淺談電子發票對科研經費管理的影響

黃 勇 朱晨琦

電子發票是信息時代的產物，其廣泛應用，能給科研經費管理帶來便利，同時也使科研經費管理面臨較大挑戰。

一、對科研經費會計檔案管理的影響

會計檔案信息既可以反映各項經濟業務的完成情況，也可以明確經濟責任。會計檔案整理是會計工作中一個重要的環節，只有經過科學的整理，才能更好地發揮會計檔案信息的作用。作為會計檔案中的重要元素，發票管理尤為關鍵。

電子發票的應用雖然給科研經費收支工作帶來了極大的便利，但電子發票的管理仍然欠缺一些配套的法律制度。為適應電子商務、電子政務發展的要求，2020年3月23日，財政部、國家檔案局聯合制定發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，進一步規范、明確了電子會計憑證報銷、管理等有關問題。科研經費由無數個科研項目構成，不同類型的科研項目對應的管理方法和要求也各不相同。結合通知中提出的管理要求和科研經費的特點，我們可以構建一個電子發票管理平臺，為每個科研項目設立一個電子票據夾，其中設置待報銷電子發票、已報銷電子發票，根據不同的查詢要求，多維度地了解科研經費的收支情況。

可以結合現有的電子發票信息抓取技術，對電子發票上的信息進行歸納、整理，既便于項目人員實時了解業務開展情況，也方便財務人員定期對單個或同類項目進行對比分析，從財務的專業角度判斷項目到款情況、增值稅額抵扣情況、不同稅務分類編碼下的經濟業務發生情況是否合理、合規。

二、對經費核算管理的影響

電子發票和紙質發票具有同樣的效力，其以互聯網為傳播媒介，大大縮短了發票的傳遞時間，縮短了財務報銷業務的周期，同時也降低了資金風險。

（一）簡化報銷流程

報銷傳統紙質發票依靠人為審核，首先要對大小不一的發票進行驗真和整理粘貼，其次要填報銷單并等待負責人審批，財務人員拿到審批過的報銷單后，還需一一核對發票信息，判斷是否合理，再判斷報銷內容是否合理，最后將審核完畢的費用進行報銷，將不符合要求的發票退回。而電子發票的出現，使財務報銷工作得以簡化，由于電子發票格式固定，且呈現方式直接明了，不存在模糊不清的特殊情況，所以可以結合現有的圖像信息采集技術，在取得發票的第一時間，通過手機掃描發票得知真假。真實的電子發票可以直接被電子票據夾記錄，而虛假的電子發票則被退回，無法成為報銷單的可用附件。根據抓取的稅務分類信息和品目信息，可以快速形成報銷單明細，減少了報銷單的填報時間，也減輕了人工校核負擔，財務人員可以直奔重點，關注經濟業務本身是否合理，大大提高了工作效率，能夠防止因視覺疲勞而提升審核錯誤風險。

（二）降低資金風險

財務核算是加強科研經費管理的一個重要環節，通過核對項目內容、發票和相關附件，我們可以判別經濟業務的發生是否合法合規，便于及時發現問題，糾正差錯。財務核算的重點主要在于判別發票的真偽，判別開票信息是否正確、真實合理。相比紙質發票，電子發票的格式固定且規范，方便收取后采用手機App或者網絡查驗等多種方式進行驗真。結合上一節所述的電子發票管理平臺，我們可以在電子發票錄入電子票據夾時就設置驗真關卡，即電子票據夾與稅務系統相銜接，發票收取人掃描的電子發票應符合以下三個條件：一是電子發票驗證為真，二是電子發票上的付款人信息符合財務核算要求，三是電子發票的類型與對應的科研項目性質相符。同時符合以上條件，電子發票才可進入待報銷的電子發票模塊，反之則被拒絕且無法發起后續報銷單流程。另外，我們還可以對電子票據夾中待報銷的發票提前進行疑點監控。發起報銷單流程時，報銷申請人選中對應的一張或多張電子發票，系統對已選中的發票進行初步篩選排查，抓取稅務分類以及品目名稱、規格、數量等字段，與預先設定的合理范圍相匹配，如果出現匹配不成功的情況，對應的發票將被自動標注，在辦理財務核算時，財務人員可以被提醒關注。

