基于全程管理模式下軍品檔案整理工作的新思考

摘 要：本文介紹了在文件的全程管理模式下，軍品檔案整理工作的新特點。結合新的特點，做好軍品檔案的整理工作，一方面要在檔案整理過程中進一步加強檔案收集工作，另一方面在整理立卷過程中需要用系統性思維處理好局部與整體的關系，從不同角度對文件進行定位。文章最后指出，基于軍品檔案整理工作的新特點，檔案整理工作需要有全局觀，從而確保成套軍品檔案的系統性。

關鍵詞：全程管理模式;檔案整理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.063

1 引言

由于軍品檔案的特殊性，我所質量要求軍品文件形成之后檔案管理人員便介入管理。文件形成之后的所有活動（包括流轉、使用及更改）都須在檔案人員的受控管理之下進行。這種管理模式即是文件的全程管理模式。從科技文件的形成和運動的全過程來說，整理工作包括歸檔之前由技術人員完成的整理工作，及歸檔之后由檔案管理人員完成的整理工作。而在文件的全程管理模式下，這兩部分些工作全部由檔案管理人員完成。因此，在該模式下，軍品檔案的整理工作就是檔案管理人員按照一定的方法對文件進行收集、整理、立卷及編目等一系列工作。在這種文件管理模式下，軍品檔案整理工作有了自身的新特點。

1）軍品檔案整理工作是從收集開始的一個系統性工程，包括收集、整理、立卷和編目等。整理工作提前到文件生成之后，在收集的同時即展開整理工作。2）立卷這一環節的工作變得至關重要，檔案整理工作的目的是確保成套軍品檔案的系統性，能否達到這一目標則取決于立卷這一環節的工作質量。因此要重視這一環節的工作。

本文基于軍品檔案整理工作的新特點，結合作者多年工作經驗，試論在文件的全程管理模式下，如何做好軍品檔案的整理工作，以確保成套軍品檔案的系統性。

2 在文件全程管理模式下整理過程也是收集過程

檔案的完整性是系統性的前提，在收集完整的基礎上才能保證整理的系統性。因此在整理的過程中應該進一步檢查文件的完整性，如有遺漏及時收集。如在某研制階段工作完成后，對該階段收集的檔案進行整理時，筆者發現某一試驗有試驗大綱，但沒有試驗總結，由此造成該試驗相關文件不完整。經過筆者的溝通和督促，技術人員完成試驗總結的編寫并歸檔。保證了該試驗文件的完整性。又比如某型號驗證試驗結束后，在整理驗證試驗相關文件時，發現各條次的試驗數據未歸檔。這種對整個產品的驗證試驗屬于重大試驗，它的試驗結果是驗證產品性能是否滿足設計要求的重要指標，也是下一階段工作進行或改進的重要依據。經溝通得知，未歸檔的原因是任務下達時歸檔部門不明確，后經科研管理部門協調，由總體技術人員完成試驗數據的歸檔。

在工作中發現，盡管我所質量管理對軍品文件的歸檔時間有明確要求，這一要求基本保證了軍品檔案的完整性，但也會因技術人員沒有按時編寫而導致文件不能按時歸檔。此時，就需要檔案管理人員在整理過程中繼續加強收集工作，發現問題及時溝通，以確保檔案的完整性。所以說在文件全程管理模式下，整理過程也是收集過程。

3 在文件整理立卷過程中需要注意的問題

在文件整理立卷時，要根據文件的形成規律及其內在聯系對文件進行排序或定位，如何更科學地組織文件，就需要用系統性思維處理好局部與整體的關系，從不同角度對文件進行定位。

3.1 文件整理過程中點和面的選擇

通過文件的排列，應該展現某一研制活動的歷史過程，這是文件整理的工作原則也是工作目標。在實現這一目標時，在不同情況下需要我們從不同角度使用不同方法對文件進行組織排列。

