數字化檔案信息利用模式研究

孟慶華

摘 要：檔案信息數字化是現代化時代檔案工作的必備技能，也是最能夠考察檔案工作者工作能力和綜合素質的一項工作，需要檔案工作者認真核實檔案信息，有條理的對檔案進行管理，本文將從數字化檔案信息的優勢出發，探討數字化檔案信息的利用模式。

關鍵詞：數字化;檔案信息;利用模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.105

1 引言

數字化檔案信息利用是指利用計算機網絡和數據庫信息技術手段來完成檔案管理，用互聯網將檔案信息合理的規劃運用和管理，將紙質檔案更加完善的保存，同時可以運用互聯網及時得到更為現代化的信息，從而達到辦公管理網絡一體化，逐漸由紙質改為電子管理，但目前來看想要做到數字化檔案信息還需要完善自身建設，譬如在計算機方面需要專業的技術人才，不能夠完全保證計算機的安全性等等，本文將通過以上問題入手，展開如何推進數字化檔案信息的建設。

2 使用數字化檔案信息的意義

2.1 消除時間與空間對檔案信息的束縛

在目前來看，數字化檔案較比與傳統檔案來說數字化檔案最大的優點就在于，檔案信息利用的速度更快，檔案信息更加準確?？梢允剐畔⒗谜呖梢酝ㄟ^互聯網進行檢索，瀏覽，查閱，增強了服務類型和服務范圍，同時也促進了數字化檔案信息的建設，能夠使信息利用者可以隨時隨地的了解所需要的檔案信息，就算呆在家里也可以做到足不出戶的了解“天下事”并且擺脫了時間和空間的束縛后，數字化檔案信息有效的提升了檔案信息的開放度，加快了信息檔案的傳播速度，擴大了檔案信息的傳播范圍。

2.2 更能夠滿足用戶對于檔案信息不同的需求

在互聯網如此發達的時代，大多數人群越來越習慣利用手機等電子設備來搜尋所需要的檔案信息，因此數字化檔案信息的利用范圍就顯得更為廣泛，個大用戶對數字化檔案信息的質量有了更高的要求。在保證信息利用的方便，快捷的基礎上更要保證數字化檔案信息能更好的滿足不同使用者的不同需求，數字化檔案信息的利用為各大用戶提供了十分便利的檔案信息的需求，如設有專門為用戶查詢設立的網站，無損耗的檔案信息資源的共享，能夠根據用戶查詢的檔案信息自動推薦相似的更新的信息，足夠滿足各大用戶對檔案信息的不同需求。

2.3 充分提高了檔案信息的使用價值

絕大部分的領域都要用檔案信息，特別是在社會管理、科學研究、領導決策、農業增產等方面，更是需要利用到檔案信息，并且檔案信息對現代化經濟建設領域也發揮著不容忽視的積極作用。在數字化檔案信息未被全面開發與利用之前，檔案信息在這些領域中的作用與價值是隱性的潛在的，是不能被廣大用戶共建共享信息資源的，首先信息存在時間性和空間性，信息傳播不及時，有些及時信息是存在時效性的，過了那段時間存在意義，其次信息的傳播范圍是狹隘的，只存在于相應的領域范圍現今隨著數字化檔案信息的開發利用，逐步實現了最大范圍內的資源共用共享，利用網絡平臺使檔案信息快速傳播，并且增大了傳播范圍，使信息得以便捷的交流利用，進而通過這些資源創造了更大的經濟效益與社會效益，使這些原本隱性的檔案信息轉化成為具有現實價值的真正的一種信息資源，充分的發揮了檔案信息的使用價值。

3 如何加強數字化檔案信息利用

3.1 充分結合資源利用互聯網發揮數字化檔案信息利用

現階段我國大部分檔案信息還掌握在政府手上，這樣能夠確保檔案信息的準確性，真實性，同時還能夠防止重要信息的泄漏。但這種情況造成了一些檔案信息資源太單一，檔案信息資源范圍太過狹隘。我國目前最重要的就是打破這種局面擴大信息資源的范圍和流通性，能夠讓檔案信息隨時隨地上傳，從而達到擴大信息資源的范圍的目的。增大信息資源范圍的同時也要建立區域性的檔案信息管理，來確保信息的正確性，預防有些不法分子發布煽動性的負面信息。這樣才能利用互聯網的優勢，充分發揮數字化檔案信息利用模式，實現信息資源共享。