三、對預算管理的影響

預算管理工作貫穿科研項目的整個生命周期，預算編制、預算執行、預算考核及績效評價方面都有著相應的要求。各個科研項目在預算管理方面的要求和流程均不一樣，結合電子發票的使用頻率，本節選取預算執行這個方面，簡要探討電子發票對預算管理的影響。

（一）預算執行疑點監控

預算編制工作早于預算執行工作，財務核算是預算執行的賬務反映，因為預算工作和核算工作相互分開，容易造成一筆經濟業務，符合財務核算的要求，但是與項目立項時申報的預算編制不符。為了避免這種情況發生，可以利用電子發票管理平臺，抓取電子發票上的信息，按照自定的判斷值進行匹配，超出判斷值即可設置為疑點，后續再由預算管理人員進行人工核實。比如某個項目的專用材料費為10萬元，預算編制時，其中5萬元用于購買電纜，在以往的預算執行監控中，我們很難細致地追蹤每個預算科目的具體執行情況，但通過電子發票平臺，抓取已報銷發票中的“品目”字段，匯總出該項目用于購買電纜的費用高達8萬元。這時，我們可以進一步向項目人員了解情況，同時根據科研經費管理辦法進行相應的預算調整工作或者退還報銷款。

還可以將電子發票上的其他信息與具體業務進行比對，比如報銷差旅費發票時，匹配發票的開票屬地是否與項目預算中的差旅費計劃執行地一致，保證科研經費中差旅費的使用合理合規。

（二）預算超支提前預警

在科研經費管理中，預算超支也是財務人員頭疼的問題之一，以往對預算超支的管控往往是滯后的。項目人員對科研經費預算科目的理解不夠專業，經常會出現拿發票到財務部門報銷時，財務人員告知這張發票應該從另一個預算科目報銷，且正確的預算科目的可用額度不足以支付的情況。這種情況容易導致科研人員和財務人員之間產生不必要的摩擦，使科研人員對財務基礎工作產生抵觸心理。由于預算科目內容和金額固定，我們可以根據具體編制的預算內容設定稅務分類和品目名稱范圍，當項目人員取得電子發票進行掃描時，系統根據電子發票上的稅務分類和品目進行計算分析，一旦發生超預算的情況，項目人員便無法選擇該電子發票填報報銷單。

四、面臨的其他管理挑戰

電子發票是傳統紙質發票的重大突破，但是任何新興事物在具有明顯優勢的同時，也有不可忽視的缺點。

（一）網絡安全問題

電子發票的生成和存儲完全依賴互聯網，開具和收取電子發票需要獨立的服務器作為數據基礎載體，這需要財務部門配備專業的網絡安全員定期維護，保證服務器的正常運轉。一旦網絡被外界攻擊，稅務局的電子發票開票平臺和單位配備電子發票管理平臺面臨的財務風險和管理風險不可估量。

（二）電子檔案管理問題

為方便保管和查找翻閱，電子會計資料可以電子形式保存，形成電子會計檔案。但是電子會計檔案的采用需要滿足有效、安全、完整等相關條件，由于電子發票的數量非常多，且需持續存儲，所以對承載電子發票的服務器的性能要求很高，需要一定的設備購置費、場地使用費、存儲系統開發費等，因此實施電子會計檔案的門檻仍然比較高，實際的推廣效果比較有限。

（三）專業人員配備問題

目前對電子發票的研究還在初期摸索階段，電子發票制度的建立和完善，會延伸很多的系統開發需求，這對科研經費管理提出了更高的專業技術要求、人員配備要求。如何招聘專業的需求開發人員和系統維護人員成為新的管理問題。

五、結語

電子發票還在不斷發展和完善的階段，現階段和未來還有許多值得我們探索的地方。電子發票不僅僅是稅務工具，更是一種經濟活動的表現形式，我們需要靈活運用大數據、智能計算等現代信息技術，挖掘數據的價值，實現稅務財務數據的集成、業務財務的流程優化，提升科研經費管理的科學性、決策性和有效性。電子發票的出現將賦予科研經費管理新的活力，啟發我們搭建科研業務和經費管理內在聯系的新橋梁。