實物藝術檔案數字化管理的重要意義

魚秀娟

摘 要：實物藝術檔案數字化管理，無論是管理理念還是管理模式方面均發生巨大變化，主要目的就是能夠充分展現出實物藝術檔案管理重要影響性。而對實物藝術檔案管理，還需從不同角度分析，把文化藝術單位、文藝工作者、著名老藝術家等在參與藝術活動過程中所形成的獎牌、獎章、錦旗、獎杯、證書、證章、榮譽冊、匾、戲服、頭飾、舞臺道具、名人字畫等，以檔案方式進行保存與管理，便于后續探究工作開展，并為其提供重要信息依據，但核心要求就是所存檔的實物藝術檔案都對文化事業發展有保存和利用價值，以數字化管理方式提升實物藝術檔案管理質量與效率。

關鍵詞：實物藝術檔案;數字化管理;意義

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.095

關于實物藝術檔案數字化管理，主要就是在管理方式上發生相應變化，目的就是便于對實物藝術檔案管理，提高檔案管理工作效率。以傳統實物藝術檔案信息紙張化手工書寫記錄管理模式，通過掃描、壓縮、轉化等方式，以圖片、視頻、文件等形式管理，在儲存容量方面就有顯著變化，促進實物藝術檔案管理信息化、智能化發展，突出實物藝術檔案數字化管理重要性。本文在闡述實物藝術檔案數字化管理重要作用基礎上探析實物藝術檔案數字化的重要意義。

1 實物藝術檔案數字化管理重要作用

1.1 防止實物藝術檔案丟失

實物藝術檔案具有生動的直觀性和形意聯想性特征，從中可以了解到時代的變遷，單位發展的歷史、取得的成就，是其他載體檔案無法替代的。因此，妥善保管必須適應檔案數字化管理要求，在實物藝術檔案以往管理工作開展過程中，主要是以實物及人工記錄信息管理方式為主，把所產生的實物藝術檔案信息數據以紙質存儲形式進行管理，不但無法確保工作質量與效率，最主要的是在實物藝術檔案存儲過程中，會因人為因素影響，導致實物藝術檔案紙質信息內容不完整、紙質文件丟失等情況，失去實物藝術檔案管理工作實施意義。針對此情況，逐漸引起相關部門重視，在實物藝術檔案管理模式上加大創新力度，借助信息技術、數字化技術，創新出數字化管理模式，減少人員工作負擔，提升整體管理效率與質量。針對以往存儲的紙質文件信息進行掃描，使其轉換成電子文件存檔模式。并且，隨著實物藝術檔案的發展，利用數字化管理方式對其信息數據搜集、整理、儲存、分析等，避免發生信息數據不準確情況，充分突出實物藝術檔案數字化管理重要性。

1.2 便于查閱與共享

實物藝術檔案與傳統文化一樣，會隨著時代的發展和藝術活動的增多不斷積累，所產生的檔案信息量會越來越大，根據以往紙質檔案管理方式分析，在檔案內容完善環節中就具有一定難度，無法為檔案應用提供完整信息數據，對后續工作造成困擾。同樣，在檔案查閱與共享方面，也會需要消耗大量人力、物力、財力等，需在海量檔案信息中查找相關內容，會隨著檔案信息數據增多，增強查閱與共享難度。如果所存儲的檔案信息無法為實物藝術檔案提供借鑒與應用價值，也就失去了實物藝術檔案管理工作意義[1]。對此，還需注重管理模式創新，借助互聯網技術，對實物藝術檔案數字化管理，使紙質文件轉換為電子文件，構建獨立存檔系統，便于實物藝術檔案信息查閱與應用，只要在系統內的搜索欄中輸入關鍵詞，系統就會第一時間給出相應信息數據，相關工作人員直接對其查閱即可，減少不必要工作環節，提升工作效率與質量。

而關于實物藝術檔案信息數據共享，也是利用互聯網技術，在局域網穩定條件支持下，信息數據使用單位需走正常審批流程，流程通過后就可以在信息數據共享階段接收到相應信息數據，無論是實物藝術檔案信息數據儲存、查閱，還是實物藝術檔案信息內容共享等，都不會再受時間、空間等因素影響，便于實物檔案藝術研究、創新等。基于此條件下，還可在實物藝術檔案管理階段，在信息數據存檔前，按照信息內容不同、實物檔案藝術形態不同、路徑不同等，對實物藝術檔案信息分類管理與儲存，為后期應用工作提供便捷條件，再次突出實物藝術檔案數字化管理重要性。

2 實物藝術檔案數字化重要意義

實物藝術檔案數字化，主要是管理模式發生變化，從而對整體工作環節、質量、效率等均產生積極影響。那么關于實物藝術檔案數字化重要意義分析，我們還需從以下幾點探究。

第一，實物藝術檔案數字化管理提高整體安全性。最突出的特點就是實物藝術檔案管理形式發生變化，既能確保信息數據準確性與完整性，又為后續查閱工作奠定良好基礎。更是解決人為因素影響主要措施之一，具備獨立管理系統與平臺，解決網絡安全憂患[2]。

第二，確保信息數據長久性。從以往紙質文件儲存方式轉換為電子文檔儲存，使信息數據具備完整性，并且在信息內容使用過程中，不需考慮紙質文件易損情況，為實物藝術檔案管理開辟新渠道。邊儲存邊備份，防止系統故障后影響工作進度，突出實物藝術檔案信息數據長久性意義。

第三，實物檔案信息內容完整性。依然以人工管理方式為分析基礎，會因為工作量持續增加、實物藝術檔案信息類別增多、檔案信息增大等因素影響，極易發生實物藝術檔案內容整理不完善情況，對后續工作造成阻礙。針對此情況，數字化管理模式能夠有效解決，整體工作都可在獨立系統內實施，在實施過程中自動分類與儲存信息內容，提升整體工作效率。

第四，提高檔案信息利用率。實物藝術檔案數字化管理模式，便于檔案信息查閱與應用，管理部門及工作人員只需對使用請求進行核實，滿足實物藝術檔案信息使用要求后，就可以共享檔案信息，突出實物藝術檔案信息資源的開發利用率。

結合上述所研究的內容分析，在各個方面都可以充分突出實物藝術檔案數字化優勢與重要性[3]。以此為基礎，還需引起各領域重視與關注，尤其是藝術檔案管理部門，重新調整與優化實物藝術檔案管理方式，明確現代化背景下實物藝術檔案發展的管理目標，通過對數字化技術應用，無論是工作效率還是技術水平等，都有明顯提升，為實物藝術檔案管理部門及工作人員降低工作難度，反而有更多的時間與精力對管理系統、數字化技術學習與創新，豐富實物藝術檔案內容，為數字化藝術檔案館建設發展奠定良好基礎。

3 結語

為促進當前實物藝術檔案穩定發展，還需注重對實物藝術檔案管理模式創新，基于數字化技術支持下，構建獨立化、智能化管理系統，使實物藝術檔案管理工作流程更完善，各項工作均可在系統內實施，滿足實物藝術檔案分類管理要求，便于實物藝術檔案信息數據查閱與共享，使整體工作質量與效率都有明顯提升，從而促進實物藝術檔案管理數字化、智能化發展進程。

參考文獻

[1]張鷹.淺談如何系統地管理藝術檔案[J].大眾文藝，2013，6（12）：271-271.

[2]馬紅.藝術檔案在非物質文化遺產工作中的重要性[J].蘭臺世界，2016，3（01）：115-115.

[3]王紅燕.藝術檔案數字化管理的重要性和必要性[J].陜西檔案，2015，12（05）：28-28.