檔案室搬遷過程中的問題與對策研究

摘 要：中小學校舍的維修、重建、搬遷等因素帶來的檔案室搬遷問題越來越多，檔案室的搬遷應該有預見性、有計劃性、有一定的步驟和流程，才能確保檔案的安全性。本文以杭州市鳳凰小學為例，分析介紹了檔案室搬遷過程中出現的問題以及解決途徑。

關鍵詞：檔案室;搬遷;問題與對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.028

基金項目：2019年杭州市鳳凰小學校長統籌獎科研項目立項，項目立項時間：20191015。

為了推進均衡化辦學，強校帶弱校共同發展，杭州市鳳凰小學由杭州市秋濤路小學和杭州師范大學第一附屬小學錢江校區合并建立，學校經歷了合并、拆分等，學校檔案室也隨之進行了調整或搬遷。學校檔案室存放了學校大量的原始資料及數據，記錄了學校的發展歷程，學校檔案工作的全面性、扎實性、完整性，可以給學校的發展起到助推作用。

1 學校檔案室搬遷前的現狀

1.1 檔案種類

杭州市鳳凰小學檔案室里保管著本校的文書檔案、教學檔案、教師業務檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案及黨員檔案。

1.2 軟硬件條件

杭州市鳳凰小學檔案室分別配備檔案庫房、檔案查閱室、檔案辦公人員辦公室、檔案檢索工具、電腦、照相機、打印機、復印機、溫濕度計、空調、防磁柜、碎紙機、除濕機、陳列柜、檔案柜等。

1.3 搬遷經歷

杭州市鳳凰小學（前身為杭州師范大學第一附屬小學）檔案室因客觀因素從2014年至2017年經歷了3次搬遷，在第一次的搬遷過程中，1臺電腦被損壞，導致一部分數據丟失。從這一次的損失，讓我們吸取了教訓，也總結了經驗，使得后兩次的搬遷順利完成，沒有造成任何損失，并且于最短時間內補救回了第一次損失的數據，于2019年1月實現了浙江省數字化標準化檔案室。目前，檔案室保管的永久、30年檔案實現了全文數字化，全部檔案實現全目錄數字化。

2 搬遷過程中面臨的問題

2.1 領導重視程度不夠，檔案庫房選址不符合檔案室要求

檔案庫房的選址應滿足下列要求：遠離水源、火源、和污染源，一般不宜選擇在地下室或頂層，如設在以上兩個地方，應采取防潮、防水、隔熱等措施;檔案庫房必須專用，與辦公室或生活區分開;檔案室的載荷符合規定要求。而往往學校在決定搬遷檔案室的時候，如果檔案室專職人員不向分管領導或校長提前提出專業的意見，學校領導層的人很難考慮到這些問題，甚至在整體空間不足的情況下，會把檔案庫房往閣樓、地下室、頂層等地方安排，從領導層面來看，他們第一考慮的是保證學生上課用教室，而檔案室往往被忽略。

2.2 紙質檔案面臨順序（檔案號）被打亂

中小學的檔案室搬遷往往是在假期里，而負責學校維修、貨物搬遷這些工作的往往是后勤保障部門，他們基于缺乏檔案相關專業及法律知識、主觀疏忽等原因，把檔案與其它物品同等對待，繞過專職檔案員，自行安排檔案的搬運。由于缺乏專業的業務指導，檔案的順序很有可能被打亂，后期很難按照順序號整理清楚。

2.3 紙質檔案被損毀或丟失

在打包、搬運的過程中，由于飲水不小心、打包凌亂、搬運順序凌亂、搬運方式不恰當、沒有清點等原因，紙質檔案會遭遇被損毀甚至丟失的危險。

2.4 數字檔案丟失

檔案管理有嚴格的備份要求，但實際操作中，難以達到嚴格備份要求，甚至沒有備份。在搬運的過程中電腦破損或丟失、U盤破損或丟失、磁介質檔案被消磁、軟件崩潰等原因都會導致數字檔案的丟失。在搬運的途中，因為不慎碰撞、搬運車抖動等原因，會導致電腦破損;每個學校對檔案的投入不一樣，有一些學校使用的軟件甚至超過10年，早早過了免費維護時間，學校也沒有經費去續費維護，甚至此軟件的開發公司已經不存，如果平時的備份工作不到位，一旦原安裝此軟件的電腦被損壞，很難找回丟失的軟件及檔案數據，有些學校備份檔案的工具是U盤，而U盤的體積和面積都很小，非常容易被遺忘和丟失。

2.5 檔案秘密被泄露

檔案的保管和運輸都需要嚴格遵守檔案保密制度。然而，中小學在檔案室搬遷過程中，會因為各種原因導致檔案秘密被泄露，例如：檔案專員不在現場、檔案打包不嚴格、檔案運輸方式不妥當、檔案整理進柜不及時、新檔案庫房門窗不合格等。

2.6 新遷檔案室八防不到位（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）

一般情況下，檔案室是不輕易變換的，如果一個學校決定變換檔案室，應該是遇到了確確實實的客觀原因，不得不變換，然而，當不得不變換檔案室的客觀現實下，可能新的檔案室沒辦法滿足已安裝防盜門、已安裝窗簾、已配備防火栓、無漏水隱患等條件，導致檔案室的八防就很難嚴格落實。

