糧食檢驗機構(gòu)原始記錄控制要點研究

(阜新市檢驗檢測認證中心,遼寧阜新 123000)

實驗室分析結(jié)果的可靠性和可信性是一個基本的期望和要求，以反映實驗室的實際工作。實驗原始記錄必須是可靠和可信賴的，這是整個檢驗機構(gòu)實驗室的最基礎(chǔ)工作。《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求》（RB/T214-2017）中對記錄控制有明確的要求，并強調(diào)了記錄的信息充分性、溯源性、即時性和復(fù)現(xiàn)性。做為食品類檢驗機構(gòu)，糧食檢驗機構(gòu)存在著體系運行粗放，內(nèi)部控制欠缺等問題，與其他檢驗機構(gòu)尚有差距，同糧食產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和中國好糧油行動推進的需求還有很大的不足。原始記錄的控制，是檢驗機構(gòu)的基石，根據(jù)多年來檢驗工作實踐，結(jié)合資質(zhì)認定和能力評價的要求，試對此問題進行研究和探討。

1 檢驗原始記錄應(yīng)具備的屬性

1.1 易讀性

實驗記錄要具有易讀性，不能出現(xiàn)無法識別或產(chǎn)生歧義的語言。所有實驗記錄應(yīng)當遵循一致的語法規(guī)則，堅決避免采用不易于理解的語言記錄。這也是實驗記錄要引入第二個人進行見證的原因，見證人在這里要行使監(jiān)督權(quán)。

1.2 可歸屬性

任何一份實驗記錄的創(chuàng)建都要能歸屬到具體的作者，對于紙質(zhì)記錄而言由個人簽署并注明簽署日期。在日常工作中要讓檢驗人員明白，原始記錄簽署的是一份具有法律效力的文件，代表著責任。

1.3 實時性

所有記錄必須在具體活動發(fā)生的時間進行填寫。延遲填寫將不可避免地影響到記錄的準確性，會遺忘一些細節(jié)，也可能會產(chǎn)生錯誤的記憶。

1.4 原始性

所有記錄必須是第一手的記錄，而不能是二次記錄。該規(guī)定的目的主要是避免在謄抄時引入錯誤。

1.5 準確性

實驗室記錄必須反映實際發(fā)生的事情。任何更改都不應(yīng)該擦除原始信息，采用修正液進行涂改是絕不允許的。對記錄進行修改必須有修改人員的簽名和修改日期，及修改理由。

1.6 完整性

數(shù)據(jù)的完整性對于不同的實驗類型來說具有不一樣的內(nèi)涵。數(shù)據(jù)的來源和數(shù)據(jù)的類型都會對完整性的保持提出不一樣的挑戰(zhàn)。通常，我們最易于在分析實驗室遭遇數(shù)據(jù)完整性問題。永遠記住“沒有記錄就等于沒有發(fā)生”。

1.7 邏輯連貫性

邏輯連貫性是指實驗室發(fā)生的一些列活動應(yīng)該具有時間上的邏輯性，包括時間上的順序，空間上順序，必須有合乎邏輯的先后發(fā)生順序。例如，HPLC的運行在時間上不可能發(fā)生在樣品準備之前。因此，所有的日期/時間簽署應(yīng)該符合邏輯，這也是現(xiàn)場核查時專家經(jīng)常檢查的地方。

1.8 不可刪除性

不可刪除性有兩方面的意思，一是在記錄的生命周期內(nèi)都要保持清晰可讀，二是一旦創(chuàng)建就不能刪除。手寫記錄輸入應(yīng)該用水筆書寫，而不是鉛筆。如果記錄是在熱敏紙上打印出來的，隨著時間的推移記錄會變暗，這時就需要及時地影印，并能確保與原件一致，將影印件附在原件后面。

1.9 可用性

所有記錄應(yīng)隨時可供檢查。實驗室應(yīng)當建立歸檔系統(tǒng)。記錄應(yīng)封存并保持其完整性，如限制訪問的安全設(shè)施、有效的防火措施、防止受潮等等。

2 實驗室原始記錄必備的信息

根據(jù)檢驗工作的實際，結(jié)合相關(guān)管理要求和客戶需求，我認為實驗室原始記錄是當前我們糧檢機構(gòu)需要進一步規(guī)范統(tǒng)一的基礎(chǔ)性工作。對于必備的信息可以進行行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一約定。編制原始記錄模板時，要注意設(shè)計成引導(dǎo)式填寫方式，這樣檢驗人員可以按照模板進行無遺漏地填寫信息內(nèi)容。

2.1 檢驗任務(wù)類

檢驗任務(wù)類信息包括：檢驗項目；檢驗任務(wù)編號、檢驗標準(方法)等內(nèi)容。

（1）檢驗項目。當客戶委托的檢驗項目是所依據(jù)標準的全部內(nèi)容，為減少工作量，這時所檢項目可不必全部列出，檢驗項目欄注明“全部項目或全部參數(shù)”既可。如果客戶委托的檢驗項目是所依據(jù)標準的部分內(nèi)容（部分項目）時，應(yīng)在原始記錄中詳細列出本檢驗所涉及的項目條款號或名稱。

