如何加強(qiáng)旅游行業(yè)應(yīng)收賬款的管控

周曉麗

隨著中國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活水平的日益提高，旅游作為一項(xiàng)集“吃、住、行、游、購、娛”為一體的一項(xiàng)綜合性休閑活動(dòng)，深受國民的青昧。應(yīng)收賬款是旅游企業(yè)最為重要的資產(chǎn)之一，旅游企業(yè)的應(yīng)收賬款主要來自同行業(yè)的業(yè)務(wù)賒銷，同行旅游企業(yè)的規(guī)模大小、經(jīng)濟(jì)實(shí)力參差不齊，在旅游業(yè)務(wù)賒銷過程中又經(jīng)常以口頭承諾方式，致使應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步放大。由于旅游業(yè)務(wù)的毛利率較低，應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬后對(duì)企業(yè)的影響頗大，因此，旅游企業(yè)會(huì)把應(yīng)收賬款的管控作為管理工作的重中之重。為了降低應(yīng)收賬款發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)從以下方面進(jìn)行管控：

一、客戶信息管理

單位應(yīng)建立客戶信息檔案，企業(yè)客戶信息檔案包括基礎(chǔ)資料、經(jīng)營及資信現(xiàn)狀和其他情況等內(nèi)容。基礎(chǔ)資料包括客戶的名稱、地址、電話、營業(yè)執(zhí)照及年檢情況、資產(chǎn)情況、銀行開戶情況、出資人、法人代表、經(jīng)營管理者及其他有關(guān)情況等；經(jīng)營及資信現(xiàn)狀包括客戶的營銷活動(dòng)現(xiàn)狀、市場形象、聲譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、信用狀況，有無不良債權(quán)債務(wù)、有無抵押和關(guān)聯(lián)企業(yè)情況、存在的問題等；其他情況包括客戶的經(jīng)營特點(diǎn)、市場區(qū)域、市場份額、競爭能力、經(jīng)營方向、發(fā)展?jié)摿Φ取?/p>

公司客戶信息由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行收集，收集后交信息維護(hù)專員進(jìn)行建檔及維護(hù)，客戶的信息資料應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)員與相關(guān)客戶的交往中所了解的情況，匯總整理后交資信管理人員定期予以更新或補(bǔ)充。

二、客戶授信審批

授信審批包括客戶信用額度和信用期限審批。 單位可成立由營銷部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、營銷副總、單位負(fù)責(zé)人等組成的 “客戶資信管理小組”，對(duì)客戶的信用額度、信用期限進(jìn)行審核。客戶授信申請有營銷部門提出，“客戶資信管理小組”根據(jù)公司與該客戶的凈資產(chǎn)情況、業(yè)務(wù)往來情況、是否對(duì)外提供擔(dān)保或者跟其它企業(yè)之間有沒有法律上的債務(wù)關(guān)系（潛在負(fù)債）；是否能提供擔(dān)保或資產(chǎn)抵押；客戶承諾的年度業(yè)務(wù)量數(shù)據(jù)等因素綜合考慮核定信用額度和信用期限。公司在確定客戶單位的信用額度和信用期限后，及時(shí)與客戶單位簽訂掛賬協(xié)議。

公司“客戶資信管理小組”應(yīng)定期對(duì)客戶的信用額度和信用期限進(jìn)行復(fù)核與調(diào)整。復(fù)核與調(diào)整的依據(jù)為客戶的經(jīng)營狀況、付款情況和與公司合作業(yè)務(wù)量大小。信用額度和信用期限調(diào)整后應(yīng)與客戶重新簽訂掛賬協(xié)議。

三、掛賬審批及日常管理

業(yè)務(wù)員在開展業(yè)務(wù)時(shí)，都必須根據(jù)客戶的信用等級(jí)和授信額度來決定營銷方式和資金結(jié)算方式。對(duì)于資信差的客戶必須采用現(xiàn)款交易；對(duì)資信一般或者較好的客戶可以考慮采用銀行承兌匯票的方式；對(duì)于資信好的客戶可適當(dāng)采取延期收款的方式，但在收款期限和累計(jì)收款金額上要有明確的規(guī)定。所有簽發(fā)賒銷的營銷合同都必須經(jīng)法定代表人簽字后方可蓋章發(fā)出。每一筆應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的發(fā)生都有明確的責(zé)任人和審批人，實(shí)行“誰審批，誰負(fù)責(zé)”的賒銷審批制度。各經(jīng)辦人員經(jīng)辦的業(yè)務(wù)應(yīng)自己負(fù)責(zé)，并與其經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，由其對(duì)自己經(jīng)辦的每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，直至收回資金為止。

在市場開拓中，凡利用信用額度賒銷的，必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)員核實(shí)可否掛賬及剩余的掛賬額度，并取得客戶單位蓋章的書面確認(rèn)函件，經(jīng)辦業(yè)務(wù)員方可憑單辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，否則，必須現(xiàn)款交易。業(yè)務(wù)履行過程中一旦產(chǎn)生爭議 ，在該筆業(yè)務(wù)爭議未處理妥之前，與該筆業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的單位的后續(xù)業(yè)務(wù)應(yīng)暫時(shí)中止，以免由此影響賬款的正常回籠。

做好應(yīng)收賬款的前置審批和實(shí)時(shí)監(jiān)控。對(duì)每一筆應(yīng)收賬款，要求在團(tuán)隊(duì)出發(fā)以前在業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)行掛賬；通過預(yù)付機(jī)票款、房費(fèi)或定金等環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)收款進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查；對(duì)已超期、超額掛賬的客戶單位的新增掛賬申請根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)情況及客戶具體的合作情況分別要求現(xiàn)付、部分掛賬和同意掛賬，但需輔以短期內(nèi)承諾付款等管理措施和手段。

