設(shè)計企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的升級

張慧凝

1 系統(tǒng)建設(shè)目標

沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司原有OA 辦公自動化平臺是2014 年開始使用的，近幾年隨著公司業(yè)務的變更、拓展及大數(shù)據(jù)分析、手機端辦公等新興辦公方式的出現(xiàn)，需要對原有OA 辦公自動化平臺進行升級。升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)是多種信息及業(yè)務系統(tǒng)為一體，是智能化決策型的辦公自動化系統(tǒng)。根據(jù)沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司的需求，升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標是既能完成公司內(nèi)部辦文辦事流程信息化管理，體現(xiàn)信息流和知識資源完美的結(jié)合與傳輸①，又能完成內(nèi)部文檔共享的信息化管理；實現(xiàn)使用中的權(quán)限和版本控制；實現(xiàn)公司內(nèi)部庫房、固資管理等工作的信息化管理；實現(xiàn)安卓和蘋果手機、Pad 客戶端的移動辦公；集成公司現(xiàn)有企業(yè)統(tǒng)一通訊平臺、郵件系統(tǒng)、短信平臺和各應用系統(tǒng)等相關(guān)應用。

2 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計與實施

2.1 流程協(xié)同

作為組織級的應用軟件，業(yè)務協(xié)同平臺應該是面向全員的，因而需要對組織機構(gòu)進行很好地描述，同時也要能夠適應組織機構(gòu)的變化。因為組織機構(gòu)的業(yè)務方向、業(yè)務結(jié)構(gòu)和流程是很難變化的。所以組織機構(gòu)中的崗位、職級、部門具有穩(wěn)定性，但同時又會整體式的遷移，故而需要對這些變化能夠適應。對流程的描述和協(xié)同就要考慮到多個組織維度的描述和協(xié)同，同時也要考慮通過角色對流程中的相關(guān)崗位人員進行協(xié)同，而不是指定某一個或某幾個固定人員。

以沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司工程技術(shù)中心為例，在組織機構(gòu)圖中，工程技術(shù)中心的上級部門是設(shè)計院，下級組分為軟件技術(shù)組、網(wǎng)絡技術(shù)組、工程技術(shù)組、圖書館、文檔組等。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)中的圖書管理模塊和易耗品管理模塊都與圖書館和網(wǎng)絡技術(shù)組相關(guān)人員有關(guān)，在系統(tǒng)設(shè)計時，我們就考慮到了在這兩個工作流程中分別設(shè)置了圖書管理員和計算機相關(guān)設(shè)備管理員這兩個角色，而不是將具體的流程崗位信息綁定到人。這樣就可以確保人員的更替、崗位的變動對系統(tǒng)的流程協(xié)同不會有任何影響。

2.2 人員協(xié)同

人員工作的協(xié)同，不僅僅只是以往的在單一流程中的多人協(xié)作，而是體現(xiàn)在信息化事務中業(yè)務工作的各個方面，包括多種通道的人員工作方式及多維空間的辦公協(xié)同等[1]。例如建立多種通道的人員溝通方式：業(yè)務人員可以通過公文、信息發(fā)布、即時通訊、電子郵件等方式進行信息的傳遞和溝通，并通過各業(yè)務系統(tǒng)之間的集成實現(xiàn)工作的無縫鏈接。多維空間是業(yè)務工作人員不只是在電腦旁邊才能進行工作，而是可以利用多種智能終端，通過手機、Pad 登錄移動辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)在不同地點仍然可以有效完成工作。

2.3 流程和管理設(shè)計

流程和表單管理是OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心功能，是支撐協(xié)同系統(tǒng)前端應用的支柱，也是本次系統(tǒng)升級的重中之重。流程和表單管理主要包括對流程表單模板進行維護、對公文實例進行管理、對公文鎖進行控制和其它輔助功能等。

1）業(yè)務種類管理。業(yè)務種類是對流程和表單進行分組的一種定義，包括了種類名稱、種類描述等。業(yè)務種類管理是對業(yè)務種類的信息進行有效管理。比如發(fā)文和收文屬于公文處理業(yè)務。沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務種類包括公文處理、日常辦公、財務審批、辦公用品、資產(chǎn)申購及驗收、圖書、標準、期刊申購、會議管理業(yè)務、車輛管理業(yè)務等。

2）工作流管理。沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)提供流程的催辦、撤回、跳轉(zhuǎn)、退回等功能，為管理員提供了圖形化的流程自定義功能，所見即所得，不用更改程序就可以實現(xiàn)業(yè)務處理過程的更改；同時在客戶端界面增加實時流程監(jiān)控功能，方便使用者實時了解流程的審批及流轉(zhuǎn)情況。

3）表單模板管理。表單是實際業(yè)務運轉(zhuǎn)的入口，是信息采集、申報、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控所需要的，將業(yè)務過程中紙質(zhì)文件上的數(shù)據(jù)表現(xiàn)在計算機中，并對這些數(shù)據(jù)進行相應的控制[2]。沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了方便、靈活的應用表單設(shè)計工具，除傳統(tǒng)的表單元素外，還支持多種特殊控件，如手寫簽名、電子公章等。我們在設(shè)計時引入了版本控制的理念，對表單模板進行了版本控制。這些版本被分為歷史版本、修改版本和發(fā)布版本三種。一開始建立表單模板的時候有一個修改版本，修改版本發(fā)布后得到一個新的發(fā)布版本，當再次發(fā)布時，舊的發(fā)布版本變成歷史版本。

