做好街道辦事處檔案管理工作的幾點思考

杜麗芳

摘 要：街道辦事處是城市最基層管理單位，檔案管理工作常常被忽視。大多數(shù)街道辦事處檔案工作存在設(shè)施較差、人員不足、管理不規(guī)范、利用不充分等問題，做好街道辦事處檔案工作，首先必須領(lǐng)導(dǎo)重視，舍得投入，配齊隊伍，完善制度，才能提高檔案工作管理水平，有效發(fā)揮檔案資源的作用。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案工作;管理制度;檔案資源

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.061

檔案是一個地區(qū)、一個單位歷史遺存的記憶，也是一個地區(qū)、一個單位發(fā)展歷程的印記。做好檔案工作，對于總結(jié)成功經(jīng)驗，吸取工作教訓(xùn)，推動高質(zhì)量發(fā)展意義重大。街道辦事處雖然是城區(qū)政府的派出機構(gòu)，做好檔案工作，對于推動街道辦事處經(jīng)濟發(fā)展、提升城區(qū)文明、促進社會和諧同樣具有十分重要的意義。

福建省泉州市豐澤區(qū)地處泉州市核心區(qū)，下轄8個街道辦事處。從豐澤區(qū)檔案工作情況看，區(qū)檔案局對檔案工作高度重視，不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強工作指導(dǎo)，促進成果運用;總體而言，區(qū)直部門檔案資料在收集、整理、歸檔和利用都比較到位，大部分街道辦事處檔案管理工作相對而言比較散亂，普遍存在以下幾個方面的問題：

一是檔案設(shè)施條件較差。街道辦事處檔案設(shè)施建設(shè)很大程度上取決于街道經(jīng)濟發(fā)展水平，從豐澤區(qū)8個街道看，只有一兩個經(jīng)濟發(fā)展水平比較高、辦公條件比較寬裕的辦事處設(shè)有專門的檔案工作室，配有專門檔案儲存箱和檔案裝具;大部分街道辦事處檔案管理比較隨意，基礎(chǔ)條件較差，設(shè)施比較簡陋，檔案資料由各個工作機構(gòu)自己管理，也沒有使用檔案箱儲存和檔案具裝，隨意堆放，有的甚至將一些重要的紙質(zhì)文件資料堆放在雜貨間，更不用說適應(yīng)大數(shù)據(jù)科技發(fā)展實現(xiàn)檔案資料信息數(shù)字化儲存，這樣雜亂且沒有規(guī)律的儲存模式，給街道辦事處檔案管理工作帶來了很多潛在隱患，很容易造成重要資料的安全問題。

二是專業(yè)人員十分缺乏。街道辦事處承擔(dān)大量城市管理具體事務(wù)，工作繁瑣，工作人員數(shù)量有限，“身兼數(shù)職”是各個街道辦事處的普遍現(xiàn)象。從豐澤區(qū)檔案局幾次區(qū)檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)看，參加檔案培訓(xùn)的工作人員經(jīng)常換著面孔，每次都新人參加，說明檔案管理工作人員多數(shù)是兼職，專業(yè)素養(yǎng)不足且流動性高，而且部分工作人員崗位意識不明確，崗位認(rèn)同感較差，檔案管理意識淡薄，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和檔案管理水平難以得到改善。有的街道甚至選擇招聘一些合同人員填補空缺，教育程度不高，年齡較大，思維被傳統(tǒng)模式束縛，難以跟上科技時代的潮流，直接導(dǎo)致街道辦事處檔案工作難以做到精致和規(guī)范。

三是檔案管理不夠規(guī)范。從目前現(xiàn)狀來看，街道辦事處工作上更多的是解決生活中的瑣事、調(diào)解街道社區(qū)矛盾等方面的問題，對于檔案管理工作重要性本身就缺乏系統(tǒng)性認(rèn)識，管理制度不成體系，對于檔案管理、收集、整理、保管都較為隨意、落后，只是單純地進行傳統(tǒng)的機械化的資料收集與整理，造成檔案管理不全面、保管不合理、職責(zé)不明確、操作不規(guī)范，不僅影響到檔案管理的安全性和有效性，而且也不利檔案資源的再利用。

四是資源利用難以到位。街道辦事處檔案收集整理工作不全面。目前大多數(shù)街道辦事處檔案設(shè)施不完整，有的沒有統(tǒng)一的檔案室或者沒有統(tǒng)一的檔案管理員，大多數(shù)都是采用各個工作機構(gòu)自己負責(zé)整理自己部門的材料，相互之間并不進行實時交流與溝通，因而會存在很多重復(fù)整理的文件，既會造成浪費，又會影響檔案資料共享。豐澤區(qū)曾經(jīng)有個街道辦事處有份會議記錄，由于各種檢查都需要查閱，后來就因為沒有統(tǒng)一管理導(dǎo)致丟失。所以，當(dāng)接受檢查或者需要其他部門協(xié)助核對資料時，有的工作人員擔(dān)心文件丟失或者因多一事不如少一事的心理，往往選擇放棄檔案信息共享，導(dǎo)致檔案資源難以充分利用。

針對街道辦事處檔案管理存在的問題，提升街道辦事處檔案管理水平，必須采取以下幾項措施：

一要加強檔案隊伍建設(shè)。加強檔案隊伍建設(shè)，首先是街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，配齊專職人員。確因人手不足，至少做到相對專職。專兼職檔案工作人員最好放在辦公室，方便對進出文檔進行整理歸檔并且溝通協(xié)調(diào)整個辦事處各工作機構(gòu)的檔案收集與共享。其次，要加強對檔案工作人員專業(yè)培訓(xùn)，積極為專兼職檔案管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，增強檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)和責(zé)任意識，提高檔案管理綜合水平。

二要完善檔案工作設(shè)施。要加大檔案硬件設(shè)施投入，有條件的街道辦事處盡可能要建立獨立檔案管理室，針對檔案管理規(guī)范要求，合理配置如防火、防濕等保障設(shè)施，才能全面改善街道辦事處的檔案管理環(huán)境，確保檔案資料的安全性。特別是隨著科技進步，信息技術(shù)已經(jīng)深入各行各業(yè)中，要積極推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲，積極加強檔案管理工作信息化建設(shè)，在提高檔案紙質(zhì)收集同時，逐步推行檔案管理數(shù)字化管理，提升檔案管理水平和利用率，逐步向科學(xué)合理有效的檔案管理工作邁進。

三要健全檔案管理機制。健全完善檔案工作落實機制，將檔案管理工作任務(wù)落實到各工作機構(gòu)和人員，并建立糾錯和問責(zé)制度，落實檔案管理責(zé)任;建立檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面制度，對不同工作機構(gòu)的檔案、不同類型不同載體的檔案進行分類歸納，分層次管理，促進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。重視檔案安全管理，做好檔案管理的記錄工作，保障檔案管理使用安全。

四要提升檔案利用價值。做好檔案管理工作歸根到底是為了街道建設(shè)服務(wù)的，是為了更好的服務(wù)街道經(jīng)濟社會發(fā)展和群眾健康生活，因此檔案管理“貴在利用”。建議有條件盡量設(shè)立專門檔案室，配備專職檔案管理人員，統(tǒng)一管理各工作機構(gòu)檔案資料;各工作機構(gòu)定期把檔案資料歸類整理，再統(tǒng)一移交檔案室儲存;檔案室做好借閱登記，實現(xiàn)內(nèi)設(shè)機構(gòu)所有檔案資料互通共享，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案管理的作用和價值。