為了保證所有的應(yīng)收賬款盡可能得到實(shí)時(shí)反映，我們對(duì)團(tuán)隊(duì)賬單的及時(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格的考核，規(guī)定所有的團(tuán)隊(duì)賬單必須按時(shí)上交財(cái)務(wù)進(jìn)行核算，對(duì)超期賬單按超期情況實(shí)行部分或全部扣除該團(tuán)隊(duì)考核獎(jiǎng)金，涉及應(yīng)收款的按應(yīng)收款的考核制度執(zhí)行。對(duì)特殊情況確需延交賬單應(yīng)按公司的流程進(jìn)行審批。

公司每月對(duì)應(yīng)收款進(jìn)行賬齡分析，并將分析數(shù)據(jù)下發(fā)給具體的責(zé)任部門和責(zé)任人，同時(shí)報(bào)送給主管營銷的分管領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)超期、超額的應(yīng)收款進(jìn)行不間斷的催收，根據(jù)客戶的具體情況采取上門催收、發(fā)律師函，直至進(jìn)行法律訴訟。業(yè)務(wù)員每次催收時(shí)應(yīng)做好相應(yīng)的書面記錄，以備用于法律訴訟，為訴訟做好原始資料的支撐。

企業(yè)應(yīng)建立“不守信用客戶”名單庫，發(fā)現(xiàn)客戶在本單位或其他單位存在大量欠款或不守協(xié)議現(xiàn)象的，應(yīng)及時(shí)將其列入“不守信用客戶”名單進(jìn)行管理。對(duì)已被列入“不守信用客戶”名單庫中的企業(yè)應(yīng)嚴(yán)禁進(jìn)行賒賬交易。

四、應(yīng)收賬款考核

考核是應(yīng)收賬款管控的有效手段，我們應(yīng)對(duì)團(tuán)隊(duì)賬單上交的及時(shí)性和應(yīng)收賬款回收的及時(shí)性兩方面進(jìn)行考核。為了保證所有的應(yīng)收賬款盡快得到實(shí)時(shí)反映，需對(duì)團(tuán)隊(duì)賬單的及時(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格的考核，規(guī)定所有的團(tuán)隊(duì)賬單必須按時(shí)上交財(cái)務(wù)進(jìn)行相關(guān)核算，對(duì)超期賬單按超期情況實(shí)行部分或全部扣除該團(tuán)隊(duì)考核獎(jiǎng)金。對(duì)于應(yīng)收賬款未按合同規(guī)定期限收款的，在應(yīng)收賬款收回之前，一律先按該應(yīng)收賬款總額扣減部門的考核利潤，待應(yīng)收賬款收回后，在收回的當(dāng)月增加原扣除部門的考核利潤。同時(shí)，對(duì)超期收回的應(yīng)收賬款,公司按銀行貸款利率收取超期利息，超期利息從銷售員獎(jiǎng)金中扣除。對(duì)于客戶倒閉、破產(chǎn)等客觀行為，在合同規(guī)定的時(shí)間和額度內(nèi)發(fā)生的應(yīng)收賬款損失由公司承擔(dān)，因業(yè)務(wù)人員疏于訪問，未能及時(shí)掌握客戶的情況變化和通知單位，致使單位蒙受損失的，營銷人員應(yīng)負(fù)責(zé)賠償該項(xiàng)損失一定比例的金額。

五、應(yīng)收賬款交接管理

業(yè)務(wù)人員涉及崗位調(diào)換、離職的，必須對(duì)其經(jīng)手的應(yīng)收賬款進(jìn)行交接。業(yè)務(wù)人員離職前，須將其經(jīng)手的應(yīng)收賬款全部收回或取得客戶付款的承諾擔(dān)保。凡業(yè)務(wù)人員調(diào)崗或離職，必須辦理應(yīng)收賬款的工作具體交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接任者負(fù)責(zé)。

六、壞賬管理

業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生壞賬時(shí)，應(yīng)爭取時(shí)效速報(bào)負(fù)責(zé)人，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。如客戶有其他財(cái)產(chǎn)可供作抵款時(shí)，征得客戶同意立即協(xié)商抵價(jià)物價(jià)值，爭取用抵價(jià)物沖抵應(yīng)收賬款，以免造成更大損失。 對(duì)已形成壞賬的，應(yīng)查明原因，如屬業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)造成，于當(dāng)月計(jì)算業(yè)務(wù)人員營銷業(yè)績時(shí)，應(yīng)按壞賬金額的一定比例先予扣減業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)獎(jiǎng)金。

壞賬準(zhǔn)備財(cái)務(wù)核銷程序應(yīng)按公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。核銷的壞賬應(yīng)實(shí)行賬銷案存，設(shè)置核銷壞賬備查簿并長期保存。核銷壞賬備查簿應(yīng)記載欠款的單位、金額、原因、時(shí)間、核銷數(shù)額、核銷條件、核銷批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等。對(duì)已核銷的壞賬又收回時(shí)必須及時(shí)入賬，不得設(shè)立賬外賬。

七、結(jié)束語

為了提高企業(yè)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，防范應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須規(guī)范對(duì)應(yīng)收賬款的管理，制定與應(yīng)收賬款相關(guān)的管理制度，從客戶的資信調(diào)查、授信審批、掛賬審批及日常管理、考核、壞賬管理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管控，使應(yīng)收賬款不再成為企業(yè)發(fā)展的絆腳石。