1）通過點來展示面。在軍品研制過程中，各研制階段的技術狀態是通過設計評審來確定的。設計評審完成后在整理設計階段的文件時，設計過程中形成的每一份文件都應該交代清楚，要通過每一份文件及其排列順序來呈現出設計過程及設計評審這一事件。如在整理某階段設計評審文件時，筆者將該階段研制過程中產生的任務書、工作總結、圖樣、技術條件、質量特性分析報告、關重件特性分析報告、文件完整性報告、評審申請報告、評審報告及評審后產生的修改登記表等，收集完整并按要求分別依次排列，以件為單位整理編目。這種做法的目的是盡可能詳細地呈現出設計過程中的每一個點（即每個細節），通過點的組合排列來展示面（即設計過程及評審這一事件）。2）忽視點而直接呈現面。在產品驗證試驗過程中，每條次試驗都會產生產品調試記錄，所有組件的調試記錄通常會有幾十份文件。整理每條次的調試記錄時，筆者會從試驗這一事件的角度來組織文件，以事件為單位將一條次試驗的調試記錄整理合訂在一起，并給出名稱，如“某條次試驗調試記錄”。有多少次試驗，就有多少本試驗調試記錄，不再進一步交待每個條次所包含組件的調試記錄。因為，如果每次試驗都詳細羅列每個組件的調試記錄，結果就是注重了細節的交待，但對整體事件的交待模糊不清。筆者先后跟蹤管理過兩個軍品型號的檔案，對試驗記錄分別用兩種方法進行整理，比較下來，通過忽視細節而直接呈現事件的方法對試驗過程體現的更直觀。此外，從提供利用的角度看也更方便、快捷。

3.2 文件排列過程中視角的選擇

在文件整理排列過程中，經常會出現文件放在哪里都不合適的情況。如在軍品研制過程中，為確定某一研制階段的技術狀態會召開設計評審會，評審過程中會產生許多專家意見，在落實專家意見的過程中就會產生圖樣及文件的修改。對這種技術狀態確定前的修改我所質量要求用修改登記表記錄。該表以組件為單位記錄了該組件相關的所有文件及圖樣的修改。而修改登記表如何整理保存，以前的做法是附在被修改文件之后。但隨之會產生一些問題。

1）往往一張表記錄的不只是一份文件或圖樣的修改，而可能涉及與該組件有關的多份文件，在其它被修改文件的技術狀態追溯時，會出現技術狀態不容易追溯，這有悖于質量控制要求。2）將該表作為某份文件的附件處理，對因評審活動所產生修改這一事件交待不清，看不出專家意見是否得到落實，或落實過程中修改了哪些文件。3）技術狀態確定后通常也會發生設計修改從而產生修改通知單。作為對設計工作的完善和補充，按照插卷原則，應將這部分修改補充到被改文件之后。如果將技術狀態確定之前的修改登記表和技術狀態確定之后的修改通知單同時附在被改文件的后面，勢必造成文件技術狀態混亂。

針對以上問題，筆者的作法是將修改登記表作為一份技術文件對待，讓其單獨存在。該表作為評審活動后續工作的記錄，物理位置排在評審報告之后。這樣對評審所引起的修改這一事件就記錄得非常清楚。對評審這一活動的整個過程也記錄得非常清晰。從這個整理過程中可以看出，如果將視角局限于修改登記表及被改文件上，很難取得滿意的整理效果。如果跳出文件本身，而從科研活動的角度去考量，再對文件進行整理和定位，問題自然得到解決。反觀筆者管理的首個型號檔案的立卷過程及整理效果，有些文件組織安排的不盡合理，究其原因就是在一個局部的視角內考量文件的定位，而未能從全局的角度去分析考量。

4 結束語

檔案整理工作是檔案基礎業務工作的重要環節，它是檔案后續業務工作開展的基礎。基于軍品檔案整理工作的新特點，在文件的全程管理模式下，檔案整理工作需要有全局觀，從而確保成套軍品檔案的系統性，提高檔案管理水平。

參考文獻

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[2]王青.淺議在文件的全程管理模式下軍品檔案的收集和整理工作[J].機電兵船檔案，2009，6（137）：21-23.

作者簡介

王青，女，副研究館員，研究方向：1.科研院所檔案信息化建設，數字檔案館建設;2.軍品檔案管理。