4）公文實例管理。公文實例是表單模板和流程模板綁定在一起的實例化對象。公文實例管理是對公文實例狀態(tài)和流轉(zhuǎn)過程進行有效的控制，對公文實例狀態(tài)控制主要是對掛起、正常、被終止三個狀態(tài)的切換，另外還提供了刪除公文實例功能。該功能主要針對管理員開放。例如某一流程審批到中間環(huán)節(jié)時，發(fā)現(xiàn)有錯誤需要修正，使用者可以聯(lián)系管理員對該流程進行刪除操作。

5）公文鎖管理。在進行公文并聯(lián)審批時，多個用戶同時打開公文并進行審批，這個時候系統(tǒng)會出現(xiàn)后面用戶填寫的把前面用戶填寫的意見覆蓋。為了防止上述情況的出現(xiàn)，系統(tǒng)引進了公文鎖。公文鎖是鎖定公文，使用戶只有讀的權(quán)限直到公文解鎖。在辦理公文的過程中，如果某個步驟有加鎖的權(quán)限，那么用戶打開公文時系統(tǒng)自動鎖定公文，用戶關(guān)閉公文時系統(tǒng)自動解鎖。

6）權(quán)限管理。在系統(tǒng)開發(fā)時，我們設(shè)計了一個統(tǒng)一的權(quán)限授權(quán)窗口，對系統(tǒng)權(quán)限進行統(tǒng)一管理。權(quán)限授權(quán)有兩種方式分別是基于功能授權(quán)和基于用戶授權(quán)。基于功能授權(quán)就是以功能點為入口進行權(quán)限授權(quán)，基于用戶授權(quán)就以用戶為入口進行權(quán)限授權(quán)。沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司定義的安全算法是用戶的身份驗證提供密碼認證和證書認證兩種機制。同時采用集中授權(quán)與分級授權(quán)相結(jié)合的方式，系統(tǒng)管理員可以統(tǒng)一給應用系統(tǒng)用戶授權(quán)，也可以由各業(yè)務系統(tǒng)的管理員進行相應業(yè)務授權(quán)管理，以滿足不同規(guī)模、不同應用的權(quán)限管理需求。

7）固定資產(chǎn)管理。固定資產(chǎn)管理是本次OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)升級新增加的功能模塊，經(jīng)過詳細調(diào)研并結(jié)合沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司的情況，我們設(shè)置了兩個分支模塊，分別是中鋁國際沈陽分公司固定資產(chǎn)管理和中鋁國際沈陽院子公司固定資產(chǎn)管理。每一個分支模塊下包括資產(chǎn)分類管理、資產(chǎn)物品管理、資產(chǎn)入庫管理、資產(chǎn)領(lǐng)用管理、資產(chǎn)出庫管理和資產(chǎn)盤點管理。通過這些模塊可以對固定資產(chǎn)進行分類、新增、修改、刪除、入庫、出庫、盤點和生成相應的報表等，并能對固定資產(chǎn)卡片進行打印，省去了以往手工填寫紙質(zhì)卡片，再通過軟件建立臺賬的麻煩。

8）易耗品管理。易耗品管理也是本次OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)升級新增加的功能模塊，沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司的易耗品分為辦公用品、勞保用品、計算機用品三類。根據(jù)庫房工作情況，在系統(tǒng)中設(shè)置了申報管理、入庫管理、領(lǐng)用申請、出庫管理、登賬管理、盤點管理、報表展示等。月初科室文書申報本科室本月所需辦公用品，庫房管理員匯總所有科室的申報信息后發(fā)送給主管領(lǐng)導審批，領(lǐng)導審批通過后，采購人員進行采買，物品到庫房后，庫房管理員對物品進行入庫。之后科室文書根據(jù)申報情況填寫領(lǐng)用申請，庫房管理員收到領(lǐng)用申請后，進行物品的出庫及登賬。每個月25 日系統(tǒng)執(zhí)行封賬，管理員進行盤點。

3 升級的效果與展望

沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)除黨政收發(fā)文外，設(shè)計人員差旅費報銷、圖書管理和借閱、計算機設(shè)備動態(tài)管理、固定資產(chǎn)管理、庫房易耗品管理、會議室管理、車輛管理、領(lǐng)導日程管理、設(shè)計人員出差任務單等都在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，幫助沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司提高了全員辦公效率和管理水平，更快、更好地實現(xiàn)了辦公手段自動化、資源處理信息化、信息傳輸網(wǎng)絡化、智能化的辦公自動化建設(shè)目標。下一步還應考慮同其他業(yè)務系統(tǒng)的結(jié)合，將OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)打造成公司各應用系統(tǒng)的統(tǒng)一前置界面，為系統(tǒng)集成搭建統(tǒng)一平臺，為用戶提供統(tǒng)一的辦公、業(yè)務處理和數(shù)據(jù)分析的統(tǒng)一門戶，為業(yè)務流程提供支撐和監(jiān)控平臺。

注釋

①沈陽鋁鎂設(shè)計研究院協(xié)同辦公平臺技術(shù)方案，內(nèi)部資料。