事業(yè)單位檔案信息資源共享現(xiàn)存問題與應(yīng)對之策

檔案屬于以靜態(tài)形式存在的文獻(xiàn)資料，形成后按照最初的樣子保存幾年、幾十年或上百年。在時代發(fā)展過程中，檔案資源的使用價值日漸凸顯，各種管理新技術(shù)出現(xiàn)，檔案信息資源通過動態(tài)方式供人們使用或分享，為需要的人提供了大量有價值的信息，確保單位各項工作順利開展，發(fā)揮了其管理保存的價值。但隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)量的增加，所產(chǎn)生的檔案信息資源數(shù)量變多，檔案信息資源共享過程中也日漸暴露出一些問題，有必要引起重視，總結(jié)出相應(yīng)的解決之策，確保事業(yè)單位能穩(wěn)步良性發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的問題

1.1 檔案信息資源共享意識較差

事業(yè)單位內(nèi)部分領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理者思想保守未意識到信息化發(fā)展進(jìn)程里落實好檔案資源信息化共享的必要性，相關(guān)工作的開展未提上日程，這必然會影響到檔案資源共享工作的開展。

1.2 信息系統(tǒng)間難以實現(xiàn)資源共享

因事業(yè)單位內(nèi)檔案的保密性較高，以致于單位內(nèi)部檔案管理期間在檔案信息系統(tǒng)引進(jìn)時，采用了不一樣的信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案信息系統(tǒng)混亂，增加了系統(tǒng)信息共享難度，對檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展不利，同時也阻礙到信息資源的有效開發(fā)與利用。

1.3 檔案管理人才隊伍素質(zhì)不高

一直以來雖各級事業(yè)單位檔案管理部門在優(yōu)秀人才吸納上較為重視，也采取了相應(yīng)的措施來進(jìn)行人才隊伍建設(shè)，但單位內(nèi)部真正接受過正規(guī)教育與培訓(xùn)的專職檔案人員或擁有中高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員非常少，人員結(jié)構(gòu)相對單一，高層專業(yè)人才不足，人員流向不夠合理，隊伍整體素質(zhì)不高，這對推進(jìn)檔案信息資源共享建設(shè)不利。

1.4 檔案資源共享資金不足

事業(yè)單位檔案信息資源共享建設(shè)的資金成本投入高，要求軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及后期維護(hù)保養(yǎng)，人才培訓(xùn)與軟件開發(fā)的方面投入的資金都是相當(dāng)多的，這對事業(yè)單位來講還是一筆不小的“開支”，在資金得不到保障的情況下檔案信息資源共享也就無法有效實施。

1.5 檔案資源信息管理與共享中信息安全保障不到位

事業(yè)單位檔案信息資源保密性強(qiáng)，機(jī)密信息多，可能涉及到教育、文化、衛(wèi)生等多個領(lǐng)域，若這些檔案信息泄露可能會帶來無法彌補(bǔ)的危害，引起嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。部分事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，數(shù)字化掃描設(shè)備仍未配齊全，在檔案資源信息管理與共享中可能會出現(xiàn)檔案丟失、損壞或被篡改的情況。

同時，部分事業(yè)單位未對檔案信息資源實施安全保密處理，檔案信息資源共享審批環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格把關(guān)，使檔案保密信息泄露風(fēng)險提高，需引起高度重視。

2 做好事業(yè)單位檔案信息資源共享的幾點策略

2.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視并支持檔案資源信息共享

要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源共享前提即領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將檔案工作納至工作計劃議事日程，歸入單位各項目標(biāo)責(zé)任管理體系內(nèi)，并給予人、財、物方面的支持，對存在于檔案資源共享中的各種問題引起高度重視，想盡辦法去解決。若檔案管理人員將檔案資源共享工作做的到位，領(lǐng)導(dǎo)需給予一定的表彰，并給予物質(zhì)與資金上的鼓勵，讓他們得到心理上的滿足，增強(qiáng)檔案管理人員工作熱情。唯有單位內(nèi)相關(guān)人員引起重視，加上檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)工作，其它部門人員相互配合，方可確保單位檔案資源共享工作做好、做細(xì)，方可滿足事業(yè)單位發(fā)展需要。

