淺談對(duì)電子公文檔案管理的認(rèn)識(shí)及主要做法

王芳

摘 要：本文介紹了電子公文檔 案管理的概念與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū) 別，強(qiáng)調(diào)了其管理的重要性認(rèn)識(shí)，淺談了主要做法。

關(guān)鍵詞：電子公文;檔案管理

隨著信息化的深入發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)在單位工作中得到廣泛應(yīng)用，電子文件的長久保存、集中管理和有效利用正成為檔案工作的重要組成部分。對(duì)于檔案管理工作來說，電子公文歸檔已經(jīng)成為檔案工作的必然方向。從某種意義上來講，電子公文能否正確歸檔，是判別電子公文系統(tǒng)與管理水平的基本尺度，是衡量電子公文運(yùn)行管理好壞的重要標(biāo)志。

一、對(duì)電子公文檔案管理的認(rèn)識(shí)

（一）什么是電子公文檔案

電子公文檔案管理，就是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用汲取文件中心、虛擬立卷等先進(jìn)的檔案管理方法，對(duì)電子文件實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理，以確保電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，以確保電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。

（二）歸檔的基本內(nèi)容

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形成存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。歸檔電子文件是指具 有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子公文檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子公文檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的區(qū)別， 主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

1.歸檔時(shí)間。電子公文不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，在公文形成單位設(shè)定的檔案分類號(hào)及訪問限制級(jí)別后，并通過電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，通過網(wǎng)絡(luò)移交給檔案部門，在辦理完畢后即可歸檔，在時(shí)間上比較快捷。

2.歸檔方式。為了避免電子公文在傳輸、處理過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保電子公文檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，電子公文的歸檔方式在程序上更加謹(jǐn)慎和繁瑣，要隨時(shí)對(duì)電子公文進(jìn)行信息確認(rèn)、身份驗(yàn)證和簽名保護(hù)。

3.保管方式。電子公文的保管需要在公文形成單位的配合下，主要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來保管。檔案管理部門要及時(shí)對(duì)電子公文的文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)格式一致、統(tǒng)一保管。

4.查詢利用方式。電子公文檔案的查詢需要利用者與會(huì)員利用注冊(cè)、身份驗(yàn)證、信息確認(rèn)等步驟才能完成，相比傳統(tǒng)的檔案查詢，更加便捷，流程也相對(duì)復(fù)雜。

二、主要做法

（一）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟 件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

（二）歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

（三）電子文件的收集與積累

1.收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.收集積累要求。記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。

（1）當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。在“無 紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

（2）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其 對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

（3）電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文 件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其 基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主， 鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（4）歸檔要求。把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸 檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名目、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按 上述歸檔過程完成物理歸檔。

（5）存效性保證。每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位 和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿2 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng) 及時(shí)采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

參考文獻(xiàn)

《文山公路局電子公文管理辦法》