（2）檢驗任務(wù)編號。實驗室管理體系中，編號管理是重要的一環(huán)，無論技術(shù)類還是管理類記錄，均應(yīng)有編號，且要保證編號的唯一性。在原始記錄管理中，每個檢驗任務(wù)都要有相應(yīng)的編號，如：記錄編號、申請編號等。應(yīng)確保報告編號與原始記錄編號之間的對應(yīng)關(guān)系。尤其注意這種對應(yīng)關(guān)系具有唯一性，這也是實驗室管理體系各類記錄文件唯一性編號要求的具體體現(xiàn)。以方便追溯。

（3）檢驗標準(方法)。檢驗標準、檢驗方法、技術(shù)規(guī)程或相關(guān)行政部門的規(guī)范性技術(shù)文件，是實驗室實施檢驗的依據(jù)，在原始記錄中必須體現(xiàn)并給予明確寫明。并要按規(guī)范方式注明標準代號、版本號。需要注意的是，當檢驗任務(wù)為客戶委托檢驗時，可以使用現(xiàn)行國家標準，也可以由客戶指定標準，包括非現(xiàn)行標準、企業(yè)標準、客戶自定義的檢測方法等均可使用。如果出現(xiàn)偏離要求，則要在原始記錄中予以記錄和描述。

2.2 樣品描述類

糧食檢驗中，樣品是一批糧油的代表樣本，是檢驗中的重要原料和投入品，對于樣品的描述信息要全面客觀。一般樣品信息包含如下內(nèi)容：

（1）樣品名稱。樣品名稱要使用規(guī)范用語，保證能夠準確識別，要和客戶委托檢驗任務(wù)書（合同）的名稱，或是之后與客戶溝通并協(xié)商一至后的名稱。樣品名稱重點是能夠?qū)悠愤M行正確描述，無歧義。

（2）規(guī)格型號。檢驗樣品的規(guī)格、型號信息要給予明確記錄。信息要與客戶委托任務(wù)書一至。

（3）樣品數(shù)量與樣品編號。樣品數(shù)量要根據(jù)標準要求和實際進行填寫，與樣品編號相對應(yīng)。樣品編號要統(tǒng)一在實驗室體系中明確編制規(guī)則，并保證唯一性，確保在實驗室內(nèi)部流轉(zhuǎn)和存儲管理中不出現(xiàn)混亂。

（4）送檢單位(委托單位)。樣品送檢單位(委托單位)個人或單位均可。

（5）原始狀態(tài)描述。如果樣品原始狀態(tài)對后續(xù)的檢測或判定可能存在影響或是干擾，需在檢驗前進行調(diào)整的，要在原始記錄中體現(xiàn)相關(guān)調(diào)整和原始狀態(tài)情況。

（6）附屬件（物）。如果客戶提供了維持樣品工作的支持設(shè)備或附件等，應(yīng)對其進行確認，并能提供足夠證據(jù)以保證不會對樣品的檢測結(jié)果產(chǎn)生影響。附屬件（物）的相關(guān)參數(shù)信息均要予以記錄。

2.3 實驗室環(huán)境信息

原始記錄中應(yīng)記載對檢驗活動產(chǎn)生影響的各類環(huán)境信息，如實驗時的環(huán)境溫度、濕度，包括其他環(huán)境信息。

（1）實驗室環(huán)境溫濕度。當確認實驗室環(huán)境溫濕度對檢驗結(jié)果有影響時，要即時在原始記錄中填寫溫濕度數(shù)據(jù)，并且保證數(shù)據(jù)的真實性。檢驗標準中如規(guī)定了環(huán)境溫濕度，出現(xiàn)不符時，要停止檢驗活動，對環(huán)境溫濕度進行調(diào)整，達到完全符合標準規(guī)定條件后再開始檢驗。實驗室環(huán)境溫濕度信息準確及時記錄，是原始記錄可追溯性的一部分。

（2）其他相關(guān)環(huán)境信息。當其他環(huán)境條件如氣壓、海拔、電磁、振動、氣體含量、氣流等對實驗結(jié)果有影響時，也要進行相應(yīng)的記錄。

2.4 各類人員信息

原始記錄中要有檢驗人、審核人等簽章或簽名。包括經(jīng)本人確認的手寫簽名、檢驗人（審核人）名章、電子簽名等形式。所有簽名、簽章要本人確認，本人負責。適用時也包括其他人員，如解釋或說明人員等。

2.5 檢驗日期時間

檢測時間日期要根據(jù)所檢驗項目的特點，合理設(shè)定檢驗日期記錄形式。避免出現(xiàn)時間不明確、含糊不清的問題。表達方式可以是一天、一天內(nèi)的某一時段、一個測量周期等。要真實記錄檢驗日期，不得出現(xiàn)隨意記錄情況。