2.2 進(jìn)行資源共享區(qū)域總模式建構(gòu)實現(xiàn)檔案資源的聯(lián)機(jī)檢索

事業(yè)單位檔案信息資源共享區(qū)域總模式即單位決策者進(jìn)行檔案信息資源整合總項目制定，且把該項目向各職能部門分配，由職能部門展開資源信息數(shù)據(jù)的整合后由檔案管理部門創(chuàng)設(shè)出相應(yīng)咨詢界面供使用者使用。期間可經(jīng)單位檔案內(nèi)網(wǎng)完成數(shù)據(jù)資源搜索，或把已審核的檔案資源存放到網(wǎng)絡(luò)平臺內(nèi)，根據(jù)相應(yīng)數(shù)據(jù)格式，進(jìn)行檔案信息資源檢索入口創(chuàng)建，便于單位內(nèi)部人員展開網(wǎng)上信息檢索，確保檔案館內(nèi)的所有資源信息均可得到充分使用。對于一些能對公眾開放的檔案信息，應(yīng)經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行專門的檢索工具創(chuàng)建，避免重要信息泄露。

2.3 提高檔案管理人才隊伍素質(zhì)

事業(yè)單位檔案信息資源共享建設(shè)為檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)以及素養(yǎng)等的要求均較高，除了需要一批能力較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)人員來確保設(shè)備的正常運(yùn)行外，還需吸納懂得檔案管理知識的人員來開展工作，上崗前實施崗前培訓(xùn)（培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)知識、計算機(jī)知識、電子文件管理知識、數(shù)據(jù)管理知識等），促其能在崗位上更好開展工作，為檔案資源共享提供人才保障。

2.4 多措并舉解決單位檔案資源共享建設(shè)資金不足問題

事業(yè)單位檔案信息資源整合和共享的實現(xiàn)，需要推進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息安全保障、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與檔案工作人才隊伍建設(shè)等，這些均需要大量資金費(fèi)用的投入。那么單位可從如下幾方面解決資金不足的問題：①向上級政府部門申請資金補(bǔ)助；②事業(yè)單位內(nèi)部精簡人員，提高辦事效率，優(yōu)化崗位結(jié)構(gòu)；③注重設(shè)備購買時的成本控制，購入先進(jìn)且價格實惠的設(shè)備，確保檔案信息資源共享建設(shè)正常推進(jìn)。

2.5 保障檔案資源信息管理與共享中信息安全

保障檔案資源信息安全是檔案管理過程中相當(dāng)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在資源共享過程中有權(quán)限的人均可瀏覽到需要的檔案信息資料，故而更應(yīng)加強(qiáng)信息安全維護(hù)，具體做法為：①將檔案資料分類進(jìn)行集成數(shù)據(jù)庫內(nèi)網(wǎng)建構(gòu)，經(jīng)內(nèi)網(wǎng)來對檔案信息展開整理與上傳，方便在網(wǎng)站上進(jìn)行信息查閱，并且該專線的形式也更安全；②進(jìn)行特定IP終端可訪問檔案信息設(shè)置，或進(jìn)行口令或密碼訪問形式創(chuàng)建，該方式成本低的同時也能保障檔案信息共享安全。

3 小結(jié)

在社會形勢不斷變化的今天，各事業(yè)單位均在摸索符合自身特征的發(fā)展之路。檔案管理雖僅屬于其發(fā)展中的一部分，但同樣需對檔案資料的利用以及資源共享的必要性引起高度重視，多措并舉解決檔案資源共享建設(shè)中存在的問題，使其在促單位發(fā)展中發(fā)揮更大價值。