高校內部控制中存在的問題及優化建議

史婷婷

（清華大學深圳國際研究生院，廣東 深圳 518055）

一、加強高校內部控制的必要性

高等學校內部控制是指學校通過制定各項制度、實施配套措施和執行相應程序，對各項活動的風險進行防范和管控，進而實現辦學目標。高校內部控制的主要目標包括：保證各項活動合規合法、資產安全且資產使用有效、財務信息真實且完整，有效防范舞弊和腐敗行為的發生，提高資源合理配置和使用效益。

高校內部控制體系的建設和完善，對高校的發展具有非常重要的意義。完善并有效運行的內部控制可以將單位的財務風險和管理風險控制在可接受的范圍內，有效防止舞弊、腐敗行為的發生、保障單位資金資產安全，有效保障財務信息真實完整，提高資源的配置和使用效益，為培養高等人才、提高科研水平提供有力保障。財政部印發了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）等文件，教育部印發了《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）等文件，用于規范和指導高校的內部控制系統建設，進一步完善內部控制，提高內部管理水平。

但是現階段很多高校在內部控制環境、預算管理、科研項目管理、采購和合同管理、信息系統建設等方面都存在諸多問題。只有解決了高校整體內部控制體系中的所有難點、痛點，才能實現對單位經濟活動的全面控制、關注到重要的活動和風險、形成相互制約相互牽制的工作機制、使單位適應外部環境和管理要求變化而長期平穩發展下去。

二、高校內部控制中普遍存在的問題

（一）內部控制環境薄弱

高校的內部控制建設起步較晚，很多高校沒有認識到內部控制的重要性和緊迫性，單位內部存在組織職責不明確、權限設置不合理或不相容職責未分離、制度文件缺失或制度內容不完善等現象，有些崗位職責缺乏明確工作流程或規范化的管理要求，部分人員業務操作不規范，制度流程未得以落地實施，甚至沒有建立完善的“三重一大”決策管理機制，或沒有就“三重一大”的決策事項范圍、決策機制、決策程序、決策實施以及督辦機制進行明確規定與說明。很多高校缺少獨立的內部控制部門，無法發揮統籌、組織、協調學校內部控制工作的職能。

（二）預算管理工作未形成閉環

部分高校中預算的執行情況、分析報告、反饋溝通、調整審批等機制不完善，無法實現對預算的有效閉環管理，可能導致預算超支且未被及時發現而影響預算執行結果，同時不利于單位和項目負責人對預算執行情況進行評估。部分高校也未針對內部預算建立考核體系，無法對各職能部門預算申報的準確性合理性和預算執行的合規性完成率進行有效的評價，導致預算管理未形成有效的閉環，無法對預算的有效執行形成正向的引導和激勵，影響管理者做出正確的決策。

（三）科研項目管理工作不完善

大部分縱向科研項目有對應的各級政府出臺的專項資金管理辦法，高?？蓞⒄障鄳墓芾磙k法對縱向科研項目進行管理，但是對于橫向科研項目，部分高校未建立橫向科研項目合同管理制度，未對橫向項目的立項、預算、合同履行情況（如項目進度、款項收回情況等）、項目檔案管理等的要求在相關制度中進行明確，不利于高校對橫向科研項目進行監督管理，也有可能使得單位承擔潛在的資金損失風險或法律風險。另外，一些高校普遍存在經費到賬后不能及時認領入賬的現象。部分科研經費到賬后因為未與科技部門及項目負責人對賬成功而導致未能及時入賬，一些經費特別是設備開放服務收取的測試費等數量比較多、金額比較小的經費到賬后無法核對清楚而形成未達賬項，或長期掛賬后仍未處理。

（四）采購審核和合同管理有漏洞

部分高校的采購經辦人員，為了加快采購進程，存在刻意“拆包”的行為，將大金額的合同拆成幾個小金額的合同，規避單位對目標金額以上的合同需要采取政府集中采購或詢價采購等采購方式的規定。采購審核人員和合同管理人員也未對采購臺賬和合同臺賬進行仔細、嚴格地對比核查，導致拆包后的幾個小金額合同蓋章簽訂，最后審計時才發現了類似問題，對單位的聲譽和形象造成一定程度的傷害。有部分合同存在審批單在簽訂合同之后被審批的情況，有“合同倒簽”的現象存在。同時，很多高校雖有合同管理制度，但制度中未對合同歸口管理、合同簽訂授權、合同用印審批、合同變更與解除、合同歸檔等進行規范。