2.6 原始數(shù)據(jù)表格

原始數(shù)據(jù)表格是原始記錄的重要組成部分，設(shè)計時要充分考慮數(shù)據(jù)特性和可能式。對多個樣品的檢驗數(shù)據(jù)在一張表格中時，設(shè)計時要體現(xiàn)數(shù)據(jù)與樣品的對應(yīng)關(guān)系。數(shù)據(jù)表格在原始記錄中位置要適當，盡量與其他部分內(nèi)容尤其是文字部分相協(xié)調(diào)。

2.7 數(shù)據(jù)結(jié)果判定

數(shù)據(jù)結(jié)果判定首先要遵循標準的規(guī)定，在原始記錄的顯著位置要明確數(shù)據(jù)結(jié)果判定的約定規(guī)則。數(shù)據(jù)結(jié)果判定的方式很多，關(guān)鍵要注意必須是清晰無歧義的描述。

2.8 檢驗儀器信息

對檢驗活動涉及的儀器，要給予記載。如儀器的名稱、型號、受控編號等，包括儀器的檢定（校準）信息。

2.9 實驗場所信息

實驗場所信息主要指本檢驗活動開展場所的位置描述。

如檢驗活動全部在自有實驗場所時，可簡單記錄為“本實驗室”即可，若有多場所，分別記錄場所信息。如果部分實驗項目在分包實驗室或客戶提供實驗室時，應(yīng)在原始記錄進行特別標注。

2.10檢驗方法過程描述

如有明確標準規(guī)定時，也應(yīng)適當加入檢驗方法和簡要過程描述，用于指導(dǎo)檢驗操作，增強原始記錄的易用性。如果本檢驗項目無明確的方法標準依據(jù)時，要詳細記錄操作過程，對檢驗操作能夠起到具體指導(dǎo)作用。

3 原始記錄常見錯誤探討

3.1 人員及簽名信息不全

每項檢驗結(jié)束后，檢驗人、審核人等相關(guān)參與人員要在原始記錄上簽名。簽名要體現(xiàn)即時性，嚴肅性，必須本人完成，嚴禁出現(xiàn)代簽、漏簽、補簽等現(xiàn)象。

3.2 修改記錄不規(guī)范

原始記錄是檢驗活動的原始記載，要真實客觀體現(xiàn)檢驗活動。要堅決杜絕隨意刪除、修改、增減數(shù)據(jù)信息情況。當出現(xiàn)筆誤等情況需要修改時，正確做法是在修改處劃一橫線，原數(shù)據(jù)記錄能夠辨認，并在其附近空白處填寫正確數(shù)據(jù)。同時修改人要有簽名，必要時還要注明修改的原因和修改時間。

3.3 標準溶液缺少可追溯性

實驗室常用的標準溶液有標準滴定液、標準緩沖液、標準品溶液等。實驗中通常有專門原始記錄對其配制、標定進行記錄。但在需用到標準溶液的檢驗項目中，原始記錄中也要體現(xiàn)標準溶液的關(guān)鍵信息，確保能夠?qū)嶒炛惺褂玫臉藴嗜芤哼M行追溯。

3.4 儀器、試劑等使用（領(lǐng)用）登記不健全

儀器的使用記錄要及時登記，不能后補，原始記錄中儀器信息與設(shè)備使用記錄要能夠?qū)?yīng)匹配。特殊要求的試劑、耗材的領(lǐng)用記錄、標準對照品的領(lǐng)用記錄等，均要與原始記錄相對應(yīng)、相符合、相匹配。

3.5 試驗中必要圖片(照片)不保存

實驗中的圖片、照片應(yīng)粘貼在實驗原始記錄的相應(yīng)位置上，底片或電子版應(yīng)妥善保存。熱敏紙打印的實驗記錄，須保留復(fù)印件。拍照時應(yīng)做好圖譜的標識、記錄，可以在拍照時在旁邊放一小紙條，把相應(yīng)的名稱、簡要信息等一起拍下來。

3.6 原始記錄隨意填寫

原始記錄書寫是檢驗人的基本功，要做到字跡工整、用語規(guī)范，要使用標準中的規(guī)范用語。所有的記錄均不得使用鉛筆、圓珠筆（顯微繪圖除外）。各類縮寫均要符合相關(guān)規(guī)定，縮寫或縮略用語第一次出現(xiàn)時，要加以中文注釋。計量單位、有效數(shù)字取舍等，要按照國家標準規(guī)定執(zhí)行。原始記錄中杜絕不確定量出現(xiàn)（如3～4滴，1～5ul）等等。

3.7 原始記錄的原始性不能保持

原始記錄要即時記錄，與檢驗操作同步，邊實驗邊記錄，事后補記或轉(zhuǎn)抄是不被允許的。特別注意，對于檢驗結(jié)果異常情況的實驗，在原始記錄中也要進行如實記錄。

3.8 工作站軟件內(nèi)容的打印隨意性強

隨著儀器工作站的信號采集、處理軟件的功能越來越豐富，每一次儀器運行，工作站系統(tǒng)都會記錄下大量信息，我們通常選擇需要的信息打印出來，但必須反映的信息一個也不能少。實驗信息部分包括：采集時間、存盤路徑、打印時間、實驗方法名稱、操作者名稱、進樣體積等。