關于推進專業(yè)檔案規(guī)范化管理的思考

紀玉強

摘 要：專業(yè)檔案是機關單位在開展專門的業(yè)務、管理活動等工作實踐中形成的書面文件、電子介質、影像資料等原始資料的總稱，這些資料記錄了機關單位開展業(yè)務工作、管理活動的過程。根據(jù)新形勢、新任務和新要求，進一步提升機關檔案管理工作規(guī)范化水平，對推動機關業(yè)務工作標準化、規(guī)范化具有重要意義。專業(yè)檔案要進一步圍繞機關中心工作，不斷提升制度化、規(guī)范化、科學化水平，使檔案管理工作與業(yè)務實踐相結合，形成與業(yè)務工作相互輔助的檔案資源體系，不斷提升專業(yè)檔案利用效益。

關鍵詞：檔案管理;專業(yè)檔案規(guī)范化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.027

專業(yè)檔案作為各部門、各單位主要職能活動中形成的珍貴資料，是經(jīng)濟社會發(fā)展的真實記錄和重要憑證，管好、用好這些檔案，對加強檔案資源建設、推動經(jīng)濟社會全面發(fā)展、建設和諧社會，具有十分重要的意義。尤其是一些涉及區(qū)域發(fā)展變化和社會民生的專業(yè)檔案，如土地管理檔案、項目審批檔案、重點建設項目檔案等，其蘊含的價值更是不言而喻，加強專業(yè)檔案規(guī)范化管理勢在必行。

1 專業(yè)檔案管理存在的問題

專業(yè)檔案具有內(nèi)容單一性、載體多樣性、形式特殊性等特點，筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，由于諸多因素的影響，當前專業(yè)檔案管理存在一些亟待解決的問題。

1.1 專業(yè)檔案管理發(fā)展不平衡

據(jù)調(diào)查，嶗山區(qū)70余個區(qū)直單位，80%都有專業(yè)檔案。但是檔案管理發(fā)展很不平衡，有的將專業(yè)檔案納入了本單位的檔案綜合管理，相對比較規(guī)范;有的單位雖有兼職檔案人員，負責收集、保管專業(yè)檔案，但沒有嚴格按照業(yè)務標準進行整理，形成的文件材料大多裝入盒子或散存在業(yè)務科室;還有個別部門管理比較混亂，給工作帶來被動。

1.2 個別單位領導對專業(yè)檔案重視程度不夠

主要表現(xiàn)為人員及硬件配備不足等問題。一是人員問題。有的單位沒有配備專兼職檔案人員，或者名義上配備了檔案人員，但實際上單位對專業(yè)檔案缺乏管理，長期處于放任自流狀態(tài)。有的單位專兼職檔案人員調(diào)動頻繁，剛剛熟悉業(yè)務卻調(diào)走，調(diào)動時也沒有辦理檔案交接手續(xù)的意識。二是硬件問題。有的單位對專業(yè)檔案管理投入不足，由于辦公用房限制，多數(shù)單位未設置獨立的檔案室，或不主動創(chuàng)造條件配備硬件，個別單位甚至沒有足夠的廚具，使專業(yè)檔案規(guī)范化管理程度不高。

1.3 區(qū)級檔案行政管理部門監(jiān)督力量不足

近年來，國家、省、市檔案工作的著力點，已經(jīng)由主要對機關文書檔案的監(jiān)管上，轉換到同步加強專業(yè)檔案的管理，但在工作重心轉移之前的專業(yè)檔案，已經(jīng)成為各單位檔案工作的薄弱點，尤其是一些專業(yè)檔案形成數(shù)量較多、工作量大的單位。目前，檔案監(jiān)督指導力量不足成為制約專業(yè)檔案規(guī)范化管理的突出問題。以嶗山區(qū)為例，區(qū)機關、企事業(yè)單位的業(yè)務指導人員只有2人，同時還要兼顧檔案職稱、檔案法制、檔案培訓等其他工作，面對上百個單位，每天僅電話咨詢指導工作就已經(jīng)疲于應付，區(qū)級監(jiān)督指導力量薄弱，已經(jīng)成為影響工作全面開展的制約因素。