3.2 靈活推進不同的利用方式

隨著網絡信息的不斷發展，數字化檔案信息的利用模式也有著更大的發展空間，相關部門可以充分利用互聯網的優勢擴大信息資源的流通，讓更多的信息利用者受益。目前來看，數字化檔案信息流通還不夠廣泛，默寫檔案信息還不能做到完全開放，從而導致某些用戶想要查詢信息時會產生查不到，查詢時間過長等問題出現。并不利于檔案信息的流通，為此數字化檔案信息可以由相關的工作人員進行網絡檢索之后提供復制打印等功能以此為對信息有需要的用戶提供更加便利，直觀的信息檢索方式，對于一些老舊的信息可以采用先掃描在上傳的方法，相關專業的工作人員對信息進行核查，然后上傳至網絡，通過電子簽字或數字密碼等信息安全技術才能提取相關檔案信息，既能保證信息需求者能夠得到想要了解的信息，也能保證信息的安全使用，這種直接和間接的利用方式提高了數字化信息利用的效率同時也提高了檔案信息的安全性和準確性。

3.3 加強對數字化檔案信息開發利用的力度

隨著社會的不斷發展，科技技術不斷的發展更新，互聯網時代的強大，數字化檔案信息事業有很大的發展空間，隨著進時間的流逝，新科技的不斷拓展，人們對檔案信息的需求日益增多，數字化檔案信息事業想要不被擱淺就要不斷的發展新的模式，緊跟時代的腳步甚至做到引領時代的位置。就目前來看數字化檔案信息建設的現狀來看，加強對數字化檔案信息的開發和利用是至關重要的一步，我國地廣人多能夠得到的信息不同，各地方單位的條件也各有千秋，對數字化檔案信息的開發程度也各不相同，一二線城市作為國家經濟發展的重點城市對數字化檔案建設的開發更為廣泛，反觀三四線城市因為將經濟發展的落后從而導致對數字化檔案信息利用效率降低，所以在對數字化檔案信息利用和開發方面應該做到因地制宜，結合當地單位的實際情況作出最適合本地發展的利用方法，建立科學有效的評價機制，能夠找到既能貼合現實情況又能開發數字化檔案信息利用兩全其美的方法，最大限度的加強各地對數字化檔案信息的開發和利用力度。

4 總結

數字化檔案信息的利用是檔案管理中最符合現代化的一步，但是在目前看來數字化檔案信息還存在著不能夠打破時間和空間的束縛，對數字化檔案信息利用模式開發不到位等問題。從而使數字化檔案信息的利用不能夠達到最好，本文就目前的數字化檔案信息利用中存在的問題進行學實行的討論與探究，詳細說明了當前時代數字化檔案信息利用需要改進的問題和方法，如將互聯網優勢發展到最大，從而使數字化檔案信息的利用能夠達到頂峰，相關部門招用既掌握檔案信息管理又掌握計算機技術的全能型人才，相關領導也應當啊加強對數字化信息利用的開發和研究，帶領相關工作人員將數字化信息活學活用等方法，全面開展數字化檔案信息利用的建設。與此同時希望相關領導能夠謹慎的運用本文結合自身情況來改善數字化檔案信息利用的問題，使數字化檔案信息利用能夠更好的幫助檔案信息利用，也能夠使數字化檔案信息的利用可以發揮最大，最好的利用效果，從而完善了數字化檔案信息利用的缺陷，因而保證了數字化檔案信息的質量和準確性，使數字化檔案信息利用開發到極致，也能夠讓相關工作人員加快工作效率，從而保證檔案信息的充分利用。同時確保數字化檔案信息的準確和其利用效果達到最大，對數字化信息利用的開發大到極致，由內而外的展開對數字化檔案信息利用，能夠使數字化檔案信息能夠滿足不同使用者的需求，從而更好的提升企業內部的運行速率。

參考文獻

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