淺析新時代事業單位人事檔案管理策略

馬 麗

（阿壩州教育考試中心，馬爾康 624000）

引 言

人事檔案管理工作是事業單位日常業務流程中的關鍵工作之一，其為事業單位人事部門管理工作出示全方位、詳盡、精確的參考文獻。因而在事業單位內部提升人事檔案管理方法、提高檔案資料利用率，充分發揮其較大使用價值，推動單位人事部門的發展趨勢，明確提出了檔案工作務必規范性、規范化、數字化。

一、目前我國事業單位人事檔案管理現狀

（一）對人事檔案管理工作不重視

在具體業務流程進行全過程中，受多種多樣主觀因素的危害牽制，一部分事業單位領導階層工作人員，并未全方位、深層次地了解到人事檔案管理工作的必要性，無法了解人事檔案數據信息材料在事業單位人事部門管理工作進行全過程中充分發揮的關鍵作用。因人事檔案管理工作無法直接為本單位創造經濟效益，將該項工作置于事業單位日常業務運作體系中的邊緣地位，造成人事檔案管理效率低下。

（二）信息化管理水平低

事業單位有關領導干部對信息化管理所需配置的資產、人力資源等存有顧忌，管理人員欠缺信息化管理專業知識和專業技能，當代信息化管理資源在檔案管理主題活動中無法得以普遍、合理的運用，在管理方面方式依然是簡易粗放型。電子計算機新聞媒體和網絡技術應用只滯留于一些適度性的、本人信息錄入和存檔工作中。各地區各企業被“信息不對稱”阻隔，不能完成信息內容相通兼容，導致信息科技不能得以深層合理的運用。

（三）檔案管理工作員專業能力低

在對事業單位人事檔案管理方法的信息化規劃全過程中，檔案管理工作人員本身飾演十分關鍵的人物角色，有一部分事業單位人事檔案管理人員專業能力并不切合實際必須的規范標準，專業能力水準尚需進一步提高。也有一部分事業單位人事檔案管理人員對人事檔案管理方法的必要性了解不足，責任感不強。另外欠缺有關電子信息技術實際操作專業知識，造成管理人員的工作能力急劇下降，因為事業單位人事檔案信息管理需要量的持續擴大，許多人事檔案管理人員的專業能力和綜合能力有待進一步提高。

二、事業單位人事檔案管理方法的合理防范措施

（一）健全單位檔案管理管理體系

在事業單位中進行檔案管理必須統一軟件標準和總體具體指導，才可以確保各項任務順利進行。因而，必須持續對事業單位內部檔案管理有關體制進行多方面提升，為管理工作的創新打下基礎。企業中的管理工作涉及服務項目創新、設備升級等。應對當今事業單位檔案管理層面的規章制度挑戰，必須不斷完善單位規章制度，健全管理體制，保證管理工作實際貫徹落實。

人事檔案管理應堅持以人為本的標準，加強人事檔案管理方式和管理方法。按時查驗人事檔案管理管理制度的落實情況。第一，從事業單位現階段的檔案管理現狀考慮，找到原來管理管理體系中存在的問題，有目的性地對缺點進行改革創新與升級，深層次分析、再次創設，依照檔案管理有關業務流程特點及其工作要求，對管理管理體系加以改進，適當創新。第二，遵照市場經濟體制發展趨勢的規律性，搭建人事檔案管理新體系，管理好相關工作人員的流動性，提高其法制觀念，嚴格執行我國相關法律法規，確保企業內部人事檔案管理規章制度的貫徹落實和實行。依據當前形勢，剖析事業單位中檔案管理職位工作的特性，精確找到當今管理規章制度的創新途徑。

（二）建立完善且符合實際的檔案管理制度

檔案有很多類型，包括日常檔案、業務流程檔案、紙質檔案等。要實施標準管理方法，有必要創建實際的檔案存儲規則和規定。文件存儲必須首先改善硬件配置的基本結構。必須有一個專業的倉庫來存儲文件，倉庫必須自然通風，以確保環境整潔。倉庫中禁止吸煙，以防止發生火災，并確保防火、防盜、防水、防蠅、防蛀、防污染和防輻射，以確保安全并延長文件數據的使用壽命。其次，制定業務流程檔案的各種管理計劃。歸檔的文件和原材料應保持它們之間的歷史時間聯系，分別存儲使用價值，收集和分類，歸檔文件，案件材料的主題簡潔準確，易于保存和使用。最后，必須嚴格處理相關的文件數據讀取過程，以避免隨機借用文件數據并避免分散的流出。

