淺析新形勢下如何加強行政事業單位固定資產管理

徐佳佳

一、行政事業單位固定資產概述及固定資產管理重要性

使用年限在一年以上，價值在1000元以上的非貨幣資產或者雖未達到規定標準，但是耐用性能在一年以上的大批同類物資都屬于固定資產。政府采購中的固定資產主要包括通用設備，專業設備，家具、文物和陳列品等。

首先，固定資產是行政事業單位的重要資產之一，只有做好行政事業單位固定資產管理，幫助國有資產規劃采購與管理流程，提高資金使用效率，才能使行政事業單位的業務發展得到良性循環。通過科學配置、合理分配固定資產，多角度全方位地做好行政事業單位固定資產的整合利用，遵循勤儉節約的原則才能夠減少資產流失，保證財政資金不被濫用。其次，行政事業單位固定資產管理采購、處置、報廢等過程如果由于沒有嚴格的規章制度管束或者審批管理不嚴格，導致處置報廢不恰當，就極易滋生腐敗行為，造成國家財產流失，因此，加強固定資產管理可以避免固定資產被侵占，有利于維護行政事業單位財政經濟的有序發展。最后，當下正處于事業單位改革的轉型期，國家倡導文化事業單位向企業型單位發展轉變，在轉型的過程中，優化職能機構改革的同時會涉及固定資產的清查工作，涉及對行政事業單位現有固定資產的統一盤點核算，如果能夠制定出相對完善的固定資產管理體制，避免出現遺漏和錯報，就可以從根源上杜絕可能存在的漏洞問題，幫助行政事業單位體系在日后的改革或者轉型中順利過渡。

二、行政事業單位固定資產管理存在的問題

（一）管理缺失，導致固定資產賬實不符

行政事業單位主要的固定資產設備是電腦、打印機、相機等，但是目前許多行政事業單位固定資產管理人員只注重采購管理，卻忽視了對固定資產的使用管理，按照預算指標金額和數量進行采購后沒有將固定資產指派專人監督，購買后就直接分發給有需要的人，卻忽視了登記固定資產卡片，無法將固定資產對應到實際使用的部門和人員，個人或者部門在人員調整和離職的狀態下也沒有相應的交接固定資產的流程，可能導致沒有及時歸還設備就被其他部門挪用或者帶走等情況的出，最終導致實際使用數少于賬面數現，而這都是缺乏后續跟蹤管理帶來的結果。有些設備屬于上級部門無償劃撥的，由于不需要進行賬務處理，財務人員與資產管理部門就無法做到互通，最終設備年久丟失或者存放不用直接到了報廢年限，造成財務數據與資產管理數據無法匹配。

（二）體制內部改革，領導缺乏監督

近年來，許多行政事業單位都進入了轉型改革的發展階段，存在分立或者合并，領導班子也經歷了各種調整，在主管領導尤其是財務主管或者會計人員離職后，新任人員在固定資產管理交接中沒有合規詳細的程序和流程，導致新任人員無法對原有情況進行深入了解。主管領導對固定資產管理的重視度也不夠，固定資產出現各種歷史遺留問題無法解決，使得盤點時出現實物與賬面不符的現象［1］。例如，某些設備已經被變賣但是財務部門并沒有收到報廢審批單，導致該設備在賬上仍然存在；部分已經提足折舊可以報廢的設備卻找不到實物，無法核實資產存在情況導致無法報廢，只能在固定資產管理部門中繼續堆放；已經可以報廢損毀的，需要向上級主管部門和國家資產管理部門進行報送審批，提供報廢、變賣的書面報告，但在實際中卻沒有經過審批直接報廢，造成國有資產的嚴重流失。

（三）固定資產內部控制有待加強

有些固定資產已使用多年甚至無法運作，但是由于行政事業單位固定資產存在預算管理機制，因此，在當年部門領導沒有申報預算情況就無法更換電腦；有些部門又因為多次申報預算導致資產更新過快造成資產浪費的情況。資產管理部門沒有在制定預算的同時了解各部門員工的需求，只依賴于部門領導申報的預算指標，部門職責不明確，導致資產配置存在嚴重缺失。有些從事宣傳性工作的事業單位，其專用設備如大型攝錄機、圖形工作站等都是價值不菲的固定資產，但是由于互聯網產品更新換代快以及使用不當導致損耗嚴重，使部門人員盲目過多地采購；還有一些為了特定項目而必須購置但是日后使用頻率較低的固定資產，無法充分發揮其應有的價值。另外，還存在大額固定資產采購項目并沒有經過主管領導協商討論購買的實際利用價值就直接采購，采購后也沒有明確的管理和使用規則的現象，這種不良的購置習慣會阻礙行政事業單位固定資產管理的健康發展，也為以后的固定資產管理及核算埋下了隱患。