3 對策研究

3.1 領導重視，科學謀劃檔案室選址

2003年5月，時任浙江省委書記習近平總書記在省檔案局館視察工作時作了重要講話。習近平總書記指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。檔案工作是當前國家事業發展不可缺少的方面，隨著經濟社會的發展，檔案工作將越來越重要”。學校領導應具備基本的檔案常識及檔案法律法規知識，在謀劃學校整體布局時應該把檔案室的安全性考慮進去。學校檔案專職人員要有高度的敏感性，一旦發現學校領導層面有換檔案室的意向，就要立即與上級領導溝通，從專業的角度給領導分析和建議檔案室科學的選址。這樣，可以從選址上避免檔案可能存在的安全隱患。

3.2 慎重合作，防止檔案搬運人員泄密

“檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發利用和數字化服務的，應當與符合條件的檔案服務企業簽訂委托協議，約定服務范圍、質量和技術標準等內容，并對委托方進行監督，委托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關安全保密規定，確保檔案安全。” 因此，在搬遷之前，學校應該慎重選擇服務公司，應與負責搬遷檔案的公司簽訂委托協議及保密協議，在搬遷過程中，檔案專職人員應全程陪同和指揮。

3.3 五嚴到位，確保搬運過程安全可靠

1）嚴格編號。搬運前，檔案專業人員應該把檔案室所有檔案柜進行流水號排序，應做到一柜不漏、一件不漏，在搬家公司進行打包之前，檔案專業人員應給他們進行培訓，在打包過程中檔案專業人員應進行全面指揮及指導，確保打包按順序號順利進行。

2）嚴格打包。所有檔案應按照打包前排列好的順序進行打包，每打完一個包，應及時嚴格按照打包順序進行統一的流水號編號，避免有空號和重號。

3）嚴格押運。應嚴格按照打包編號進行搬運上車，整理排列，裝載完成后應檢查車門是否上鎖，車頂是否固定穩固，在押運的路途中，檔案專職人員應全程陪同。

4）嚴格用水。在進行檔案打包、搬運的過程中，參與搬運的人員飲水解渴、洗手進餐是必不可少的，飲水后應把蓋子擰緊，放置于離檔案比較遠的地方，以免飲用水被不小心打翻后浸濕檔案;洗手的水，應遠離檔案。

5）嚴格備份。第一，數字檔案備份，指對數字化的檔案進行拷貝后另存一份于磁介質中進行備份，分為目錄數字備份和全文數字備份。在平常的工作中，檔案專職人員應嚴格按照檔案備份要求進行檔案備份。第二，軟件備份，在購買軟件時，應嚴格把軟件安裝包存檔備份，可能的情況下，在另一臺計算機上也安裝一個一模一樣的軟件，如果檔案專用電腦出現問題時，安裝此備份軟件的電腦可以及時解決軟件丟失的問題，第三，異地備份，檔案的備份應該嚴格異地保存一份，當本地檔案丟失時，可以從異地備份里復制數據。第四，將教師個人業務檔案里關于教師本人的重要檔案由教師本人備份一份電子檔案。教師個人業務檔案關系到教師職業生涯的發展，完善的教師業務檔案，可以助推和便利于教師個人生涯發展，老師評職稱、評優、評先、評五階段獎、評星級班主任等都會利用到教室個人業務檔案;教師個人業務檔案也關系到學校的發展，可以為學校及時掌握教師隊伍結構層次，了解教師職業生涯情況，對學校崗位聘用、教師招聘、辦學方向等起到不可或缺的作用。故，應慎重對待教師個人業務檔案，每年整理新增教師個人業務檔案時，盡可能讓他們自己備份一份屬于教師自己的一份以便日后不測時可以補救。

3.4 繼續教育，不斷提高檔案管理專職人員的政治立場及專業水平

“檔案工作者的基本職責是保護檔案的完整性和安全性，科學地管理檔案，為社會的各個方面提供檔案服務，履行保密和職責。” 2020年6月20日新修訂的《中華人民共和國檔案法》第一章第三條，旗幟鮮明地把“堅持中國共產黨對檔案工作的領導” 寫入法律，所以，檔案管理人員應明確“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案工作的神圣職責，明確檔案工作姓黨的政治屬性所在。一個學校檔案管理的水平高不高，還得看學校檔案管理員的政治站位及業務水平的高度。學校檔案管理崗位人員應是編內人員，專職專用，由專業人員任職，學校應保障經費，讓檔案管理人員每年定期參加檔案相關繼續教育，學習新的檔案理論知識，增強檔案專業業務能力。

4 結語

以上是杭州市鳳凰小學最近幾年檔案室搬遷過程中遇到的一些問題及研究對策，這些問題也是大環境下，其它學校檔案室可能遇到的問題。學校檔案記載著學校的發歷程，是一個學校興衰成敗的有力證據，對學校未來的發展起到利用、見證和借鑒作用。因此，如果學校檔案室面臨搬遷，應慎重對待每一個環節，管理利用好學校檔案，確保學校檔案的安全，助推學校的綜合辦學能力。

參考文獻

[1]盧亞君.綜合檔案室整體搬遷的問題及對策——以慈溪市供銷合作社聯合社為例[J].辦公室業務，2014（9）：51-51.

[2]郭婉強.淺談檔案庫房搬遷的問題及對策[J].卷宗，2017，7（1）：153-154.

[3]陳禎.檔案室庫房建設與檔案搬遷問題的思考[J].辦公室業務，2017（7）：58-59.

作者簡介

吳忠桔（1987-），女，苗族，貴州畢節人，大學本科，檔案管理中級，杭州市鳳凰小學教職工，研究方向：檔案管理。