程建設的重要意義，對信息化計劃的認識不足，這對信息化技術在檔案管理中的應用造成了極大的阻礙。一些單位過度重視檔案管理的美感、完整和配置，對于信息提取分析的便捷性以及信息共享的重要性認識不足，這些都極大地影響了路橋工程檔案管理質量以及準確性的提升。

（二）缺乏高素質的信息管理人才

對于路橋工程建設而言，施工單位對于施工技術人員素質的要求明顯更高，對于檔案管理人員的選擇以及培訓力度卻明顯不夠，對于相關信息技術的掌握也存在問題。大部分檔案管理人員并不具備基本的信息操作技能與知識，檔案管理部門也沒有提供先進的信息化設備，使得檔案管理的自動化、電子化以及網絡化都受到了相當程度的阻礙。相關人員的信息素養也明顯不足，并不能很好地發揮出信息化技術對于整個路橋工程檔案的作用。信息化管理意識的匱乏也制約了信息化技術的運用，使其難以達到其應有效果的，相應的人員在意識上仍然停留在傳統的紙質化檔案管理上，不能很好地轉變觀念［2］。

（三）基礎較為薄弱

對于許多施工單位而言，信息化技術在工程檔案管理中應用仍然處于起步階段，其本身并沒有基礎和經驗提供，對于設備選擇、管理規范、管理手段，都缺乏相應的對照標準，基礎的薄弱使得信息技術的運用不斷出現問題，使得一些單位的文檔處理仍然會以人工管理為主，信息化、科學化的管理模式不能得到很好的運用與完善。

（四）運用的技術較為單一

檔案管理運用的信息技術多為基礎的office軟件，一些更為高效復雜的技術方法并沒有得到很好的采用。許多單位沒有建立數據庫的意識，也沒有針對檔案數據進行大數據分析，許多可以提升工程質量以及效益的作用都沒有得到發揮，只是在檔案的登記和查找方面更為便捷，信息化技術定沒有推動工程檔案管理工作的新變革。此外，除了單一化的技術，檔案管理工作在技術應用中也有很多不合理的現象，部分單位在檔案整理時沒有做好分類工作，使得查詢的效率降低［3］。

（五）缺乏有效的檔案管理制度

信息化技術在工程檔案中的運用，目前還尚未形成完善的規范制度?，F行的檔案法等法律法規在實際行動中仍然需要得到具體的分析和落實。在數據檔案的處理收集上，由于缺乏明確的標準和規定界限，使得一些檔案不夠具體完善，數據分析工作也沒有落實到位［4］。

五、信息化技術在路橋工程檔案管理中的應用建議

（一）培養信息化管理觀念

在路橋工程施工過程中，要積極進行信息化觀念的培訓，多引用信息技術。特別是對于路橋工程的檔案管理工作，管理人員需要認識到目前信息化檔案管理的趨勢和方向性，認識到信息化管理的意義，樹立信息化管理的觀念，并在此觀念的指導下，鼓勵工作人員積極學習電子信息技術，使信息化技術的作用得到更好的發揮。

（二）加強對信息化管理人才的培養

提升管理人員的素質和水平將對于信息化技術運用的落實有突出的作用，管理人員的素質越高，工作能力越強，管理工作開展就越順利。對于管理人員素質的培養，要提升其信息技術的運用技能，使之能夠掌握更多先進的信息技術，從而運用到工作中，使得檔案的分類、分析工作更有效率，更好地促進信息化作用的發揮。還要引入先進的信息化管理觀念，使各個施工單位可以相互交流，分享經驗，或者可以和高校研究所進行合作，探索出高效的信息化管理工程檔案的模式。

（三）加快信息化技術運用的標準和規范建設

需由有關部門牽頭，合力進行標準化的研究，總結出一套標準的信息化檔案管理的規范和標準，包括分類的依據和方式、信息處理的模式以及可以利用的信息化技術的類別和要求。對于信息化設備的選擇和標準也要有一定的規格和要求，施工單位應當積極進行研究以及選擇，探索出能夠最好發揮信息化作用的途徑，更好地提高檔案管理的質量和效率，更好地促進工程建設的方案。

六、結語

時代的建設和發展必然會推動技術的變革，信息化技術的運用能夠引起工程檔案管理工作的一大革新，這也要求施工單位要能夠緊抓時代潮流，做好檔案管理的信息化工作。目前，關于信息化技術對工程檔案的影響的研究并不少見，對于信息化技術在檔案管理方面存在的問題并沒有作出詳細的分析。在接下來的研究中，應更深入地研究其問題所在，從而更好地進行改進工作。