（四）固定資產清查制度不健全

目前很多事業單位在固定資產清查管理方面沒有建立良好的管理機制。隨著事業單位的規模擴大，業務模式的轉型，資產的配置需求也在逐日增加，資產采購、變更、報廢的頻率也較以往更高，這就對單位的固定資產清查與盤點提出了更高的要求。但是目前很多行政事業單位在固定資產管理上缺乏完善的清查制度，導致固定資產實物的增減變動情況無法得到及時的反饋；也沒有將以往年度的固定資產進行電子化存儲，在資產清查時會出現漏查、錯查等現象，造成固定資產數據處理不及時、不準確，對后期資產折舊和攤銷產生不利影響。

（五）政府采購預算計劃設定不合理

政府采購預算管理計劃的制定對固定資產的采購與管理具有重要的奠基意義，擁有良好的預算采購計劃可以幫助行政事業單位合理地采購和配置資產。但有些行政事業單位在制定政府采購預算計劃時，只是在原有的固定資產采購預算的基礎上進行簡單的增減，而忽略了與管理部門的溝通，沒有考慮實際的使用情況和耗損程度，甚至在沒有進行年度盤點清查的情況下就上報了采購預算計劃，導致超標采購和重復采購現象的出現，嚴重違背了厲行節約的優良美德，也浪費了財政資金［2］。

三、新形勢下加強行政事業單位固定資產管理的措施

（一）做好固定資產的清查和處理工作

要做好固定資產清查和處理工作，一是要建立有效的固定資產清查機制，二是健全固定資產處置的規章制度。

第一，在新形勢下應建設固定資產定期清理的新模式。隨著行政事業單位固定資產數量規模的不斷變化和增加，加快推進行政事業單位固定資產信息化建設迫在眉睫。行政事業單位可以充分利用網絡時代高效便捷的技術，建立云會計平臺和大數據系統等固定資產信息管理系統，以建立健全行政事業單位固定資產的靈活管理機制，在資產清查過程中給各個固定資產建立電子檔案，實現落實到人，可以通過電子檔案查詢固定資產的信息情況，落實可視化的固定資產信息數據，做到可以隨時調取固定資產的使用現狀和歸屬，這樣不僅可以提高盤點效率也能給固定資產管理以及預算計劃的制定提供可靠有用的數據信息［3］。其次，行政事業單位要建立一套有效的清查審批制度，從“誰使用誰負責”的原則入手，落實責任到人制度，嚴格規定固定資產使用人的責任和義務，堅持每年進行兩次全面清查工作，保證能準確記錄固定資產的使用和變動過程，對于已經報廢或者不能使用的固定資產及時進行上報清理，避免出現固定資產堆放，影響盤點結果的真實性。

第二，固定資產處置應合法合規。行政事業單位的固定資產折舊年限相對于企業來說更長，在管理上具有持續時間較長、后續計算復雜、計算量大等特點。而固定資產處置與固定資產購入、折舊、計提減值準備等都存在重大關聯，因此，管理好處置環節的固定資產對于保護國有資產的完整性，避免經濟損失具有重要意義。在固定資產處置清查過程中可以建立專門的監督管理機制，核查固定資產是否在規定的年限內按期進行了折舊，定期檢查報廢的固定資產實物是否確實不符合辦公需求并且都已到達報廢年限［4］；觀察固定資產的報廢審批單是否已經得到領導和上級部門的審批，對于資產管理部門提出的報廢清單，財務人員要認真審查是否與賬面數據和信息一致，提供核對清單并移交領導審批，最后通知上級資產管理部門對報廢的固定資產進行核銷；同時還要安排專人負責監督報廢變賣過程，這樣才能避免隨意報廢等情形的出現，以降低行政事業單位的財政風險，實現國家資產的保值。