2 采取扎實措施，全面推進專業(yè)檔案規(guī)范化管理

2.1 提高認識，加強規(guī)劃

專業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，真實地記載了單位的業(yè)務活動情況，客觀地反映了歷史和改革的發(fā)展歷程。存史資政、鑒往知來，是一項功在當今、利在千秋的基礎工作。做好專業(yè)檔案工作，對于維護廣大人民群眾合法權益，推動經(jīng)濟社會全面發(fā)展，具有十分重要的意義。各地檔案管理部門要積極爭取當?shù)攸h委政府的支持，把檔案事業(yè)的發(fā)展列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，明確檔案工作發(fā)展總體目標和具體任務，保障檔案事業(yè)所需經(jīng)費。要爭取把專業(yè)檔案管理工作納入對各部門的績效目標考核中，營造良好的工作氛圍。要做好調(diào)研，對區(qū)域范圍內(nèi)有哪些門類的專門檔案，都要摸清底數(shù)，對區(qū)域內(nèi)的檔案資源情況有一個全面翔實的了解。根據(jù)調(diào)研情況，制定具體的工作方案，有條不紊的開展工作。

2.2 配備人員，加強監(jiān)管

要加強區(qū)級檔案業(yè)務監(jiān)督指導力量，選配業(yè)務素質過硬、計算機水平高的人員充實到檔案隊伍中。隨著信息技術的發(fā)展，檔案工作也應與時俱進，選配的人員計算機操作水平應達到一定程度。由于檔案的業(yè)務標準不盡相同，因此建議配備3-5人，分管不同的層面，機關、企事業(yè)、學校、社區(qū)安排不同的人員分管，促使業(yè)務水平更加精細專業(yè)。要保持基層檔案隊伍相對穩(wěn)定。基層隊伍不穩(wěn)定，人員常換常新，制約著檔案管理水平的整體提高，要根據(jù)國家檔案法規(guī)的要求，科學地設置檔案人員崗位，選拔高素質人才，優(yōu)化檔案干部結構，充實檔案干部隊伍。對職能多、檔案任務繁重的部門，如區(qū)風景區(qū)管理局、高科園管委、財政局、國土資源局、交通運輸局等重要檔案管理部門，建議配備專職檔案人員。要切實加強檔案基礎設施的投入，各單位要保證有足夠的專業(yè)檔案裝具和良好的保管條件，條件允許的，要將專業(yè)檔案納入單位檔案室綜合管理，進一步提高檔案管理水平。

2.3 依法管理，全面規(guī)范

要加強培訓。檔案人員素質的高低，直接影響到檔案工作的好壞。針對檔案人員不斷更換的現(xiàn)狀和檔案管理現(xiàn)代化的要求，區(qū)檔案行政管理部門要定期對檔案人員開展培訓。由于專業(yè)檔案標準不一，不適合進行集中培訓，因此要有針對性地采取微培訓、召開現(xiàn)場會、座談等形式進行專題培訓，進一步提高檔案人員的業(yè)務素質。要加強考核。近年來，嶗山區(qū)每年對文書檔案進行年檢的同時，對專業(yè)檔案也進行年檢打分，效果明顯。下一步，建議將檔案工作納入科學發(fā)展綜合考核體系，促使檔案規(guī)范化水平進一步提升。要加強執(zhí)法檢查。區(qū)檔案行政管理部門可以借助外力，爭取區(qū)人大、區(qū)政府法制辦的支持，每年列出幾個專項，聯(lián)合對專業(yè)檔案進行執(zhí)法檢查，對存在問題的單位，嚴格按照《檔案法》等有關規(guī)定進行處理。要定期進館。根據(jù)區(qū)域專業(yè)檔案工作實際，結合“十三五”進館，在充分調(diào)研的基礎上，列出專業(yè)檔案進館計劃，定期接收進館，既可以緩解機關室藏檔案室面積不足的壓力，確保專業(yè)檔案的安全保管，又可以豐富檔案館藏，優(yōu)化結構。

總之，專業(yè)檔案是重要的信息資源，也是珍貴的文化寶庫，在政府管理工作中的作用越來越明顯、越來越重要。加強專業(yè)檔案管理是一項長期的任務，需要常抓不懈。只要認真研究各種專業(yè)檔案的形成規(guī)律，制定和完善各種專業(yè)檔案的管理辦法，就一定能夠真正管好用好專業(yè)檔案。