淺析新時期機構編制檔案管理工作的重要性

叢森

摘 要：機構編制資源是重要的政治資源、執政資源，加強機構編制檔案管理是推動機構編制規范化、科學化、法制化建設的重要內容。本文就如何提高、完善機構編制檔案管理工作提出幾點建議，希望對加強機構編制部門的檔案管理發揮借鑒意義，為檔案事業發展做出積極貢獻。

關鍵詞：機構編制;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.012

習近平總書記在浙江工作期間就強調：經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。機構編制工作在加強黨和國家機構職能體系建設、深化機構改革、優化黨的執政資源配置方面發揮著至關重要的作用，對推進國家治理體系和治理能力現代化具有重大意義。特別是《中國共產黨機構編制工作條例》的制定和實施，將機構編制工作納入了法治化軌道，加強機構編制檔案的管理尤為重要。

1 檔案管理存在的不足

筆者在機關部門工作近6年，負責檔案管理方面工作，但通過對10余個黨委、政府工作部門及所屬事業單位的了解、調研，各部門普遍存在對檔案管理重視不夠，檔案保管達不到新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求的標準，主要表現在以下幾方面：

1）檔案工作意識淡薄，檔案法制觀念不強。近年來，各級檔案部門不斷開展檔案行政執法檢查，督促各部門認真保管、移交檔案，但部分單位仍沒有對本部門的檔案管理給予足夠的重視，不能及時將上一年度檔案及時移交，有的部門存在跨年度移交現象，給檔案部門的整理、分類帶來困難，甚至影響檔案信息化發展規劃。

2）檔案專業人才缺乏，隊伍不穩定。多數黨委、政府工作部門及所屬事業單位負責檔案管理的人員都是兼職，沒有設置AB角制度，人員變動時，檔案交接不及時、不到位。檔案管理人員缺乏系統的業務培訓，管理水平不高，導致一些資料收集不齊全、不完整，劃分保管期限混亂，沒有電子檔案管理意識，僅停留在保存紙質檔案，嚴重影響了檔案管理和工作正常開展。

3）檔案經費投入少，保管保護條件差。由于受資金的限制，以及個別領導重視不足，存在檔案基礎設施不完善，特別是基層，檔案室與辦公室混用，沒有單獨的檔案室，根本不具備檔案管理的要求，檔案保管存在安全隱患，不利于檔案的管理、利用。

2 加強機構編制檔案管理工作的價值

1）機構編制檔案是重要的執政資源，記載了黨政機關事業單位自設立開始，發生的機構更名、職責調整、編制和領導職數核定變化等機構編制事項，是一個部門追根溯源的根本抓手，是提高工作效率和工作質量的必要條件，它的社會價值在于客觀、準確地反映歷史，可以作為某一地區體制機制變革的歷史見證。

2）自十九大以來，各種體制機制改革任務不斷推進，黨政機構改革、事業單位改革、“五大領域”綜合行政執法改革、推進基層審批服務執法力量下沉等多項改革疊加，機構編制部門要對上級政策要求和本級黨委、政府有關實施意見按照檔案管理裝訂成冊，便于查閱方面，將涉改單位人員轉隸或者分流審批表、機構編制事項調整、事業單位改革方案批復、事業單位法人證書變更登記手續等各類改革文件資料進行統一歸類、統一整理，可以進一步提高機構編制工作效率，確保每份檔案資料都能隨用隨查隨有。

3）電子檔案已經廣泛應用用于各個領域，各級機構編制部門都已經建立起機構編制網絡管理平臺或系統，采取機構編制實名制的形式對在編、減員人員檔案、編委發文等進行電子管理，實行機構編制實名制規范管理有助于檔案信息的及時更新、對錯誤信息的及時更正，有效減少行政成本，提升行政效能，對控編減編、統籌使用編制具有十分重要的意義。

3 做好機構編制檔案材料歸檔工作的建議

以某縣為例，黨政機構改革和事業單位改革后，設置黨委、政府工作部門36個，群團機關6個，事業單位259個，在建立機構編制檔案工作中，為全面準確地掌握全縣機關、事業單位機構編制情況，應及時跟進各部門的機構編制檔案分類、梳理，作為評估改革成效、總結改革經驗的重要手段，準確記載當前各項重點改革任務，不斷鞏固改革成果。