（二）加強風險意識，規范管理機制

在進行行政事業單位固定資產管理的過程中要樹立正確的思想意識。首先，單位主要負責人要提高對固定資產的管理意識，加強自身責任感，明確責任分配和責任范圍、及時與領導和財務部門人員進行溝通，規范管理機制。只有從領導到管理員自上而下地提高整體意識覺悟，才能將固定資產管理制度更好地執行下去［5］。其次，針對行政事業單位體制改革帶來的內部人員調動，可以讓這些在位的與固定資產相關的工作人員向新任人員做一次匯報，盡可能地辦理好交接前對固定資產的盤點清查，對其中存在的問題進行梳理，并要求在崗人員給予解答。最后，在重視日常資產成本控制的同時還要做好預算管理工作，固定資產預算是決定單位采購以及核算的重要組成部分，在符合單位需求以及成本控制的前提下，要盡可能地在預算范圍內對固定資產進行科學配置，這樣才能提高行政事業單位的資金配置效率，滿足單位長期發展目標的要求。針對特定項目需要用到的專用設備，可以采取租賃或者調用的形式使用設備，避免盲目采購浪費資源。

（三）將固定資產管理納入績效考核

可以將固定資產管理納入部門考核績效指標中，讓每個員工都能充分重視固定資產管理，明確責任到人，可以對部門固定資產的使用情況進行追蹤調查，及時匯報各部門固定資產的狀態及使用情況，在有離職或者新調入員工時要及時向資產管理部門進行報備，對固定資產給予收回和重新分配，使固定資產流轉形成一個完整的鏈條。同時，各部門要按照要求配合檢查工作，建立懲罰機制，對于違反管理制度的行為進行處罰批評，規范固定資產管理的工作目標，這樣做一方面可以定期檢查固定資產管理職責的履行情況，另一方面也可以為固定資產實現合理配置建立長效機制，避免出現各部門人員資產分配不均、使用效率低下、資產無人認領甚至丟失等問題。

（四）加強對固定資產管理人員的培訓

目前事業單位固定資產管理人員素質參差不齊，專門負責管理固定資產的人員更是有限，甚至存在兼職的情形。要想讓管理人員面對復雜龐大的固定資產能夠做到心中有數，就要建立專門的固定資產人員管理機制［6］。要對加強對固定資產管理人員的管理培訓工作，無論是采購還是日后的管理清查工作，只有學習先進的管理經驗才能更好地使固定資產物盡其用，充分發揮其應有的價值。尤其是在采購環節中，采購人員應該嚴格按照政府采購計劃執行，應選擇適合的供應商和價格進行標的采購，不能為了自身利益盲目采購，要堅持先計劃后執行的操作程序。在采購后要仔細核對采購物品是否準確，發票合同是否齊全，領用中是否登記了電子固定資產檔案信息等，只有固定資產管理人員加強對流程的掌握和運用才能用活固定資產，幫助單位實現價值最大化。

（五）提高固定資產的使用效率

行政事業單位固定資產的采購通常遵照部門申請審批采購的方式，許多昂貴的固定資產在采購后可能就直接歸于某部門使用，沒有進行實名登記管理，固定資產管理部門對于固定資產使用過程中是否需要維修和更換都無法了解，有些固定資產因采購年份已久可能無法使用，然而由于找不到維修機構就被放置在一邊，在其他部門人員需要使用時也無法及時提供，這樣不僅會導致資產的閑置浪費，也會導致資產容易丟失。因此，資產管理部門要對可以移動或者使用次數不多的昂貴設備進行統一保管，在部門人員使用時進行實名登記，定期邀請專人對這些專用設備進行維修檢測，邀請專人以講座的形式傳授設備使用技巧，這樣不僅可以使這些固定資產得到最大化利用，提高單位的工作效率，同時也能保證資產的完整性和準確性。

四、結語

固定資產是行政事業單位中需要重視的金額較大的資產，是許多科研單位賴以生存的物質基礎，是其履行職責、開展業務的保障兵，在日常的管理過程中如果使用不當，就會給行政事業單位帶來較大的經濟損失。隨著行政事業單位資產數量和規模的不斷增加，固定資產管理難度也在不斷提升，在新形勢下為順應時代發展要求，加強對固定資產的管理，完善各項固定資產管理制度，加強對固定資產管理工作的監督，減少財政風險，只有在程序和制度上形成一套規范的良好的機制，才保證國有資產的完整性。