（三）建立高素質的檔案管理人員隊伍

檔案和數據部門應高度重視并提高檔案管理人員的業務水平。一方面，有必要通過多種途徑引進技術專長和管理人員，并聘請具有較高文化素養和較強責任心的人員盡可能地編制正式文件和檔案。另一方面，有必要對現有的檔案資料人員進行專業培訓，尤其是要增加現代科學技術和電子設備的專業知識。

三、提升人事檔案電子化管理水平

（一）統一檔案管理方法的標準化

首先，應建立統一的電子設備文件存儲管理系統，并建立每位管理員的管理員權限和工作職責。其次，應確保從電子設備文件的生成、歸檔、查看和使用中歸檔文件存儲單元，處在檔案統一監督的具體指導下。再次，有必要制定檔案管理標準，科學研究，具備有效性和統一性。最后，檔案存儲單元必須評估并驗證已歸檔電子文件信息的真實性和有效性，以確保歸檔的準確性。

（二）提高電子檔案的安全性

首先，電子設備文檔文件的字體、內容、簽名、圖章等可以通過計算機復制和修改。為了確保文件信息的真實性、有效性和唯一性，必須授予不同的管理者不同的管理權限，以確保對文件內容的轉換在監督下進行。其次，還可以使用計算機技術的數據加密功能來維護電子文件和電子設備資料。例如，使用保護方法打開文本文件，并且只能進行查詢而無需進行修改。再次提高文件數據整個應用過程的安全性，對文件數據整個應用過程進行全覆蓋監督，并自動生成整個過程的相關記錄，作為以后驗證的基礎。

（三）要加強電子檔案的使用管理

首先，需要根據不同的人員設置應用程序級別，進行應用程序管理權限的批準和評估，并做好系統軟件的登錄和注冊。其次，檔案文件原則上不拷貝電子檔，對使用者利用權限進行確認后，打印給使用者，確保電子檔案文件不外流。對有特殊情況必須要進行拷貝的，應盡量避免全部拷貝載體上存儲的信息，并使用技術手段防止所拷貝的資料再復制。

四、加強對檔案管理的風險防范措施

（一）強化風險防控理念

行動以概念為指導。為了確保檔案中信息內容的安全性，應從源頭上促進概念上的防御。檔案館要提高對行為者責任的認識，加強組織協調，組織安全工作領導小組，包括關鍵指標值。例如，文件數據安全工作中主要領導、上級領導及其文件存儲人員的工作職責和績效評估，簽署科學和標準化的安全責任證書，以及分配安全責任，以改善規避風險的概念。

（二）完善構建制度

構建并完善合理科學的安全管理制度，充分考慮工作實際，以及單位檔案管理人員的專業水平，建立和完善有效的科學研究安全管理計劃，統一制定切實可行的安全工作檔案數據法規、技術標準和操作規程。確保將規則和法規應用于管理人員，并不斷改進檔案管理的標準化和系統化，以確保網絡信息安全。

（三）加強技術監管

隨著信息技術的發展，檔案資料的出現及信息技術的應用，對電子設備檔案保存的全過程進行監督，以確保檔案資料管理的安全性。可以在文件存儲系統軟件中設置管理方法監視子系統，以監視文件數據的整個存儲過程。在計算機軟件級別，可以應用安全檢測，入侵檢測技術，監視系統及其密鑰管理技術。

結 語

隨著社會的進步，將來的人事檔案管理工作會逐漸向著信息化的方向發展，因此作為檔案管理人員必須不斷學習，與時俱進，提高自己的業務能力，才能科學、規范、高效地做好人事檔案管理工作，為社會主義現代化建設，為人力資源可持續發展添磚加瓦。