（五）信息化系統不完善

信息系統不完善，是很多高校普遍存在的一個問題。擁有一套完整的信息體系，減少人為操作、減少不必要流程，是進行有效內部控制的重要手段。現在很多高校雖然在使用不少系統，包括財務系統、科研系統、人事系統、教務系統等，但是各個系統只是孤立的點。點與點之間沒有連成線，更無法織成網。各系統之間不能做到將數據互聯互通，很多數據統計、信息反饋、決策依據等需要手工整理匯總，這就增加了人為操作的可能性，加大了徇私舞弊的風險。高校本身信息系統開發力量薄弱，以外包形式委托的開發公司，大多數是以企業群體為客戶目標的，對高校的運行機制、管理模式等不是特別熟悉，在系統開發過程中會耗費大量的時間、人力成本。

三、優化高校內部控制工作的建議

（一）強化所有人員的內部控制意識

內部控制體系建設是一個“一把手”工程，首先，單位負責人要樹立高度重視內部控制體系建設的意識，要設立獨立的內控部門，單位負責人親自統籌部署推進內部控制建設，才能減少各部門之間相互推諉扯皮，加快推進并完善內部控制體系建設。其次，全體員工都要有積極參與到內部控制建設中的意識，要清楚認識到內部控制建設絕不僅僅是財務部門的事情，如若不能設立獨立的內控部門，可以由財務部門牽頭開展內部控制的工作，但是所有部門都應積極參與，將本部門業務工作進行歸類、分析、梳理，明確各崗位的權責范圍，及時填補業務管理空白地帶，同時避免不相容職務由同一人承擔。

（二）健全預算管理系統

預算管理是內部控制體系建設中非常重要的一環，所有部門都應建立嚴肅編制預算、嚴謹執行預算、嚴格調整預算的預算管理模式。綜合運用信息化系統，保持預算的“剛性”和“柔性”并存。在嚴肅編制預算的過程中，所有部門都應根據本部門實際業務發展需要使用“零基預算”的方法制定本年度預算，保持預算的嚴謹性和真實度。在嚴謹執行預算的過程中，各部門應嚴格按照本部門既定預算開支經費，學校定期對各部門預算的執行情況進行考核評價，反過來也可以督促各部門在制定預算時要實事求是、精益求精。在嚴格調整預算的過程中，一是要設計完善的預算調整審批流程和權限，二是允許根據業務實際發展需要對前期預算偏差在合理范圍內進行調整，賦予預算一定的靈活度。

（三）完善科研項目管理工作

高校收入的重要來源之一是科研項目經費，部分高校每年的科研項目經費能達到億元級別，所以管好用好科研項目經費是內部控制工作中的重要環節?？v向科研項目的經費一般有配套的管理辦法，同時高校也應制定本單位制度來確保項目在政府管理辦法的范圍內合法、合理、合規地有序推進。相對于縱向科研項目有驗收、審計環節，橫向科研項目一般沒有硬性的驗收流程，很多高校也對橫向科研項目不夠重視、疏于管理。高校應制定針對橫向科研項目的資金管理辦法，將橫向科研項目合同立項、資金到位、發票、入賬、使用、結題、未到款追責等內容都應明確體現在管理辦法中。對于沒有及時認領入賬的科研經費，應借助信息系統及時明確項目，明確責任人，確保所有到賬經費及時入賬。

（四）加強采購審核和合同管理

高校應針對采購審核和合同管理制定詳細的規定和實施細則，將合同歸口管理、合同簽訂授權、合同用印審批、合同變更與解除、合同歸檔等進行規范，采購審核人員和合同管理人員應按照規章制度，對采購臺賬和合同臺賬進行仔細、嚴格地對比核查，避免存在“拆包”行為，確保按單位規定采購方式進行采購。同時，也應在信息系統的基礎上，將合同管理、預算管理、賬務管理、資產管理等結合在一起。先審批預算，在有預算的情況下，才能進行后續的采購審批、簽訂合同、付款轉賬、固定資產建賬等流程，將所有業務按權限、按流程串在一起，形成完整的內部控制體系。

（五）完善信息一體化系統

在現在“互聯網+”的大數據時代，信息系統是提高工作效率、提高溝通效率、加強業務管理、加強內部控制的必要手段。高校負責人應該認識到信息化系統建設的重要性，應做好頂層設計，建設信息共享平臺，做到各業務模塊的數據互聯互通，減少手工操作的機會，提高內部控制的質量。另一方面，高校應注重對計算機人才和業務專業人才的培養，特別是復合型人才的培養，才可以讓業務操作和信息系統更好地融合在一起，提高辦事效率、打通業務流程的癥結、清除人為操作的空間，降低徇私舞弊的風險。

四、結束語

綜上所述，建立健全高校的內部控制體系對高校的良好平穩發展具有至關重要的意義。對于高校內部控制中存在的各種問題，可以從強化所有人員的內部控制意識、健全預算管理系統、完善科研項目管理工作、加強采購審核和合同管理、完善信息一體化系統等方面進行規范，制定出切合本單位實際情況的內控管理體系，實現可持續、高效快速發展。