規范單位財務檔案管理 提高財務管理水平

劉銀姬

一、財務檔案管理概述

在經濟高速發展的浪潮中一些發展不健全的企業勢必會被淘汰，為此企業應不斷提升核心競爭力，完善自身管理模式。單位的經營模式轉變使現階段單位的資金來源為多渠道籌資，在增加企業的運營動力的同時增加了單位的財務管理的難度。為更有效地增加企業運營的經濟效益，應充分結合企業發展情況，并根據單位的財務狀況制訂高效的管理方案，以確保單位的長遠發展。財務檔案管理中，工作人員管理意識薄弱使財務檔案管理的規范進行面臨著考驗，導致單位財務管理水平低下，不能保證單位內運作情況的清晰化［1］。財務檔案管理的工作內容包含以下幾點：一是按照規范對單位內資金的使用情況進行管理，例如單位的會計匯金、賬目明細等；二是單位的財務報表；三是財務的會計賬目；四是銀行存款對賬單；五是電子檔案；六是財務數據的維護記錄等；七是與財務管理有關的數據資料等。規范單位的財務檔案管理可以使單位內部的財務信息更加清晰明白，進而有效避免單位財務信息的缺失或是財務糾紛等財務問題，通過規范單位財務檔案管理能力，夯實單位財務管理基礎，為單位的高層決策提供依據，全面提升單位的市場競爭力［2］。

二、財務檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識不足

財務部門對于企業的經營管理不僅僅是計算出企業的財務報表數字等，而應該通過報表分析企業的經營情況，參與到企業的經營決策中，通過分析幫助業務部門實現發展目標。但現階段單位對財務檔案管理的認識不全面，檔案管理意識薄弱，從單位的運轉模式角度來看，相關工作人員的財管檔案管理工作流于形式，缺乏對單位財務檔案管理工作的長遠規劃，這大大降低了單位檔案管理工作對單位運營的作用；從對檔案管理工作認識層面角度來看，單位對財務檔案保存不規范，經常導致財務信息缺失，不能為單位的經營提供科學依據，大大降低了單位財務檔案管理的質量水平，不利于財務管理能力的提升，導致單位經營發展缺乏明確目標，資金分配不合理［3］。

（二）工作人員業務能力不足

單位內部的財務檔案管理分析工作，主要是由會計人員承擔，雖然具有一定的專業的契合度，可以保證單位財務工作的高效運轉，但財務檔案管理工作還應具備足夠的檔案管理知識，以避免單位的財務檔案管理工作過于形式化，保證財務檔案管理工作的質量水準；財務檔案中的裝訂、分類、保存不規范，導致財務信息的缺失，不利于單位財務信息的整合，制約了單位財務管理水平的提高。

（三）管理機構設置不合理

單位的財務檔案管理工作是件一般性事務工作，科學完善的管理體系能有效地保證單位財務檔案管理的規范性，但現階段，許多單位為了節省企業的運營成本，單位除了缺乏專業的檔案管理人員，還缺乏合理的管理機制，具體表現在單位財務檔案管理的人員配置存在弊端，會計工作人員還需要擔任檔案管理工作，加大了會計人員的工作量，同時難以確保管理工作質量，降低了會計人員的工作熱情。此外，財務檔案管理工作中，一些制度體系難以落實，例如單位的資金使用配置的規范性難以保證，限制了財務檔案管理質量水平的提高。

（四）財務檔案管理流程不完善

單位的檔案管理工作不僅僅是設置一個檔案管理室存放財務檔案并由專門的人員看守，財務檔案管理工作是一項嚴謹的工作，在對財務資料檔案歸檔時還應制定完善的操作流程，包含財務檔案的歸檔內容、歸檔時間、提報人以及檔案借閱或是提取的流程，只有這樣才能提高財務檔案管理質量，避免在借閱提取時導致財務信息的丟失。在財務檔案管理過程中要明確其與圖書借閱的區別，財務檔案管理工作要堅持有據可依的原則。但現階段許多單位都缺乏完善的管理制度，有的單位盡管具有明確的管理制度但不能很好落實，對財務檔案管理工作的重視程度不夠。此外，單位在開展財務檔案管理工作時不能結合單位的發展目標，導致財務檔案管理部門的設置與單位的運轉脫離，不能圍繞單位的經營發展為開展財務檔案管理工作。