1）在黨政機構改革中，將涉改單位的基礎信息、機構編制歷史沿革文件等進行了系統收集、分類、整理，建立了機構編制檔案，分為紙質檔案和電子檔案兩種。紙質檔案實行一個單位一卷檔案，主要包括機構編制現狀、調整變化文件、人員落編減員、人員轉隸分流4部分內容，以“件”為單位進行裝訂，便于文件材料的補充完善;電子檔案主要是對機構編制歷史沿革文件進行掃描加工整理，應與紙質檔案為基礎，實行一個單位一個文檔，建立電子目錄，將已整理好的機構編制紙質檔案掃描成電子檔案，建立機構編制管理電子臺賬，將電子檔案中涉及機構編制事項調整的文件分別歸集到各部門電子檔案目錄下，便于全面掌握各部門單位的規范名稱、內設機構、人員編制、領導職數等數據信息及其歷史沿革，提高機構編制信息使用效率。在深化事業單位改革中，將參改的涉及整合、撤銷的事業機構在編、編外人員分流情況分別建立人員臺賬，按照機構撤銷單位填寫分流審批表和分流名冊，更名、整合、保留填寫轉隸審批表和轉隸名冊，便于在以后的工作中查找人員因改革劃轉信息，即可供個人查詢檔案，也可作為機構編制部門掌握改革時的歷史人員檔案信息。

2）厘清部門職能賬。重點對黨政機構改革后的新組建的醫療保障、生態環境、退役軍人、保密和機要、營商環境等機構，以及由黨委、政府直屬的事業單位調整部門所屬的事業單位有關機構編制事項變動情況重新編排，將涉及機構編制事項調整的文件分別歸集到各部門單位電子檔案目錄下，實現機構編制事項條理清楚、責任明確、有據可查。同時，對省級黨委編辦統一使用的機構編制網絡管理平臺進行定期集中維護、更新，確保機構編制數據信息的系統性、完整性和準確性。把相關人員信息數據與財政、人社等系統的信息進行比對，落實機構編制管理實名制聯動機制，保證財政供養人員只減不增。

3）按照《事業單位登記管理檔案管理辦法》有關規定，借助國家“事業單位在線”系統，對在事業單位改革中撤銷、整合、更名等發生變化的事業單位登記檔案進行重新梳理，將事業單位設立登記、變更登記、注銷登記、年度報告的提交與審查、事業單位法人證書的換領與補領、相關公告發布以及對事業單位的日常監督管理過程中直接形成的對國家和社會具有查考利用價值的文件進行歸檔。按照“一戶一檔”的要求，依次分為卷、類、件、份歸檔，配置統一標準的檔案盒，科學合理設計檔案管理目錄和檔案封面，做到檔案分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、查找方便。將非涉密的紙質版文檔掃描成電子文件歸檔儲存，實現數據庫動態管理。

4）加強涉密信息管理。按照保密有關規定，不斷完善機構編制檔案涉密信息管理，首先加強機構編制檔案保密人才隊伍建設，健全機構編制部門內部檔案保密領導組織，專人負責保密工作。其次按標準配備涉密計算機、光盤、移動硬盤、打印機等設備，安裝專業殺毒軟件和涉密防護軟件，并不定期更新升級，不斷提升保密防護水平。再次各級機構編制部門要對檔案保密工作不定期進行檢查，邀請保密部門對保密業務給與指導，不斷推動檔案保密工作向規范化、標準化、科學化、制度化軌道邁進。

5）增強檔案管理人員的素質。要為檔案管理人員提供良好的薪資待遇，激發檔案管理人員的工作積極性，提高他們的工作效率和工作質量。定期為檔案管理工作人員進行與業務內容有關的能力培訓，開展培訓課程，使其綜合素質、知識能力符合機構編制檔案管理工作實際要求，促進機構編制檔案管理工作的不斷創新。

參考文獻

[1]曾曉燕.機構編制檔案管理工作初探[J].辦公室業務，2018，295（14）：91，113.