三、規范單位財務檔案管理工作的有效策略

（一）加強對財務檔案管理工作的重視程度

為更有效地規范單位檔案管理工作，應正確認識單位的財務檔案管理工作，才能促進單位制訂系列措施以改善財務檔案管理質量水平。單位領導層面要發揮帶頭作用，首先要正視單位內部的財務檔案管理工作，全面落實檔案管理工作。財務檔案管理工作開展情況與財務部門有直接關系，領導層面要創造良好的工作氛圍，促進其他部門與財務檔案管理部門之間的協作。領導層面應明確財務檔案管理工作的目標，以便更好地開展財務檔案管理工作，為企業的經營活動提供具體可靠的財務數據，促進企業的高速發展。

（二）提高財務檔案管理人員業務水平

為有效規范單位財務檔案管理質量水平，企業應注重人才建設管理，全面增強財務檔案管理人員的工作能力，提升工作人員的職業素質，打造一支專業的團隊。但由于有些企業財務對檔案管理工作的認識不全面，缺乏對檔案管理工作的重視，認為財務檔案管理工作的技術含量較低，與之相應薪資報酬也較低，單位內部從事財務檔案管理的工作人員往往素質能力低下，并非專業的檔案管理人才，同時又缺乏系統的培訓，導致單位內部的財務檔案管理工作的開展與單位的財務管理發展需求嚴重脫節。為了改善現階段單位財務檔案管理工作的窘境，應強化企業的財務檔案管理意識，引進先進的管理人才，并對從事檔案管理的工作人員進行有針對性的系統培訓，時刻保持高端的財務檔案管理質量水平以便提高企業的財務管理水平。同時由于財務檔案管理工作主要是圍繞單位的財務部門資料信息開展的，為此應在進行財務檔案管理工作時加強財務工作人員的參與度，確保財務檔案的管理具有一定的專業性。最后還應增加財務檔案管理人員的薪酬，建立科學的獎勵制度，激發檔案管理人員的工作熱情，以促進相關工作人員的學習熱情，使之時刻保持較高的業務水平。加強企業間的交流學習，借鑒單位成功的財務檔案管理案例，還可以定期舉辦專題培訓，提供到先進企業參觀、考察的機會，以提高檔案管理人員的綜合素質，根據企業自身經營狀況制定財務檔案管理制度，進而提升財務管理水平。

（三）提高財務檔案管理的信息化水平

為有效實現單位的可持續發展，使單位的發展規模不斷壯大，單位經營活動也逐漸增多。隨著科技水平的提升，實現信息化財務檔案管理成為必然趨勢。可以通過先進的技術方法提高檔案管理的效率，提高單位財務檔案管理的信息化水平，為檔案管理工作提供保障，落實財務信息的電子管理模式。

（四）完善財務檔案管理流程的規范性

財務檔案管理工作應根據單位自身的經營狀況等因素建立完整的機制體系，提高財務檔案管理工作對單位經營的參與度，認識到財務檔案管理的重要性，只有這樣才能確保單位檔案管理工作的根本落實。通過完善財務檔案管理工作的制度，明確檔案管理的工作要求，及時對財務檔案進行歸檔，督促借閱取走的檔案的及時歸還并嚴格檢查，避免出現丟失的情況，對于造成財務資料丟失的情況應予以一定處罰，以增強財務檔案管理工作規范性。對于財務電子檔案的管理應注重數據資料的保密性，完善系統操作的效率，提高電子資料的查找、傳輸效率，全面規范各單位的財務檔案管理工作。

四、結語

科技的迅猛發展和經濟全球化為各單位的發展提供了新的契機，為此單位應加強財務管理水平，規避經營風險。現階段單位的財務檔案管理工作還存在各種問題，嚴重制約了單位財務管理水平的提高，為此本文分析了當下單位財務檔案管理存在的弊端并提出了改進措施，以期促進各單位的可持續發展。